クラウドセキュリティに潜んでいるリスクは、外部からの
社員が退職する際、会社内のアカウントの引き継ぎはスムーズな業務運営に欠かせません。しかし、適切な手順を踏まないと、業務の混乱や辞める社員による機密情報の持ち出しなどのセキュリティリスクを招くことがあります。
例えば、2024年8月には不動産業の元従業員が不正にデータを持ち出したりするインシデントもありました。従業員が組織を離れる際や離れた後は、不正アクセスのリスク起こりうる瞬間でもあり、組織がその不正アクセスに気づくまで時間がかかる場合もあります。
組織内のアカウントの引き継ぎや変更をスプレッドシートやメモなどで管理している組織もありますが、それらの方法は適切に変更し忘れたり、情報漏洩などのインシデントに繋がるリスクもあります。
この記事では、退職者のアカウント管理が重要な理由、効果的にアカウントを引き継ぐ際のポイント、効率的に引き継ぐ方法を解説します。
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従業員の退職時にアカウントの引き継ぎが重要な理由
単に仕事を引き継ぐだけでは不十分です。なぜなら、その仕事には業務用のアカウントなどが関連しているからです。
ここでは、アカウント引き継ぎが特に重要な理由を3つに分けて解説します。
組織内の業務の継続するため
業務用アカウントでは、顧客情報、プロジェクトの進捗状況、過去のやり取りなど、重要な業務データを含んでいます。これらの情報にアクセスできないと、次の担当者は迅速に仕事を引き継ぐことができず、プロジェクトや日常業務が停滞する原因となります。アカウントの適切な引き継ぎは、業務のスムーズな継続を保証し、顧客や関係者に影響を与えるリスクを最小限に抑えるために欠かせません。
アクセス権の管理とセキュリティの維持
引き継ぎ時に最も懸念されるのが、セキュリティ上のリスクです。退職者が使用していたアカウントが無効化されないままだと、意図しないアクセスや情報漏洩の危険が生じます。そのため、引き継ぎの際には、新しい担当者へのアクセス権の付与だけでなく、退職者や異動者のアクセス権を削除するなど適切に管理することが求められます。
責任の明確化
アカウントの引き継ぎが適切に行われることで、業務に対する責任が明確になります。新しい担当者はアカウントを引き継ぐことで、すぐに業務を遂行できるだけでなく、その業務に対する責任を持つことになります。逆に、引き継ぎが不完全な場合、誰が何に対して責任を持つのかが曖昧になり、ミスや問題が発生した際に対応が遅れる原因となることもあります。
オンラインアカウントの引き継ぎ4ステップ
社員が退職する時のオンラインアカウントの引き継ぎは、セキュリティと業務の継続性を確保するために、以下の4つのステップを踏むことが重要です。
全ての機器の回収
退職者や異動者が使用していた会社所有のパソコンやスマートフォン、タブレット、USB、ID、ハードドライブ、その他の会社の機器などのデバイスをすべて回収します。これにより、デバイスを通じた外部からの不正アクセスを防ぎ、情報の流出を防止できます。
従業員アカウントのシャットダウン
すべての物理的な機器を回収した後、従業員のオンラインアカウントのアクセス権も無効にする必要があります。例えば、アカウントの停止には、以下が含まれます。
- 共有フォルダ、ファイル、アカウントへのアクセスを取り消す
- 共有パスワードのリセット
- 停止した従業員のライセンスを別の従業員に割り当てる
従業員が退職後もアクセスできる状態を防ぐため、すべてのアカウントのアクセスを確実に停止またはパスワードの変更が求められます。
必要に応じて他の従業員に権限の割り振り
従業員の退職に伴って、必要に応じて他の従業員にアカウントや業務の権限を割り振ります。これは、新しい担当者が業務を円滑に引き継げるようにするだけでなく、特定のプロジェクトや業務が他のメンバーに影響を与える場合にも対応できます。
アクティビティの監視
引き継ぎ完了後、一定期間にわたって新しい担当者や他の従業員がアカウントを正しく使用しているか、また旧アカウントに不正アクセスがないかを監視します。これにより、問題が発生した場合にも迅速に対応し、セキュリティを確保します。特に、退職直後や異動直後はアカウントの不正利用リスクが高いため、このアクティビティの監視も重要な項目になります。
Keeperがどのようにオンラインアカウントの引き継ぎに役立つのか?
退職者や異動者が出た時に、オンラインアカウントのディアクティベーションや権限の削除など、共有アカウントのパスワード変更などやることがたくさんあります。
そんな時に、Keeperのようなパスワードマネージャーは、従業員のIDやパスワードの管理に役に立ちます。
ここでは、もっと詳しく具体的にどのように役立つのかご紹介します。
アクセス権限の管理と強化
Keeperのようなパスワードマネージャーは、厳格なアクセス権限の管理も容易にします。特定のアカウントへのアクセス権を持つ従業員が一目でわかり、必要に応じて迅速に権限の変更や削除が行えます。
これにより、最小権限の原則やロールベースアクセスの制御が組織や企業内で簡単に実施ができ、引き継ぎ業務を担当する従業員やIT管理者の負担も減ります。
従業員に業務遂行のために必要な最小限のアクセス権限を与えて、組織内の役割や職務に基づいてアクセス権を管理することで、組織内の攻撃対象領域を減らし、セキュリティ上のリスクが最小限に抑えられます。
この柔軟性は、セキュリティを維持しつつも、必要な人には迅速にアクセスを提供できるため、業務の引き継ぎをスムーズにします。
オフボーディングだけでなくオンボーディングも効率化
IDとパスワードなどのアカウントの管理が重要な、退職時のとオフボーディング(退職時の手続き)だけでなく、企業内におけるオンボーディング(新規採用時の導入プロセス)も簡単にアカウントを無効化したり、権限を付与したりできます。
パスワードマネージャーを利用すると、新しい従業員に必要なアクセス権を迅速に付与し、退職する従業員からアクセス権を取り消すことが容易になります。
これにより、企業内にある大事なアカウント情報のセキュリティを維持しつつ、プロセスを効率化し、人的エラーのリスクを最小限に抑えることができます。
また、退職した従業員からの情報漏洩の被害を抑えることにも役立ちます。そのため、契約社員や短期従業員など、社員の出入りが多い企業では、大幅な時短機能ツールと言えるでしょう。
組織内でパスワードポリシーの遵守を徹底できる
組織内のセキュリティ強化のために、パスワードマネージャーを通して厳しい強制ポリシーを設定することができます。
Keeperのようなビジネスパスワードマネージャーを利用することで、これらのポリシーの遵守が容易になります。例えば、強力なパスワードの生成、定期的なパスワードの変更、ログアウトタイマー、パスワードの再利用禁止など、セキュリティポリシーを効果的に実施でき、組織全体のセキュリティレベルを維持することができます。
Keeperのようなパスワードマネージャーの導入は、退職者のアカウントの停止だけに限らず、日々の業務をよりスムーズかつ安全に進めることを可能にします。
パスワードの検索時間と管理の手間の削減
Keeperのようなパスワードマネージャーを使用することで、組織内のログイン情報が一箇所に集約し、必要な従業員にアクセス権限を細かく設定できます。「パスワード疲れ」という言葉があるように、ログイン情報を覚えておくこと自体が疲労やストレスになります。ログイン管理の手間を減らすことで、従業員のみでなくITチームの作業負担が軽減されます。
これによって、パスワードリセットやアカウント管理に関連する問い合わせが減少するため、ITスタッフはより戦略的なプロジェクトに集中できるようになります。
つまり、退職時のアカウントの引き継ぎだけでなく、全体の業務もスムーズに運行することができます。
まとめ:Keeperを活用してオンラインアカウントの引き継ぎをスムーズに
どの企業にとっても従業員の退職や異動に伴うオンラインアカウントの管理や引き継ぎは大きな課題です。
この課題を解決するために、Keeperを導入することで、セキュリティと効率性の両立が実現します。
退職時の業務用アカウントの引き継ぎをはじめとした、パスワードやIDの管理に関連する日常的な課題を自動化し、簡素化することができます。
結果として、企業全体のセキュリティを強化しながら、オンラインアカウントの引き継ぎなどをスムーズにしてくれます。
この機会に14日間のビジネスプランのフリートライアルを試してみてはいかがでしょうか。