¿Cuál es la forma más segura de enviar documentos confidenciales?

El envío de información confidencial a través de Internet suele ser necesario, a pesar de los riesgos. Es posible que tenga que enviar copias de su pasaporte para validar su situación laboral en un nuevo trabajo, o puede que tenga que enviar formularios de impuestos con su número de seguridad social a su contador. ¿Cómo puede enviar esta información sin hacerla vulnerable a los cibercriminales?

Mediante una plataforma de software que utilice el cifrado conocimiento cero, que es la forma más segura de compartir información y archivos confidenciales. Cifrar un archivo lo hace ilegible para los cibercriminales que interceptan su tráfico web o violen su ordenador, y el conocimiento cero es el tipo de cifrado más seguro.

¿Qué tipos de documentos se consideran confidenciales?

Cualquier documento que contenga información de identificación personal (PII), como su dirección, número de teléfono, número de seguridad social o información sobre su familia, se considera confidencial.

Entre algunos ejemplos de documentos que cumplen con esta definición podemos citar:

• Formularios de impuestos, como W2 o 1099
• Una identificación estatal o una licencia de conducir
• Pasaporte
• Tarjeta de la seguridad social
• Certificado de nacimiento
• Contratos
• Información de cuentas bancarias, como extractos
• Extractos de tarjetas de crédito
• Detalles del préstamos
• Facturas
• Comprobaciones de antecedentes
• Historiales médicos

La forma más segura de enviar documentos confidenciales

Se suelen utilizar diferentes métodos de cifrado para enviar información confidencial a través de Internet, pero el tipo de cifrado más seguro es el cifrado conocimiento cero. Lo que hace que este tipo sea el más seguro es que utiliza el más alto nivel de cifrado y los datos permanecen cifrados en todo momento, incluso en la nube. Algunos gestores de contraseñas, como Keeper Security, utilizan el cifrado conocimiento cero para permitir a los usuarios almacenar y enviar contraseñas y documentos de forma segura.

Un gestor de contraseñas es una excelente solución todo ean uno para la persona media con diversas necesidades de seguridad cibernética, aparte de la gestión de contraseñas, como el almacenamiento y el uso compartido y seguro de archivos.

Qué buscar en una plataforma segura de uso compartido de archivos

Sea cual sea la plataforma que elija para enviar documentos confidenciales, esto es lo que debe buscar:

1. Autenticación multifactor (MFA)

La MFA se produce cuando se requieren dos o más métodos de autenticación para iniciar sesión, incluidos su nombre de usuario y contraseña. Por ejemplo, podría tener una contraseña y recibir un código por SMS. El código se introduciría junto con el nombre de usuario y la contraseña cuando inicie sesión en su cuenta. Otro método habitual es utilizar una llave de seguridad de hardware.

Cabe señalar que, a menos que el SMS sea su única opción, debe evitar este método. El intercambio de SIM es una técnica cibercriminal común en la que utilizan la ingeniería social para obtener acceso al teléfono, incluidos los códigos que le envían. Sin embargo, si bien la MFA por SMS hace que sus cuentas sean más vulnerables que otros métodos, es mejor que no tener ninguna MFA.

2. Uso compartido por tiempo limitado

Cuando comparta un archivo, debe limitar la cantidad de tiempo que el destinatario puede acceder a él. Una violación en algún momento podría comprometer su información confidencial si se descubre un archivo no seguro. Establecer un límite de tiempo significa que nadie podrá acceder a su archivo una vez transcurrido el límite establecido, incluso en el caso de una violación, lo que aumenta la seguridad del documento.

Por ejemplo, la función Compartir una sola vez de Keeper le permite compartir información de forma segura con cualquier persona, aunque no tenga cuenta de Keeper. Puede establecer un límite de tiempo personalizado para el archivo compartido y, una vez que se abra el enlace, solo se puede acceder al archivo en el dispositivo en el que se abrió, lo que significa que si un cibercriminal abriera el enlace en otro dispositivo, no podría acceder a nada. Una vez transcurrido ese tiempo, el uso compartido vencerá de manera automática. También puede «dejar de compartir» el registro en cualquier momento. Su información confidencial está completamente bajo su control.

3. Multiusos

¿Por qué descargar una app completa para compartir archivos si un gestor de contraseñas puede también hacerlo por usted?

Keeper Password Manager almacena y comparte de forma segura cualquier tipo de registro, como documentos confidenciales, números de tarjetas de crédito, información bancaria y, por supuesto, contraseñas. También puede crear registros personalizados para adaptarse a cualquier tipo de información que desee almacenar de forma segura.

4. Fácil de usar

La plataforma de uso compartido de archivos debe ser también fácil de utilizar. Los humanos buscan comodidad, y superar trabas para proteger un archivo haría que muchas personas no se molestaran. Muchos sistemas de seguridad cibernética fallan porque no tienen en cuenta el elemento humano. Una plataforma fácil e intuitiva que se integre a la perfección con su flujo de trabajo es la mejor opción, porque realmente la utilizará.

Errores que las personas cometen al compartir documentos confidenciales

Por lo general, nuestros archivos no están bien protegidos en nuestra vida digital cotidiana, por lo que es fácil cometer errores que pongan en riesgo su información confidencial. Evite cometer estos errores para mantenerse protegido:

1. Envío de archivos por correo electrónico o mensaje de texto.

Enviamos archivos e información a través de mensajes de texto y correos electrónicos todo el tiempo, por lo que parece natural, pero estos métodos no son seguros. Los mensajes de texto de correo electrónico y SMS estándar están cifrados con notas, lo que hace que la información enviada a través de ellos sea vulnerable, tanto en tránsito como en reposo. Estos métodos se ven con frecuencia comprometidos por violaciones y ataques cibernéticos de intermediarios (MITM).

Si envía información confidencial por correo electrónico, podría quedar expuesta a través de una violación en su cuenta o en la cuenta del destinatario. Y no solo eso, sino que si el destinatario nunca elimina sus correos electrónicos, su documento tiene la posibilidad de verse comprometido mientras esté en su bandeja de entrada, ya que su cuenta podría ser vulnerada en cualquier momento en el futuro. El envío de archivos a través de mensajes de texto plantea riesgos similares.

2. Cifrado mediante procesadores de archivos

Por lo general, se recomienda cifrar un archivo con un procesador como Adobe PDF y luego enviar el archivo por correo electrónico, proporcionando el código para descifrarlo a través de un método de comunicación diferente. Entendemos por qué se trata de una recomendación: el cifrado es efectivo y la mayoría de las personas tienen acceso a este método. Si bien es mejor que enviar un archivo por correo electrónico sin cifrado, no es muy seguro.

Hay vulnerabilidades conocidas asociadas con el tipo de cifrado que se utiliza en este método, y algunas versiones solo cifran el contenido del archivo, no otra información sobre el mismo como su tamaño. También es común que los cibercriminales hackeen varias cuentas a la vez, lo que significa que podrían tener acceso a sus correos electrónicos y mensajes de texto para encontrar el código que envió para descifrar el archivo. Además, los procesadores de archivos no suelen ofrecer una opción de tiempo limitado con el cifrado.

3. Compartir archivos en redes wifi públicas

Los cibercriminales pueden interceptar su tráfico y robar la información privada que envía a través de redes wifi públicas, porque también tienen acceso a esa red. El envío de datos sensibles a través de redes wifi públicas aumenta el riesgo de ser víctima de un ataque cibernético.

El cifrado conocimiento cero es la solución segura para compartir archivos

El cifrado conocimiento cero le dará tranquilidad al compartir información confidencial. Cuando se utiliza un gestor de contraseñas como Keeper, todas las contraseñas y su información privada se gestionan en un lugar cómodo y súper seguro. La arquitectura de seguridad de conocimiento cero garantiza que nadie, ni siquiera los empleados de Keeper, pueda acceder a su bóveda en ningún momento.
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