Jak bezpiecznie udostępniać hasła członkom zespołu

Zaktualizowano 13 lutego 2024 r.

Najlepszym i najbezpieczniejszym sposobem udostępniania haseł członkom zespołu jest korzystanie z wyspecjalizowanego menedżera haseł. Udostępnianie haseł jest praktycznie nieuniknione w środowisku pracy, dlatego ważne jest, aby udostępniać hasła w bezpieczny sposób w celu uniemożliwienia cyberprzestępcom uzyskania dostępu do firmowych danych logowania i dostępu do danych poufnych.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o bezpiecznym udostępnianiu haseł w miejscu pracy.

Ryzyko związane z niezabezpieczonym udostępnianiem haseł członkom zespołu

Poniżej przedstawiono niektóre zagrożenia związane z udostępnianiem haseł w sposób niezabezpieczony, to znaczy za pośrednictwem wiadomości e-mail, komunikatorów, udostępnionych arkuszy kalkulacyjnych, dokumentów i fizycznych notatek.

Naruszenie konta

Hasła udostępniane w sposób niezabezpieczony za pomocą niezaszyfrowanych środków mogą zostać przechwycone w wyniku ataków typu man-in-the-middle (MITM). Po przechwyceniu udostępnianych haseł można wykorzystać je do naruszenia konta, z którym są powiązane. Po naruszeniu konta nieuprawnione osoby mogą ukraść przechowywane na nim poufne informacje, a nawet całkowicie zablokować dostęp do konta upoważnionym użytkownikom.

Naruszenie danych

Naruszenie danych ma miejsce, gdy nieuprawniony użytkownik uzyskuje dostęp do systemu lub konta i kradnie poufne informacje bez wiedzy lub zgody osoby albo organizacji, do której należą. Według raportu IBM dotyczącego kosztów naruszenia danych w 2023 r. do dwóch najczęściej spotykanych typów ataków prowadzących do naruszenia danych należą wyłudzanie informacji oraz kradzież albo naruszenie danych uwierzytelniających. Jednym z powodów naruszenia lub kradzieży danych uwierzytelniających jest udostępnianie ich za pomocą niezabezpieczonych środków, takich jak wiadomości e-mail.

Jak menedżer haseł umożliwia bezpieczne udostępnianie haseł

Menedżer haseł to narzędzie, które umożliwia użytkownikom tworzenie, bezpieczne przechowywanie i udostępnianie danych uwierzytelniających logowania, plików, a także innych informacji oraz zarządzanie nimi. Niektóre menedżery haseł umożliwiają użytkownikom również zarządzanie kluczami dostępu i udostępnianie ich. Menedżery haseł są przeznaczone do przechowywania danych poufnych użytkowników, zabezpieczając je przed naruszeniem z takich powodów, jak słabe hasła, ponowne użycie lub udostępnianie haseł za pomocą niezabezpieczonych metod. Najlepsze menedżery haseł wykorzystują architekturę zero-trust i szyfrowanie zero-knowledge, aby zapewnić nieprzerwane bezpieczeństwo przechowywanych lub udostępnianych danych.

• Zero-trust: to architektura zabezpieczeń wykorzystująca trzy założenia: założenie naruszenia, drobiazgowa weryfikacja i  dostęp z najniższym poziomem uprawnień. Zero-trust zakłada, że każdy użytkownik lub urządzenie może zostać naruszone i nie przyznaje automatycznie uprawnień wszystkim użytkownikom w sieci. Zasada zero-trust zapewnia użytkownikowi wyłącznie dostęp do sieci z uprawnieniami niezbędnymi do wykonywania zadań, a nie większymi.
• Szyfrowanie zero-knowledge: to jeden z najlepszych sposobów na zabezpieczenie danych poufnych. Zasada zero-knowledge menedżera haseł oznacza, że tylko upoważnieni użytkownicy mogą odszyfrować przechowywane w nim dane. Hasła udostępniane za pośrednictwem menedżera haseł wykorzystującym szyfrowanie zero-knowledge nie mogą zostać przechwycone przez inne osoby.

Najlepsze praktyki dotyczące udostępniania haseł w miejscu pracy

Udostępnianie haseł w środowisku pracy jest niezbędne w przypadku współpracujących zespołów lub pracowników zdalnych i freelancerów. Poniżej przedstawiono trzy najlepsze praktyki w zakresie haseł, które należy wdrożyć w organizacji, aby zapewnić bezpieczne udostępnianie haseł przez członków zespołu.

1. Korzystaj z menedżera haseł firmowych

Menedżery haseł firmowych zapewniają bezpieczny sposób udostępniania haseł i poufnych informacji między zespołami i pracownikami. W zależności od wykorzystywanej usługi menedżera haseł niektóre menedżery haseł zapewniają administratorom możliwość udostępniania danych innym członkom zespołu bez ujawniania danych uwierzytelniających do logowania. Dane uwierzytelniające są automatycznie zapisywane w magazynie haseł użytkowników i automatycznie wypełniane za każdym razem, gdy użytkownik odwiedza stronę internetową lub aplikację, w której ma zestaw przechowywanych danych uwierzytelniających. Dostępne są opcje udostępniania rekordów, takie jak uprawnienia „może edytować”, „może tylko wyświetlać” oraz „może wyświetlać i edytować”, co zapewnia administratorom pełną kontrolę nad udostępnianymi danymi.

Na potrzeby organizacji zatrudniających freelancerów i podwykonawców niektóre menedżery haseł, takie jak Keeper®, oferują funkcje umożliwiające udostępnianie haseł i innych przechowywanych danych przez ograniczony czas bez konieczności zakładania przez odbiorcę konta w menedżerze haseł.

2. Egzekwuj silną higienę haseł

Przestrzeganie zasad higieny haseł w miejscu pracy zwiększa bezpieczeństwo haseł i utrudnia cyberprzestępcom naruszenie danych poufnych firmy. Menedżer haseł firmowych ułatwia egzekwowanie silnej higieny haseł, ponieważ administratorzy IT mają pełny wgląd w hasła pracowników i kontrolę nad nimi.

Poniżej przedstawiono najlepsze praktyki dotyczące haseł w organizacji, które warto stosować.

• Nigdy nie używaj ponownie haseł na różnych kontach: każde udostępniane konto powinno mieć własne, unikatowe hasło. Naruszenie tylko jednego ponownie używanego hasła naraża kilka haseł w Internecie na ryzyko ataków z użyciem wypychania danych uwierzytelniających.
• Włącz MFA na wszystkich kontach, które je obsługują: uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA) to środek bezpieczeństwa, który wymaga zastosowania co najmniej jednego dodatkowego czynnika weryfikacji oprócz nazwy użytkownika i hasła. Nawet silne, unikatowe hasło może zostać naruszone, ale zastosowanie MFA uniemożliwi cyberprzestępcom uzyskanie dostępu do konta bez dodatkowego czynnika.
• Korzystaj z generatora haseł: użytkownicy często tworzą krótkie hasła i używają słów ze słownika, aby ułatwić ich zapamiętanie. Generator haseł tworzy silne hasła, które są trudne do złamania przez cyberprzestępców.

3. Resetuj hasła po odejściu pracowników z organizacji

Raport dotyczący niewłaściwych praktyk dotyczących haseł w miejscu pracy przygotowany przez Keeper wykazał, że 32% pracowników w Stanach Zjednoczonych uzyskało dostęp do konta w Internecie poprzedniego pracodawcy. Oznacza to, że wiele organizacji nie wyłącza kont ani nie zmienia udostępnionych haseł po opuszczeniu firmy przez pracownika.

Jeśli w organizacji udostępniane są hasła, należy wdrożyć odpowiedni proces usuwania pracowników z organizacji, aby zapobiec rozprzestrzenianiu się poufnych informacji poza firmę po zakończeniu współpracy. Wdrożenie tego procesu gwarantuje dostęp do konta tylko upoważnionym użytkownikom w firmie, a nie innym osobom.

Jak Keeper ułatwia zespołom bezpieczne udostępnianie haseł

Keeper Password Manager zapewnia bezpieczne udostępnianie haseł członkom zespołu oraz innym stronom przy zachowaniu mechanizmów zero-trust i zero-knowledge. Pracownicy korzystający z Keeper mogą łatwo udostępniać pliki i dane uwierzytelniające w zespołach bez ujawniania nazw użytkowników lub haseł, a także cofnąć dostęp w dowolnym momencie. Funkcja jednorazowego udostępniania Keeper umożliwia pracownikom również udostępnianie haseł i danych innym osobom przez określony czas, niezależnie od tego, czy odbiorcy mają konto Keeper.

Menedżery haseł są niezbędnym narzędziem bez względu na wielkość organizacji, zapobiegającym naruszeniom kont i naruszeniom danych związanych z hasłami. Skorzystaj z bezpłatnej 14-dniowej wersji próbnej rozwiązania Keeper do zarządzania hasłami w firmie, aby przekonać się, jakie korzyści zapewnia organizacji menedżer haseł.