Como compartilhar arquivos com sua equipe ao trabalhar remotamente

Atualizado em 15 de março de 2024.

A melhor e mais segura maneira de compartilhar arquivos com sua equipe ao trabalhar em casa é utilizando um gerenciador de senhas. Um gerenciador de senhas garante que, quando funcionários compartilham arquivos com membros da equipe, eles sempre sejam criptografados. A criptografia impede que pessoas não autorizadas possam ler os dados, caso sejam interceptados. Utilizar um gerenciador de senhas para compartilhar arquivos também facilita para que administradores de TI tenham visibilidade total sobre quais arquivos estão sendo compartilhados e com quem.

Continue lendo para saber as formas de compartilhamento de arquivos que membros da equipe devem evitar e como uma solução de gerenciador de senhas permite o compartilhamento seguro de arquivos.

Três formas de compartilhamento de arquivos que você não deve utilizar ao trabalhar em casa

Três formas de compartilhamento de arquivos que você não deve utilizar com sua equipe remotamente são por e-mail, aplicativos de mensagens e soluções de compartilhamento de arquivos para consumidores.

1. E-mail

Enviar e receber arquivos por e-mail é inseguro e ineficiente. Os cibercriminosos podem interceptar e-mails não criptografados em trânsito. Além disso, sem um local centralizado para armazenar arquivos, os funcionários podem extraviá-los e as versões atualizadas dos arquivos podem se misturar com rascunhos e versões antigas.

2. Aplicativos de mensagens

Aplicativos de mensagens utilizados no local de trabalho, como o Slack e o Teams, também não são criptografados, o que significa que podem ser lidos se forem interceptados em trânsito. Isso coloca os arquivos compartilhados em risco de serem roubados ou modificados enquanto são enviados. Não apenas isso, mas, se tais aplicativos de mensagens sofrerem uma violação de dados, cibercriminosos podem potencialmente roubar credenciais de login de funcionários e utilizá-las para entrar na conta de um funcionário. Se esse funcionário estiver utilizando seu aplicativo de mensagens de trabalho para compartilhar arquivos, um cibercriminoso poderá acessá-los facilmente.

3. Soluções de compartilhamento de arquivos para consumidores

Serviços de armazenamento e compartilhamento de arquivos para consumidores, como o iCloud e Dropbox, são projetados para uso pessoal, e não para empresas. Eles não possuem os controles de segurança e conformidade que as organizações precisam, incluindo gerenciamento de identidade e acesso (IAM), controle de acesso baseado em funções (RBAC), pastas de equipe compartilhadas, ferramentas de descoberta eletrônica e criptografia de arquivos. Muitos serviços para consumidores armazenam arquivos como texto simples e não criptografado, o que significa que, se um cibercriminoso violar o serviço de compartilhamento de arquivos, ele poderá acessar qualquer arquivo confidencial armazenado lá.

A maneira mais segura de compartilhar arquivos com sua equipe remota

A maneira mais segura de armazenar arquivos com sua equipe remota é utilizando uma solução de conhecimento zero e baseada em nuvem como um gerenciador de senhas. Os gerenciadores de senhas empresariais, além de ajudar organizações a armazenar e gerenciar senhas de funcionários com segurança, também oferecem recursos de armazenamento e compartilhamento seguro de arquivos. Dessa maneira, organizações podem garantir que arquivos sejam armazenados com segurança e compartilhados de forma que não os coloque em risco de cair nas mãos erradas.

É importante que o gerenciador de senhas no qual sua organização escolha investir utilize criptografia de conhecimento zero. A criptografia de conhecimento zero é uma das maneiras mais seguras de armazenar dados confidenciais. Quando uma plataforma de software é de conhecimento zero, significa que os dados de um usuário são criptografados e descriptografados no nível do dispositivo, e não nos servidores da empresa ou na nuvem. A única maneira de descriptografar os dados armazenados é com uma chave de descriptografia (geralmente uma senha) que apenas o usuário possui. Ao compartilhar dados utilizando uma plataforma de conhecimento zero, eles são criptografados enquanto são enviados com o protocolo Transport Layer Security (TLS) para evitar ataques man-in-the-middle (MITM).

Práticas recomendadas de compartilhamento de arquivos

Aqui estão algumas práticas recomendadas de compartilhamento de arquivos que toda organização deveria seguir.

Crie pastas de equipe compartilhadas para controle de acesso

As pastas de equipe compartilhadas facilitam aos administradores de TI a definição de permissões de acesso a pastas e arquivos com base no departamento e na função. Elas também facilitam o acesso rápido dos funcionários à documentação crucial quando necessário.

Desenvolva permissões de pastas padrão

Desenvolva um grupo padrão de permissões a serem aplicadas a pastas compartilhadas da equipe e mantenha-as o mais simples possível. Embora seja possível criar dezenas de funções de usuário diferentes, uma estrutura de permissões mais simples será igualmente segura e muito mais fácil de gerenciar, o que torna menos provável que o acesso do usuário seja configurado incorretamente.

Treine seus funcionários

Os procedimentos adequados para o compartilhamento seguro de arquivos devem fazer parte do treinamento de segurança cibernética dos funcionários da sua organização. Certifique-se de que seus funcionários entendam os diferentes tipos de dados que manipularão como parte de seu trabalho diário, os riscos associados ao manuseio incorreto e o que pode ou não pode ser compartilhado com colegas de trabalho e terceiros. Após investir em uma plataforma segura de compartilhamento de arquivos, será necessário treinar seus funcionários sobre como utilizá-la e garantir que eles realmente a utilizem.

Compartilhe arquivos com sua equipe remota de forma segura utilizando o Keeper®

Os trabalhos híbridos e remotos aumentaram a superfície de ataque das organizações, tornando importante que soluções sejam implementadas para minimizar o risco de violações de dados. A colaboração ao trabalhar remotamente é necessária e, muitas vezes, ela envolve compartilhar arquivos com diferentes membros da equipe; no entanto, isso representa um risco de que tais arquivos sejam compartilhados por métodos inseguros. Um gerenciador de senhas empresarial como o Keeper pode proteger sua organização habilitando o compartilhamento seguro de arquivos e também tornar suas equipes remotas mais produtivas.

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