Как безопасно обмениваться паролями с сотрудниками?

Обновлено 13 февраля 2024 года.

Лучший и наиболее безопасный способ поделиться паролями с членами команды — использовать специальный менеджер паролей. Передача паролей практически неизбежна в рабочей среде, поэтому крайне важно практиковать безопасный обмен паролями, чтобы злоумышленники не смогли завладеть регистрационной информацией компании и получить доступ к конфиденциальным данным.

Продолжайте читать, чтобы узнать больше о безопасном обмене паролями на рабочем месте.

Риски небезопасного обмена паролями с членами команды

К числу рисков, связанных с небезопасным обменом паролями, например с помощью электронной почты, приложений для обмена сообщениями, общих электронных таблиц, документов и физических заметок, относятся следующие.

Компрометация учетной записи

Когда пароли передаются небезопасно с помощью незашифрованных средств, они могут быть перехвачены с помощью атак типа «человек в середине» (MITM). Любой, кто может перехватить пароли, которыми вы обмениваетесь, может использовать их для компрометации учетной записи. Когда учетная запись взломана, неавторизованное лицо может украсть конфиденциальную информацию, хранящуюся в учетной записи, и даже полностью заблокировать авторизованных пользователей из учетной записи.

Утечка данных

Утечка данных происходит, когда неавторизованное лицо получает доступ к системе или учетной записи и крадет конфиденциальную информацию без ведома или согласия со стороны этого лица или организации. Согласно отчету IBM о стоимости утечки данных за 2023 год, двумя наиболее распространенными векторами атак, которые привели к утечке данных, были фишинг и кража или компрометация учетных данных. Одним из способов компрометации или кражи учетных данных является их передача по небезопасным каналам связи, например по электронной почте.

Как менеджер паролей обеспечивает безопасный обмен паролями?

Менеджер паролей — это инструмент, который позволяет пользователям создавать, управлять, надежно хранить учетные данные, файлы и обмениваться ими с пользователем. Некоторые менеджеры паролей также позволяют пользователям управлять ключами доступа и обмениваться ими. Менеджеры паролей предназначены для хранения конфиденциальных данных пользователей, поэтому им не придется беспокоиться о том, что они будут скомпрометированы из-за слабых паролей, повторного использования или передачи небезопасными методами. Лучшие менеджеры паролей оснащены шифрованием с нулевым доверием и нулевым разглашением, что гарантирует постоянную безопасность хранимых или передаваемых данных.

• Нулевое доверие. Нулевое доверие — это структура безопасности, основанная на трех принципах: предполагать взлом системы, явно проверять и обеспечивать доступ с наименьшими привилегиями. Вместо того, чтобы доверять каждому пользователю в сети, нулевое доверие не доверяет никому и предполагает, что каждый пользователь или устройство могут быть потенциально скомпрометированы. Когда пользователю предоставляется доступ к сети, принцип нулевого доверия гласит, что пользователи должны иметь только те привилегии, которые необходимы для выполнения их работы, не более и не менее.
• Шифрование с нулевым разглашением. Шифрование с нулевым разглашением — это один из самых безопасных способов защиты конфиденциальных данных. Менеджер паролей с нулевым разглашением означает, что только авторизованные пользователи могут расшифровать хранящиеся в нем данные. Передача паролей через зашифрованный менеджер паролей с нулевым разглашением невозможна посторонними лицами.

Рекомендации по обмену паролями на рабочем месте

Обмен паролями в рабочей среде необходим для совместной работы или при работе с удаленными сотрудниками и фрилансерами. Вот три лучших метода работы с паролями, которые следует внедрить организациям, чтобы обеспечить безопасный обмен паролями между членами команды.

1. Инвестируйте в менеджер паролей для бизнеса

Менеджеры паролей для бизнеса предлагают безопасный способ обмена паролями и конфиденциальной информацией между группами и сотрудниками. В зависимости от используемой службы менеджера паролей, некоторые из них предоставляют администраторам возможность делиться записями с членами команды, не раскрывая учетные данные для входа в систему общим пользователям. Учетные данные автоматически сохраняются в хранилище паролей пользователей и автоматически заполняются каждый раз, когда пользователь посещает веб-сайт или приложение, где у него есть набор сохраненных учетных данных. Общие записи имеют параметры, которые вы можете настроить, например «редактировать», «можно только просматривать» и «можно просматривать и редактировать», предоставляя администраторам полный контроль над общими данными.

Для организаций, в которых работают фрилансеры и субподрядчики, некоторые менеджеры паролей, например Keeper®, предлагают функции, позволяющие делиться паролями и другими хранимыми данными на ограниченной по времени основе, не требуя от них наличия учетной записи менеджера паролей.

2. Обеспечьте строгую гигиену паролей

Соблюдение гигиены паролей на рабочем месте усиливает безопасность паролей и затрудняет взлом конфиденциальных данных вашей компании злоумышленниками. С помощью менеджера паролей для бизнеса обеспечить строгую гигиену паролей очень просто, поскольку ИТ-администраторы получают полную видимость и контроль над паролями сотрудников.

К числу рекомендуемых методов использования паролей в вашей организации относятся следующие.

• Никогда не используйте повторно пароли для разных учетных записей. Каждая общая учетная запись должна иметь свой уникальный пароль. Всего один повторно используемый пароль, если его скомпрометировать, подвергает риску атаки с использованием нескольких учетных записей в Интернете.
• Включите многофакторную аутентификацию во всех учетных записях, которые ее поддерживают. Многофакторная аутентификация — это мера безопасности, которая требует одного или нескольких дополнительных факторов проверки в дополнение к имени пользователя и паролю. Даже надежный и уникальный пароль может быть скомпрометирован, но при наличии многофакторной аутентификации злоумышленники не смогут получить доступ к учетной записи без дополнительных факторов.
• Используйте генератор паролей. Люди часто создают короткие пароли и используют словарные слова, чтобы их было легче запомнить. Генератор паролей создает надежные пароли, которые злоумышленникам трудно взломать.

3. Сбрасывайте пароли при увольнении сотрудников

Отчет Keeper о злоупотреблениях паролями на рабочем месте показал, что 32% сотрудников в США получили доступ к учетной записи, принадлежащей предыдущему работодателю. Это говорит о том, что многие организации не отключают учетные записи и не меняют общие пароли, когда сотрудник покидает компанию.

Если ваша организация участвует в совместном использовании паролей, очень важно иметь надлежащий процесс увольнения, чтобы предотвратить распространение конфиденциальной информации за пределы компании после прекращения профессиональных отношений. Правильный процесс увольнения гарантирует, что учетная запись будет доступна только авторизованным пользователям в компании и никому другому.

Как Keeper помогает команде безопасно обмениваться паролями?

Keeper Password Manager обеспечивает безопасный обмен паролями с членами команды и третьими лицами, соблюдая при этом принцип нулевого доверия и нулевого разглашения. С Keeper, сотрудники могут легко обмениваться файлами и учетными данными между командами, не раскрывая имена пользователей и пароли, а также отзывать доступ в любое время. Функция Keeper One-Time Share позволяет сотрудникам делиться паролями и записями с другими в течение определенного периода времени, независимо от того, есть ли у них учетная запись Keeper.

Менеджеры паролей необходимы организациям любого размера для предотвращения компрометации учетных записей и утечки данных, связанных с паролями. Убедитесь в том, что менеджер паролей для бизнеса полезен для вашей организации, начав использовать бесплатную 14-дневную пробную версию решения Keeper для управления паролями для бизнеса.