2024 年 3 月 15 日更新。
居家办公时,与团队共享文件的最佳且最安全的方式是使用密码管理器。 密码管理器可确保员工与其团队成员共享文件时,文件始终处于加密状态。 加密可防止未经授权的个人读取被截获的数据。 此外,使用密码管理器共享文件也可以让 IT 管理员更轻松地掌握正在共享哪些文件以及与谁共享。
继续阅读,了解团队成员应避免的文件共享方式,以及密码管理器解决方案如何实现安全地文件共享。
居家办公时应避免的三种与团队共享文件的方式
与团队成员远程共享文件应避免的三种方式是通过电子邮件、即时通讯应用和消费者级别文件共享解决方案。
1. 电子邮件
通过电子邮件来回发送文件既不安全又低效。 网络犯罪分子可以拦截传输过程中未加密的电子邮件。 此外,如果没有集中存储文件的地方,员工可能会错放它们,文件的更新版本可能会与草稿和旧版本混淆。
2. 即时通讯应用
办公场所中使用的即时通讯应用(如 Slack 和 Teams)也不加密,这意味着若数据在传输过程中被拦截,是可以被读取的。 这导致共享的文件在传输过程中面临被盗或被篡改风险。 不仅如此,如果这些即时通讯应用遭遇数据泄漏,网络犯罪分子可能会窃取员工登录凭证,并利用它们来登录员工的帐户。 如果该员工正在使用工作即时通讯应用共享文件,网络犯罪分子将能够轻松访问它们。
3. 消费者级别文件共享解决方案
消费者级别文件存储和共享服务(如 iCloud 和 Dropbox)专为个人使用而设计,而非针对企业。 它们缺乏组织所需的安全和合规控制,包括身份和访问管理 (IAM)、基于角色的访问控制 (RBAC)、共享团队文件夹、电子发现工具和文件加密。 许多消费者级别服务将文件存储为未加密的纯文本,这意味着如果网络犯罪分子入侵了文件共享服务,则可以访问存储在其中的任何加密文件。
与远程团队共享文件的最安全方式
与远程团队共享文件的最安全方式是使用零知识云端解决方案,如密码管理器。企业密码管理器不仅可以协助组织安全存储并管理员工的密码,还具备安全的文件存储和共享功能。 这样一来,组织可以确保文件被安全存储和共享,不会导致这些文件面临落入坏人手中的风险。
您的组织选择投资使用的密码管理器必须采用零知识加密功能。 零知识加密是存储敏感数据最安全的方式之一。 如果某个软件平台为零知识,这意味着用户的数据是在设备层面加密和解密的,而非在公司的服务器或云端。 解密存储数据的唯一方式是使用仅用户知道的解密密钥(通常是密码)。 使用零知识平台共享数据时,数据在传输过程中会通过传输层安全 (TLS) 进行加密,以防止中间人 (MITM) 攻击。
文件共享最佳实践
以下是每个组织应遵循的一些文件共享最佳做法。
创建团队共享文件夹,进行访问控制
共享团队文件夹使 IT 管理员能够根据部门和工作角色定义文件夹和文件访问权限。 它们还可以使员工在需要时更轻松地快速访问关键文书工作。
开发标准文件夹权限
开发一组标准权限,以应用于共享团队文件夹,并尽可能保持简单。 虽然可以创建几十个不同的用户角色,但更简单的权限结构将同样安全,并且更容易管理,从而减少用户访问配置错误的可能性。
为员工提供培训
安全共享文件的正确程序应成为组织员工网络安全培训的一部分。 确保员工了解他们日常工作中将要处理的不同数据类型,处理不当的风险,以及哪些可以和不可以与同事和外部人员共享。 一旦您投资了一个安全的文件共享平台,您需要为员工提供平台使用的培训,并确保他们真正去使用该平台。
使用 Keeper® 与远程团队安全共享文件
混合办公和居家办公增加了组织的攻击面,因此必须实施可降低数据泄漏风险的解决方案。 远程办公时协作非常有必要,通常这种协作涉及与不同的团队成员共享文件;然而,这带来了通过不安全方式共享文件的风险。 Keeper 等企业密码管理器可以通过实现安全的文件共享来保护企业,同时还能提高远程团队的工作效率。
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