Aktualisiert am 15. März 2024.
Der beste und sicherste Weg, um Dateien mit Ihrem Team bei der Arbeit von zu Hause aus zu teilen, ist die Verwendung eines Password Managers. Ein Password Manager sorgt dafür, dass Dateien, wenn Mitarbeiter Dateien mit ihren Teammitgliedern teilen, immer verschlüsselt sind. Verschlüsselung verhindert, dass unbefugte Personen die Daten lesen können, wenn sie abgefangen werden. Die Verwendung eines Password Managers zum Teilen von Dateien erleichtert IT-Administratoren auch den vollständigen Überblick darüber, welche Dateien mit wem geteilt werden.
Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Teammitglieder das Teilen von Dateien vermeiden sollten und wie eine Password Manager-Lösung eine sichere Dateifreigabe ermöglicht.
3 Möglichkeiten, um Dateien bei der Arbeit von zu Hause aus nicht mit Ihrem Team zu teilen
Drei Möglichkeiten, wie Sie Dateien nicht aus der Ferne mit Ihrem Team teilen sollten, sind per E-Mail, Messaging-Apps und File-Sharing-Lösungen für Verbraucher in Anspruch nehmen.
1. E-Mail
Dateien per E-Mail hin und her zu senden, ist sowohl unsicher als auch ineffizient. Cyberkriminelle können unverschlüsselte E-Mails bei der Übertragung abfangen. Darüber hinaus können Mitarbeiter ohne einen zentralen Ort zum Speichern von Dateien diese verlegen und aktualisierte Versionen von Dateien können mit Entwürfen und alten Versionen verwechselt werden.
2. Messaging-Apps
Messaging-Apps wie Slack und Teams, die am Arbeitsplatz verwendet werden, sind ebenfalls unverschlüsselt, was bedeutet, dass sie bei der Übertragung gelesen werden können. Dies führt zu der Gefahr, dass freigegebene Dateien gestohlen oder beim Senden verändert werden. Nicht nur das, sondern wenn diese Messaging-Apps eine Datenschutzverletzung erleiden, können Cyberkriminelle Anmeldeinformationen von Mitarbeitern stehlen und sie verwenden, um sich bei dem Konto eines Mitarbeiters anzumelden. Wenn dieser Mitarbeiter seine Messaging-App für den Austausch von Dateien verwendet hat, kann ein Cyberkrimineller leicht darauf zugreifen.
3. File-Sharing-Lösungen für Verbraucher
Dateispeicher- und Freigabedienste für Verbraucher wie iCloud und Dropbox sind für den persönlichen Gebrauch und nicht für Unternehmen konzipiert. Ihnen fehlt es an den Sicherheits- und Compliance-Kontrollen, die Unternehmen benötigen. Dazu gehören Identitäts- und Zugriffsverwaltung (IAM), rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC), freigegebene Teamordner, E-Discovery-Tools und Dateiverschlüsselung. Viele Dienste für Verbraucher speichern Dateien als klare, unverschlüsselte Textnachweise – das bedeutet, dass ein Cyberkrimineller, der gegen den File-Sharing-Dienst verstößt, auf alle dort gespeicherten vertraulichen Dateien zugreifen kann.
Der sicherste Weg, um Dateien mit Ihrem Remote-Team zu teilen
Der sicherste Weg, Dateien mit Ihrem Remote-Team zu teilen, ist die Verwendung einer Zero-Knowledge, cloudbasierten Lösung wie einem Password Manager. Business Password Manager helfen Unternehmen nicht nur bei der sicheren Speicherung und Verwaltung von Mitarbeiterpasswörtern, sondern verfügen auch über sichere Funktionen zum Speichern und Teilen von Dateien. Auf diese Weise können Unternehmen sicherstellen, dass Dateien sicher gespeichert und auf eine Weise geteilt werden, die diese Dateien nicht dem Risiko aussetzt, in falsche Hände zu gelangen.
Es ist wichtig, dass der Password Manager, in den Ihr Unternehmen investiert, Zero-Knowledge-Verschlüsselung verwendet. Die Zero-Knowledge-Verschlüsselung ist eine der sichersten Möglichkeiten, um sensible Daten zu schützen. Wenn eine Softwareplattform Zero-Knowledge ist, bedeutet das, dass die Daten eines Benutzers auf Geräteebene und nicht auf den Servern des Unternehmens oder der Cloud verschlüsselt und entschlüsselt werden. Die einzige Möglichkeit, gespeicherte Daten zu entschlüsseln, ist mit einem Entschlüsselungsschlüssel (in der Regel einem Passwort), den nur der Benutzer kennt. Beim Teilen von Daten mit einer Zero-Knowledge-Plattform werden diese Daten beim Senden mit Transport Layer Security (TLS) verschlüsselt, um Man-in-the-Middle-Angriffe (MITM) zu verhindern.
Best Practices für das Teilen von Dateien
Im Folgenden finden Sie einige Best Practices für das Teilen von Dateien, die jedes Unternehmen befolgen sollte.
Erstellen Sie freigegebene Teamordner für die Zugriffskontrolle
Freigegebene Teamordner erleichtern es IT-Administratoren, sowohl Ordner- als auch Dateizugriffsberechtigungen zu definieren, die auf der jeweiligen Abteilung und Jobrolle basieren. Außerdem erleichtern sie es Mitarbeitern, bei Bedarf schnell auf wichtige Dokumente zuzugreifen.
Entwickeln Sie Standardordnerberechtigungen
Entwickeln Sie eine Standardgruppe mit Berechtigungen, die auf freigegebene Teamordner angewendet werden, und halten Sie diese so einfach wie möglich. Es ist zwar möglich, Dutzende von verschiedenen Benutzerrollen zu erstellen, doch ist eine einfachere Berechtigungsstruktur genauso sicher. Sie ist auch deutlich leichter zu verwalten, was die Wahrscheinlichkeit verringert, dass ein Benutzerzugriff falsch konfiguriert wird.
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter
Angemessene Verfahren für eine sichere Dateifreigabe sollten Teil Ihrer Cybersicherheitsschulungen für Ihre Mitarbeiter sein. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter die verschiedenen Datentypen verstehen, mit denen sie im Rahmen ihrer täglichen Arbeit umgehen, welche Risiken ein falscher Umgang damit mit sich bringt und was sowohl mit Kollegen als auch mit externen Parteien geteilt werden darf und was nicht. Sobald Sie in eine sichere Dateifreigabeplattform investiert haben, müssen Sie Ihre Mitarbeiter in deren Nutzung schulen – und sicherstellen, dass sie sie tatsächlich nutzen.
Teilen Sie Dateien mit Keeper® sicher mit Ihrem Remote-Team
Hybride und Heimarbeit hat die Angriffsfläche eines Unternehmens vergrößert, was es wichtig macht, dass Lösungen implementiert werden, um das Risiko von Datenschutzverletzungen zu mindern. Zusammenarbeit bei der Remote-Arbeit ist notwendig und oft erfordert diese Zusammenarbeit, dass Dateien mit verschiedenen Mitgliedern Ihres Teams geteilt werden müssen. Dies birgt jedoch das Risiko, dass Dateien durch unsichere Methoden geteilt werden. Ein Business Password Manager wie Keeper kann Ihr Unternehmen schützen, indem er eine sichere Dateifreigabe ermöglicht und Ihre Remote-Teams gleichzeitig produktiver macht.
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