Bijgewerkt op 15 maart 2024.
De beste en veiligste manier om bestanden met uw team te delen terwijl u thuis werkt, is door een wachtwoordmanager te gebruiken. Een wachtwoordmanager zorgt ervoor dat bestanden altijd versleuteld zijn wanneer werknemers deze delen met hun teamleden. Versleuteling voorkomt dat ongeoorloofde personen de gegevens kunnen lezen als deze worden onderschept. Het gebruik van een wachtwoordmanager om bestanden te delen maakt het voor IT-beheerders ook gemakkelijker om volledig inzicht te hebben in welke bestanden worden gedeeld en met wie.
Lees verder voor meer informatie over de manieren waarop teamleden bestanden moeten vermijden en hoe een wachtwoordmanageroplossing het veilig delen van bestanden mogelijk maakt.
De 3 manieren waarop bestanden niet met uw team mogen worden gedeeld terwijl u thuis werkt
Drie manieren waarop u bestanden niet op afstand met uw team moet delen, zijn via e-mail, berichtenapps en oplossingen voor het delen van bestanden op consumentenniveau.
1. E-mail
Bestanden heen en weer sturen is onveilig en inefficiënt. Cybercriminelen kunnen ongecodeerde e-mails tijdens de overdracht onderscheppen. Zonder een centrale opslagplaats kunnen medewerkers daarbij bestanden op ongepaste locaties opslaan en kunnen bijgewerkte bestandsversies verward worden met concepten en oudere versies.
2. Berichtenapps
Berichtenapps die op de werkplek worden gebruikt, zoals Slack en Teams, zijn ook niet-versleuteld, wat betekent dat ze kunnen worden gelezen als ze onderweg worden onderschept. Dit plaatst gedeelde bestanden die het risico lopen om te worden gestolen of gewijzigd wanneer ze worden verzonden. Niet alleen dat, maar als deze berichtenapps worden benadeeld door een gegevensinbreuk, kunnen cybercriminelen mogelijk inloggegevens van werknemers stelen en deze gebruiken om in te loggen op het account van een werknemer. Als die werknemer hun werkberichtenapp gebruikt om bestanden te delen, heeft een cybercrimineel gemakkelijk toegang tot deze bestanden.
3. Oplossingen voor het delen van bestanden op consumentenniveau
Diensten voor bestandsopslag en het delen van bestanden op consumentenniveau zoals iCloud en Dropbox zijn ontworpen voor persoonlijk gebruik, niet voor bedrijven. Deze diensten bieden niet de beveiliging en compliancemechanismen die organisaties nodig hebben, zoals identiteits- en toegangsmanagement (IAM), rolgebaseerde toegangscontrole (RBAC), gedeelde teammappen, e-discovery tools en bestandsversleuteling. Veel consumentendiensten slaan bestanden op als platte, niet-versleutelde tekst. Dit betekent dat als een cybercrimineel de dienst voor bestandsdeling schendt, ze toegang hebben tot alle vertrouwelijke bestanden die daar zijn opgeslagen.
De veiligste manier om bestanden te delen met uw externe team
De veiligste manier om bestanden met uw externe team te delen is door een zero-knowledge cloudgebaseerde oplossing zoals een wachtwoordmanager te gebruiken. Zakelijke wachtwoordmanagers helpen organisaties niet alleen bij het veilig opslaan en beheren van wachtwoorden van werknemers, maar bieden ook mogelijkheden voor het veilig opslaan en delen van bestanden. Op deze manier kunnen organisaties ervoor zorgen dat bestanden veilig worden opgeslagen en gedeeld op een manier die ervoor zorgt dat die bestanden niet in verkeerde handen vallen.
Het is belangrijk dat de wachtwoordmanager waarin uw organisatie investeert zero-knowledge encryptie gebruikt. Zero-knowledge encryptie: zero-knowledge encryptie is een van de veiligste manieren om gevoelige gegevens op te slaan. Wanneer een softwareplatform zero knowledge is, betekent dit dat de gegevens van een gebruiker op apparaatniveau worden versleuteld en ontsleuteld en niet op de servers van het bedrijf of de cloud worden opgeslagen. De enige manier om opgeslagen gegevens te ontsleutelen is met een ontsleutelingssleutel (meestal een wachtwoord) die alleen de gebruiker kent. Wanneer gegevens worden gedeeld met een zero-knowledge platform, worden die gegevens versleuteld terwijl ze worden verzonden met Transport Layer Security (TLS) om man-in-the-middle (MITM)-aanvallen te voorkomen.
Beste gewoonten voor het delen van bestanden
Dit zijn enkele goede gewoonten voor het delen van bestanden die elke organisatie moet volgen.
Gedeelde teammappen aanmaken voor toegangscontrole
Met gedeelde teammappen kunnen IT-beheerders eenvoudiger toegangsrechten voor mappen en bestanden toewijzen op basis van afdelingen en functies. Voor werknemers wordt het hierdoor ook makkelijker om snel toegang te krijgen tot belangrijke documenten wanneer ze die nodig hebben.
Standaard machtigingen voor mappen ontwikkelen
Ontwikkel een groep met standaardmachtigingen die van toepassing zijn op gedeelde teammappen en houd ze zo eenvoudig mogelijk. Hoewel het mogelijk is om tientallen verschillende gebruikersrollen te creëren, is een eenvoudigere machtigingsstructuur net zo veilig en veel eenvoudiger te beheren, waardoor het minder waarschijnlijk is dat gebruikerstoegang verkeerd wordt geconfigureerd.
Uw werknemers opleiden
Gepaste procedures voor veilige bestandsuitwisseling horen een onderdeel te zijn van de cybersecuritytraining voor de werknemers binnen uw organisatie. Zorg ervoor dat uw werknemers begrijpen met welke soorten gegevens ze in hun dagelijkse werk te maken krijgen, welke risico’s er zijn als deze gegevens verkeerd verwerkt worden en wat er wel en niet met collega’s en externe partijen mag worden gedeeld. Zodra u geïnvesteerd heeft in een veilig platform voor bestandsuitwisseling, zult u uw werknemers moeten opleiden in hoe ze dit kunnen gebruiken. Ook moet u erop toezien dat ze het daadwerkelijk gebruiken.
Bestanden op een veilige manier delen met uw externe team met Keeper®
Hybride en externe werkzaamheden zorgen voor een groter aanvalsoppervlak van een organisatie, waardoor het belangrijk is dat oplossingen worden geïmplementeerd om het risico op gegevensinbreuken te beperken. Samenwerking op afstand is noodzakelijk en vaak betekent deze samenwerking dat bestanden met verschillende leden van uw team moeten worden gedeeld. Dit brengt echter het risico met zich mee dat bestanden worden gedeeld via onveilige methoden. Een zakelijke wachtwoordmanager zoals Keeper kan uw organisatie beschermen door bestanden veilig te laten delen en uw externe teams ook productiever te maken.
Wilt u zien hoe de zakelijke wachtwoordmanager van Keeper uw organisatie kan helpen en beveiligen? Start dan vandaag nog een 14-daagse proefversie voor een bedrijf van 14 dagen.