Jak zabezpieczyć dane podczas pracy z freelancerami i podwykonawcami?

Zaktualizowano 16 maja 2023 r.

Organizacje na całym świecie zwiększyły liczbę samozatrudnionych freelancerów oraz podwykonawców prywatnych. Obecnie tylko w Stanach Zjednoczonych pracuje 73,3 mln freelancerów.

Jednak jednym z najważniejszych wyzwań w takiej relacji biznesowej jest bezpieczeństwo, a w szczególności, prawidłowe i bezpieczne zarządzanie hasłami wykonawcy używanymi do uzyskiwania dostępu do systemów wewnętrznych firmy. Właściwe zabezpieczenie danych podczas współpracy z freelancerami wymaga od firm edukowania i szkolenia współpracujących z nimi freelancerów, inwestycji w menedżera haseł biznesowych i przestrzegania zasady niezbędnych minimalnych uprawnień.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o zagrożeniach związanych z bezpieczeństwem podczas współpracy z freelancerami i o tym, jak firmy mogą zredukować to ryzyko.

Kim jest freelancer?

Freelancer, zwany również wolnym strzelcem, to osoba, która jest samozatrudniona i nie jest zobowiązana do pracy dla jednego pracodawcy. Freelancerzy mają często wielu klientów jednocześnie i otrzymują wynagrodzenie za projekt lub za przepracowane godziny.

Wiele firm korzysta z usług freelancerów lub podwykonawców i ważne przy tym jest, aby podjąć odpowiednie kroki i zabezpieczyć dostęp do danych firmy.

Zagrożenia bezpieczeństwa podczas współpracy z freelancerami i podwykonawcami

Gdy firmy zlecają pracę freelancerom i podwykonawcom, mogą wystąpić sytuacje, w których będą musiały zapewnić im dostęp do swoich systemów. Na przykład prowadzenie strony internetowej i marketing treści zazwyczaj wymagają dostępu do systemu zarządzania treścią (CMS), panelu sterowania lub kont w mediach społecznościowych.

Niebezpieczne udostępnianie hasła

Gdy pracownicy nie mają bezpiecznego sposobu udostępniania dostępu do kont i systemów, będą polegać na niezabezpieczonych metodach, takich jak udostępnianie haseł za pośrednictwem poczty e-mail, SMS lub aplikacji Slack. Naraża to dane, systemy i konta firmowe na wielkie niebezpieczeństwo. Zawsze istnieje możliwość zainstalowania oprogramowania szpiegującego na urządzeniu pracownika lub ryzyko naruszenia zabezpieczeń, dlatego warto wdrożyć najlepsze praktyki w zakresie cyberbezpieczeństwa.

Dział IT nie ma nadzoru nad zarządzaniem dostępem

Gdy dział IT nie ma możliwości zarządzania dostępem do konta, freelancerzy i podwykonawcy mogą uzyskać większy dostęp, niż to jest konieczne. Dział IT nie ma możliwości sprawdzenia, do których kont i systemów freelancerzy mają dostęp, co może prowadzić do luk w zabezpieczeniach, które mogą stanowić ryzyko dla całej firmy. Komplikuje to również stosowany przez firmę proces kończenia współpracy.

Firmy mają duże zaufanie do zatrudnionych freelancerów i chociaż zagrożenia bezpieczeństwa mogą nie charakteru złośliwego, bezpieczeństwo hasła i systemu jest tak silne, jak najsłabsze ogniwo systemu.

Bezpieczne zarządzanie hasłami i dostępami freelancerów

Oto kilka sposobów, w jakie firmy mogą zarządzać swoimi zabezpieczeniami podczas współpracy z freelancerami.

Edukacja i szkolenia dla freelancerów

Podobnie jak w przypadku każdego innego zatrudnianego przez firmę pracownika, freelancerzy powinni zapoznać się z protokołami cyberbezpieczeństwa, które firma wdrożyła. Jest to ważne, zwłaszcza jeśli freelancer ma dostęp do kont, które zawierają dane poufne.

Tematy szkoleń dla freelancerów to, na przykład:

• Phishing i ataki socjotechniczne
• Zasady korzystania z publicznych sieci wi-fi
• Zasady udostępniania haseł

Korzystanie z menedżera haseł firmowych

Menedżer haseł firmowych bezpiecznie przechowuje dane logowania, przeprowadza automatyczne logowanie do zapisanych stron internetowych i umożliwia bezpieczne udostępnianie haseł – wszystko z możliwością cofnięcia uprawnień w dowolnym momencie. Menedżer haseł jest bezpieczniejszą alternatywą dla zwykłego udostępniania danych hasła firmowego za pośrednictwem SMS, niezaszyfrowanej wiadomości e-mail, arkuszy kalkulacyjnych, Slacka, a nawet rozmowy telefonicznej.

Dzięki menedżerowi haseł firmy mogą szybko i bezpiecznie udostępniać dane uwierzytelniające wykonawcom i freelancerom bez wymagania od nich pobrania własnego menedżera haseł. Firma potrzebuje wyłącznie adresu e-mail freelancera, aby wysłać mu zaproszenie i udostępnić mu dane.

Zasada niezbędnych minimalnych uprawnień (PoLP)

Współpracując z freelancerami, najlepiej kierować się zasadą niezbędnych minimalnych uprawnień. Freelancerzy powinni mieć dostęp tylko do tych systemów, aplikacji i plików, które są im potrzebne do wykonywania ich zadań. Ważne jest również, aby firmy monitorowały wszystko, do czego freelancerzy mają dostęp, aby nie przyznawać im nadmiernych uprawnień i aby bezproblemowo cofnąć dostęp po zakończeniu projektu.

Przejrzysty proces wdrażania i kończenia współpracy

Zarządzanie wdrożeniem i kończeniem współpracy ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia dostępu do kont, systemów i aplikacji firmowych. Przejrzysty proces wdrażania sprawi, że kończenie współpracy także będzie łatwiejszy. Dzięki przejrzystemu procesowi kończenia współpracy firmy ograniczają ryzyko związane z bezpieczeństwem i zapobiegają problemom prawnym związanym z zakończeniem współpracy z freelancerem lub podwykonawcą.

Ochrona danych firmowych za pomocą menedżera haseł

Współpraca z freelancerami wymaga zaufania i zapewnienia dostępu do systemu. Zaufanie nie wymaga jednak rezygnacji ze wszystkich praktyk bezpieczeństwa. Dzięki menedżerowi haseł firma może zapewnić bezpieczny dostęp do swoich systemów bez narażania danych firmowych na niebezpieczeństwo.

Sprawdź, który plan Keeper Busness jest odpowiedni dla Twojej organizacji.