共有フォルダのパスワードを安全に第三者と共有する方法

共有フォルダへのアクセスは便利で効率的ですが、パスワードの安全な管理と共有は、情報漏洩や不正アクセスを防ぐために不可欠です。

米国では、フリーランスの人気が高まり続けています。 実際、LinkedIn Workforce Report のデータによると、アメリカでは過半数の組織や会社がフリーランサーと仕事をしたことがあり、再びサードパーティーのフリーランスを外部で雇う予定であるとのことです。 

パンデミック以降、働き方を変えて、世界のどこからでもリモートで仕事をしながら旅をすることを選択する人々、デジタルノマドが大勢おり、増加しています。 

しかし、組織外の第三者との連携には、多くのセキュリティの危険性が存在します。

今回はそんな会社側が第三者と共有フォルダなどのパスワードを安全に共有する方法について紹介していきます。

結論としては、Keeperではパスワードマネージャーをはじめとした第三者とデータを共有する最適な解決策があるのでそれぞれ紹介します。

それでは詳しく見ていきましょう。

共有フォルダやファイルのパスワード設定がなぜ大切か

共有ファイルやフォルダに対するパスワードの保護は、セキュリティを向上させる上で非常に重要です。企業や個人の情報をサイバー攻撃から守ったり、被害を減らすためにも重要になってきます。

共有ファイルやフォルダに対するパスワードの保護か大切なのかというと以下のような理由になります。

データ保護として有効

パスワードはファイルやフォルダを不正アクセスからデータを保護するために最も基本的かつ重要な防御手段です。これは特に、機密情報を含むドキュメントやビジネス関連の重要ファイルにとって不可欠です。パスワードによる保護がない場合、これらのファイルやフォルダは外部の攻撃者や不正な内部者によって容易にアクセスされ、情報漏洩のリスクにさらされます。

アクセス制御として活用できる

パスワードを設定することで、特定のユーザーやグループのみがファイルやフォルダにアクセスできるように制限できます。これにより、誤ったユーザーによるデータの誤用や破損のリスクを最小限に抑えることができます。

さらに、パスワードによるアクセス制御は、内部における情報の不正使用を防ぐ上でも効果的です。特定の情報へのアクセスを厳しく管理することで、従業員間の不必要な情報共有を防ぎ、内部でのデータ漏洩のリスクを減らすことができます。また、ユーザーがアクセスしたファイルやフォルダを追跡することで、不正行為やハッキングが発生した場合の原因究明も容易になります。

サイバー攻撃のリスク軽減

パスワードによる保護は、サイバー攻撃や内部の脅威からデータを守るために不可欠です。特に、ブルートフォース攻撃（無作為にパスワードを試行してアクセスを試みる攻撃）や辞書攻撃（一般的な単語やフレーズを使用してパスワードを推測する攻撃）などの一般的なハッキング手法に対して、強力なパスワードは効果的な対策となります。

強力なパスワードを作成するには、文字数を多くし（通常は12文字以上推奨）、大文字と小文字、数字、特殊文字を組み合わせることが重要です。また、個人情報や一般的な単語を避け、定期的なパスワードの変更を行うことも、セキュリティを維持するために効果的です。

規制遵守として必要

特定の業界、特に金融、ヘルスケア、政府関連業界では、顧客のデータを保護するための厳格なプライバシー規制が存在します。これらの規制は、個人情報の取り扱いやデータ保護に関して特定の基準を設けており、企業はこれらの基準を遵守する必要があります。パスワード保護は、これらの規制要件を満たすための基本的なステップとして、重要な役割を果たします。

絶対にやってはいけないパスワード共有方法

第三者と大事なファイルやフォルダのパスワードを共有する際に、絶対にやってはいけないパスワードの共有方法を紹介します。

実際にこれらの方法でパスワード共有したことによってハッキングやサイバー攻撃などの被害にあった事例もあります。

このような被害の二の舞にならないためにも以下のような方法で、ファイルやフォルダのパスワード共有は危険なのでやめましょう。

メールやテキストメッセージでの共有

メールやテキストメッセージでパスワードを送信すると、中間者攻撃などによって通信が傍受されるリスクがあります。これらの方法は通常暗号化されていないため、第三者によって容易にアクセス可能です。

紙にパスワードを書いて共有

紙に書いたパスワードを共有すると、紛失や盗難のリスクがあります。それだけではなく、大文字、小文字など字が汚い場合だとしっかりと判別をつけることが難しい時もあります。

また、第三者によって見られる可能性もあります。ソーシャルエンジニアリング攻撃のトラッシング（ゴミ漁り）やショルダーハッキング（覗き見）にも繋がるリスクがあります。

共有されたドキュメントやスプレッドシートでの管理

パスワードを共有されたドキュメントやスプレッドシートに保存することは、非常にリスクが高い行為です。これらのドキュメントはしばしば十分なセキュリティ対策が施されていないため、ハッカーによる不正アクセスのターゲットになりやすいです。また、これらのファイルが内部ネットワークやクラウドストレージ上で共有されている場合、不正な従業員や第三者によって容易にアクセスされ、パスワードが漏洩する可能性があります。

さらに、ドキュメントやスプレッドシートは、バックアップやアップデートの過程で誤って公開されることがあり、そうなると保存されているパスワードは一般に露見してしまいます。これは、サイバーセキュリティの観点から見て大きな問題となり、企業や個人の機密情報が危険に晒されることになります。

パスワードが一時的にシェアできるワンタイム共有のある機能がおすすめ

ワンタイム共有は、組織は外部ユーザー Keeper アカウントを作成させる必要なく、記録を時間制限付きで共有することができます。 

この時間制限付きの共有方法は、電子メールやテキストメッセージなどの他の通信手段で情報を公開することなく、フリーランサー、クライアント、ベンダー、その他の第三者に機密情報を伝達できる最も安全な方法です。これで安全にファイルやフォルダを第三者と安全に共有することができます。

ワンタイム共有を利用するメリット

ワンタイム共有は、時間制限付きの共有機能で、組織や会社が契約者と簡単に共有できるようにすると同時に、限られた時間だけ受取人が情報を利用できるようにします。

共有リンクとその有効期限は、送信者が完全に設定することができます。 また、受取人は 1 台のデバイスでのみリンクにアクセスすることができます。 つまり、受取人だけが共有データにアクセスできることを意味します。 その他の第三者が共有リンクにアクセスすることはできません。 

QR コード、Airdrop、電子メール、SMS などのいろんな手段を通じて、ワンタイム共有を実行することができます。 この時間制限付きの共有機能により、チームはフリーランサーとアクセス認証を共有できます。またベンダー/契約者に文書または指示を安全に時間制限付きで提供できます。

Keeperのワンタイム共有機能を利用する方法

Keeper のワンタイム共有機能を利用するには、以下の手順で行います。

デスクトップでワンタイム共有を利用する方法

ワンタイム共有リンクを生成する前に、まず管理コンソールでワンタイム共有を有効にする必要があります。 この機能をオンにするには、以下の手順に従ってください。 

1. Keeper アカウントにログインし、「管理者」を選択します。
2. ノードを選択し、「ロール」を選択します。
3. ワンタイム共有を有効にしたいロールを選択します。 選択したら、「強制ポリシー」をクリックします。
4.  ポップアップが表示されます。 次に、「共有とアップロード」を選択します。
5. 「ワンタイム共有の作成を防止」をオフにします。 これにより、ロールはワンタイム共有リンクを生成することができます。

ワンタイム共有を有効にした後、以下の手順でワンタイム共有リンクを生成してください。

1.  Keeper アカウントにログインし、自分のボルトに移動します。 
2. 共有したい記録を見つけ、「オプション」を選択します。
3. 「オプション」を選択すると、リストが表示されます。 「ワンタイム共有」を選択します。 
4. 「ワンタイム共有を作成する」をクリックして、リンクを生成します。
5. 次に、リンクの有効期限をカスタムで設定することができます。
6. 期間を選択したら、「生成」をクリックします。 リンクが作成されます。
7. リンクまたは招待状全体をコピーすることができます。 招待状には、有効期限など、リンクの詳細が記載されています。
8. リンクや招待状をコピーしたら、メールやテキストメッセージ、その他の通信手段で相手に詳細を送ることができます。

以上です！ 受取人はリンクをクリックするだけで、共有情報にアクセスすることができます。 受取人がリンクをクリックすると、そのリンクはその特定のデバイスにバインドされます。 期間終了後、リンクは失効し、受取人はアクセスできなくなります。

モバイルでワンタイム共有を利用する方法

モバイルユーザーもまたワンタイム共有機能を利用することができます。 iOS、Android デバイスでワンタイム共有を利用するには、以下の手順に従ってください。

1. Keeper アカウントにログインし、自分のボルトに移動します。 共有したい記録を見つけ、「共有」をタップします。
2. 次に、「ワンタイム共有」をタップします。
3. 「ワンタイム共有を作成する」をタップし、リンクの有効期限をカスタム設定します。 期間を設定したら、「作成」をタップします。
4. リンクが作成されます。 これで、受取人にリンクを送信することができます。 ステップ 3 で指定した時間が経過すると、自動的に失効します。

まとめ：フォルダのパスワードの共有ならKeeperで管理するのが安全

ワンタイム共有は、Keeper が提供する多くの機能のひとつに過ぎません。 Keeperのパスワードマネージャーが提供する機能は、パスワードのリアルタイム共有だけに留まりません。このツールは、ユーザーのセキュリティを強化するために、サイバー攻撃の監視やダークウェブ上での情報漏洩のチェックなど、多岐にわたる機能を備えています。これにより、ユーザーのオンラインアカウントが侵害された場合、速やかに通知され、迅速に対処することが可能になります。

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