Aggiornato il 15 marzo 2024.
Il modo migliore e più sicuro per condividere i file con il tuo team mentre lavori da casa è utilizzando un password manager. Un password manager garantisce che tutti i file condivisi dai dipendenti con i loro team siano sempre crittografati. La crittografia impedisce alle persone non autorizzate di leggere i dati se vengono intercettati. Inoltre, utilizzare un password manager per condividere i file rende più facile per gli amministratori IT avere una visibilità completa sui file che vengono condivisi e con chi.
Continua a leggere per scoprire come non condividere i file tra i membri del team e come una soluzione di password manager consente la condivisione sicura dei file.
3 modi per non condividere i file con il tuo team mentre lavori da casa
Tre modi da evitare quando si condividono i file con il team da remoto sono attraverso e-mail, app di messaggistica e soluzioni consumer di condivisione dei file.
1. E-mail
Oltre a essere poco sicuro, l’invio di file via e-mail è inefficiente. I cybercriminali possono intercettare le e-mail non crittografate in transito. Inoltre, in assenza di una posizione centralizzata per l’archiviazione dei file, i dipendenti rischiano di perderli, senza contare il rischio di mischiare le versioni più aggiornate dei file con bozze e versioni precedenti.
2. App di messaggistica
Anche le app di messaggistica utilizzate sul posto di lavoro, come Slack e Teams, non sono crittografate, nel senso che possono essere lette se vengono intercettate durante il transito. In questo modo, i file condivisi rischiano di essere rubati o modificati durante l’invio. Non solo, ma se queste app di messaggistica subiscono una violazione dei dati, i cybercriminali potrebbero rubare le credenziali di accesso dei dipendenti e utilizzarle per accedere all’account di un dipendente. Se tale dipendente utilizza la propria app di messaggistica di lavoro per condividere i file, un cybercriminale sarà in grado di accedervi facilmente.
3. Soluzioni consumer di condivisione dei file
I servizi consumer di archiviazione e condivisione dei file come iCloud e Dropbox sono ideati per l’uso personale, non per le aziende. Non dispongono dei controlli di sicurezza e conformità richiesti dalle organizzazioni, tra cui gestione delle identità e degli accessi (IAM), controllo degli accessi basato sui ruoli (RBAC), cartelle dei team condivise, strumenti di e-discovery e crittografia dei file. Molti servizi consumer memorizzano i file come testo semplice e non crittografato. Ciò vuol dire che se un cybercriminale viola il servizio di condivisione dei file, potrà accedere ai file riservati memorizzati.
Il modo più sicuro per condividere i file con il tuo team da remoto
Il modo più sicuro per condividere i file con il tuo team da remoto è utilizzando una soluzione zero-knowledge basata sul cloud come un password manager. I password manager aziendali non solo aiutano le organizzazioni a memorizzare e gestire in modo sicuro le password dei dipendenti, ma offrono anche funzionalità di archiviazione e condivisione dei file sicure. In questo modo, le organizzazioni possono far sì che i file vengano archiviati in modo sicuro e condivisi senza rischiare che finiscano nelle mani sbagliate.
È importante che il password manager in cui la tua organizzazione sceglie di investire utilizzi la crittografia zero-knowledge. La crittografia zero-knowledge è uno dei modi più sicuri per memorizzare i dati sensibili. Se una piattaforma software è zero knowledge, i dati di un utente vengono crittografati e decifrati a livello di dispositivo e non nei server dell’azienda o nel cloud. L’unico modo per decifrare i dati memorizzati è mediante una chiave di decrittografia (di solito una password) che solo l’utente conosce. Quando si condividono i dati utilizzando una piattaforma zero-knowledge, i dati vengono crittografati mentre vengono inviati con Transport Layer Security (TLS) per prevenire gli attacchi Man-in-the-Middle (MITM).
Migliori pratiche di condivisione dei file
Ecco alcune migliori pratiche di condivisione dei file che ogni organizzazione dovrebbe seguire.
Creare cartelle condivise dei team per il controllo degli accessi
Le cartelle dei team condivise consentono agli amministratori IT di definire più facilmente le autorizzazioni di accesso in base al reparto e al ruolo dell’utente. Inoltre, facilitano ai dipendenti il rapido accesso alla documentazione d’importanza critica quando serve.
Sviluppare le autorizzazioni alle cartelle standard
È bene sviluppare una serie di autorizzazioni standard da applicare alle cartelle dei team condivise evitando il più possibile di renderle complicate. Sebbene sia possibile creare decine di ruoli utente diversi, una struttura di autorizzazioni semplice garantisce lo stesso livello di sicurezza ma è molto più facile da gestire, rendendo improbabile una configurazione errata degli accessi degli utenti.
Formare i dipendenti
Le corrette procedure per una condivisione sicura dei file devono essere incluse nella formazione dei dipendenti in materia di sicurezza informatica. Assicurarsi che i dipendenti comprendano i diversi tipi di dati che gestiranno nell’ambito del lavoro quotidiano, i rischi associati a una cattiva gestione e che sappiano cosa può e non può essere condiviso con i colleghi e con l’esterno. Dopo aver investito in una piattaforma di condivisione di file sicura, i dipendenti devono essere formati sul suo utilizzo ed è bene assicurarsi che la stiano effettivamente utilizzando.
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Con il lavoro ibrido e da remoto, è aumentata la superficie di attacco delle organizzazioni per cui è importante implementare soluzioni al fine di mitigare il rischio di violazioni dei dati. Collaborare mentre si lavora da remoto è necessario e spesso tale collaborazione comporta la condivisione di file con diversi membri del team. Tuttavia, ciò comporta il rischio che i file vengano condivisi attraverso metodi non sicuri. Un password manager aziendale come Keeper può proteggere la tua organizzazione consentendo la condivisione sicura dei file e rendere più produttivi i tuoi team da remoto.
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