Обновлено 15 марта 2024 года.
Лучший и самый безопасный способ обмена файлами с коллегами при работе из дома — это менеджер паролей. Менеджер паролей гарантирует, что при обмене с коллегами файлы всегда будут зашифрованы. Шифрование не позволяет неавторизованным лицам прочитать данные, если они были перехвачены. Использование менеджера паролей для обмена файлами также облегчает ИТ-администраторам получение полной информации о том, какие файлы передаются и кому они отправляются.
Читайте дальше, чтобы узнать, каких способов обмена файлами коллеги должны избегать и как менеджер паролей обеспечивает безопасный обмен файлами.
Три способа обмена файлами, которых следует избегать при работе из дома
Три способа обмена файлами, которых следует избегать при удаленной работе, — это электронная почта, приложения для обмена сообщениями и потребительские решения для обмена файлами.
1. Электронная почта
Пересылать файлы по электронной почте туда и обратно небезопасно и неэффективно. Злоумышленники могут перехватывать незашифрованные электронные письма в пути. Кроме того, без централизованного места для хранения файлов сотрудники могут потерять их, а обновленные версии файлов могут затеряться среди черновиков и старых версий.
2. Приложения для обмена сообщениями
Приложения для обмена сообщениями, используемые на рабочем месте, такие как Slack и Teams, также не зашифрованы, а значит, передаваемые в них данные можно перехватить и прочитать. В результате передаваемые файлы подвергаются риску кражи или изменения. Кроме того, если в таких приложениях произойдет утечка данных, злоумышленники могут украсть учетные данные сотрудников и использовать их для входа в учетные записи. Если такой сотрудник использовал рабочее приложение для обмена файлами, злоумышленники смогут легко получить к нему доступ.
3. Потребительские решения для обмена файлами
Потребительские сервисы хранения файлов и обмена ими, такие как iCloud и Dropbox, предназначены для личного пользования, а не для бизнеса. В них отсутствуют необходимые организациям средства контроля безопасности и соответствия нормативным требованиям, включая управление идентификацией и доступом (IAM), управление доступом на основе ролей (RBAC), общие папки отделов, средства электронного поиска и шифрование файлов. Многие потребительские сервисы хранят файлы в виде обычного незашифрованного текста. Это означает, что при взломе службы обмена файлами злоумышленники смогут получить доступ к любым конфиденциальным файлам, хранящимся в ней.
Самый безопасный способ обмена файлами с коллегами при удаленной работе
Самый безопасный способ обмена файлами с коллегами при удаленной работе — облачное решение с нулевым разглашением, такое как менеджер паролей. Менеджеры паролей для бизнеса помогают организациям надежно хранить и контролировать пароли сотрудников. Кроме того, они обеспечивают безопасное хранение файлов и обмен ими. Таким образом, организации могут гарантировать, что файлы остаются в безопасности и передаются таким образом, чтобы они не попали в чужие руки.
Важно, чтобы менеджер паролей, который ваша организация решила приобрести, использовал шифрование с нулевым разглашением. Шифрование с нулевым разглашением — это один из самых безопасных способов защиты конфиденциальных данных. Когда программная платформа защищена нулевым разглашением, данные пользователя шифруются и расшифровываются на уровне устройства, а не на серверах или в облаке компании. Расшифровать сохраненные данные можно лишь с помощью ключа расшифровки (обычно пароля), который знает только пользователь. Когда обмен данными производится на платформе с нулевым разглашением, такие сведения шифруются протоколом Transport Layer Security (TLS), чтобы предотвратить атаки типа «злоумышленник в середине».
Лучшие способы обмена файлами
Вот несколько рекомендаций по обмену файлами, которых должна придерживаться каждая организация.
Создание общих папок для коллег с целью контроля доступа
Общие папки команды упрощают ИТ-администраторам определение разрешений на доступ к папкам и файлам в зависимости от отдела и должностной роли. Кроме того, они облегчают сотрудникам быстрый доступ к важным документам в случае необходимости.
Разработка стандартных разрешений на доступ к папкам
Разработайте стандартную группу прав доступа, которые будут применяться к общим папкам группы, и сделайте их максимально простыми. Хотя можно создать десятки различных пользовательских ролей, более простая структура разрешений будет не менее безопасной, а управлять ею будет намного проще, что снизит вероятность неправильной настройки доступа пользователей.
Обучение сотрудников
Надлежащие процедуры безопасного обмена файлами должны быть частью обучения по кибербезопасности сотрудников вашей организации. Убедитесь, что ваши сотрудники понимают, с какими типами данных им придется работать в процессе повседневной деятельности, риски, связанные с их неправильным обращением, а также что можно и нельзя передавать как коллегам, так и сторонним лицам. После приобретения платформы безопасного обмена файлами необходимо обучить сотрудников работе с ней и убедиться, что они действительно ее используют.
Безопасный обмен файлами с коллегами с помощью Keeper®
Гибридная и удаленная работа увеличивает поверхность атаки в организациях, поэтому важно внедрять решения, снижающие риск утечки данных. Совместная работа в удаленном формате необходима, и часто она подразумевает обмен файлами с коллегами. Однако это создает риск обмена файлами небезопасными способами. Менеджер паролей для бизнеса, такой как Keeper, может защитить вашу организацию, обеспечив безопасный обмен файлами и повысив эффективность работы удаленных сотрудников.
Чтобы узнать, какую пользу приносит менеджер паролей для бизнеса Keeper и как он защищает вашу организацию, начните использовать его 14-дневную пробную версию.