中小企業が安全に文書管理システムを導入するメリットとは

そのリスクにもかかわらず、インターネット経由で機密情報を送信することがしばしば必要となります。新しい仕事での雇用状況を検証するためにパスポートのコピーを送信する必要がある場合や、マイナンバーを記載した税申告書を会計士に送信する場合などがあるかもしれません。 サイバー犯罪者に対して脆弱な状態になることなく、このような情報を送信するにはどうすれば良いでしょうか？

ゼロ知識暗号化を使用するソフトウェアプラットフォームを使用することは、機密情報やファイルを共有する最も安全な方法です。ファイルを暗号化すると、ウェブトラフィックを傍受したり、コンピュータを侵害したりするサイバー犯罪者には読み取れなくなります。なかでもゼロ知識は最も安全な種類の暗号化です。

どのような種類のドキュメントが文書管理システムに適しているか

自宅の住所、電話番号、マイナンバー、家族に関する情報を含む個人識別情報（PII）を含む文書が機密情報と見なされます。これらの種類のドキュメントは、文書管理システムを導入して、管理するのがとても安全です。

この定義を満たすドキュメントには、次のようなものがあります。

• 確定申告書
• 運転免許証
• パスポート
• マイナンバー
• 出生証明書
• 契約書
• 銀行口座情報（明細書など）
• クレジットカード明細書
• ローン詳細
• 請求書
• 身元調査報告書
• 健康記録

文書管理システムを導入するメリット

ここでは、中小企業をはじめとする、文書管理システムを導入するメリットをご紹介します。

整理とアクセスの容易さ

整理とアクセスの容易さに関しては、文書管理システムが大きな役割を果たします。文書をデジタル化することで、キーワードやメタデータに基づいた効率的な検索が可能になり、これにより必要な情報を迅速に見つけることができます。また、ビジネスの柔軟性と対応力が向上し、緊急時や重要な意思決定が求められる状況での迅速な対応が可能になります。

セキュリティの向上

セキュリティの向上は、文書管理システムの重要な利点です。機密文書を保護することにより、不正アクセスや紛失のリスクを大幅に減少させることができます。これは特に、敏感な情報を扱う企業や組織にとって重要な要素です。また、アクセス権を細かく設定することで、適切なユーザーのみが特定の文書にアクセスできるようにし、文書の安全性を確保できます。

コスト削減に繋がる

コスト削減は文書管理システムを導入する際の魅力的なメリットの一つです。紙や印刷にかかるコストを削減することは明らかですが、それに加えて、物理的な文書の保管に必要なスペースが減少するため、オフィスの賃貸料や保管設備のコストも削減されます。デジタル化された文書は、手動でのファイリングや検索作業を不要にするため、文書の検索や管理にかかる時間と労力も大幅に削減されます。

文書管理システムや機密ドキュメントを送信するのに最も安全な方法 

インターネット経由で機密情報を送信するために、さまざまな暗号化方法が一般的に使用されていますが、最も安全なのがゼロ知識暗号化です。 ゼロ知識が最も安全なのは、最高レベルの暗号化を使用し、クラウドを含め、データが常に暗号化されていることです。 Keeper Security などの一部のパスワードマネージャーは、ゼロ知識暗号化を利用して、ユーザーがパスワードやドキュメントを安全に保存および送信できるようにしています。

パスワードマネージャーは、ファイルを安全に保存したり共有したりするパスワード管理のみにとどまらず、さまざまなサイバーセキュリティニーズを抱える平均的な人にとって、優れたオールインワンソリューションです。 

安全な文書管理システムに求めるべき内容

安全にを文書管理システムとしてプラットフォームを選ぶにしても、次のような機能があるものを探すとよいでしょう。

1. 多要素認証（MFA）

MFAでは、ログインするためにユーザー名やパスワードなどの2つ以上の認証方法が必要になります。例えば、パスワードに加えて、SMS経由でコードを受信するなどです。そのコードが、アカウントにログインする際にユーザー名とパスワードとともに必要になります。 もう 1 つの一般的な方法が、ハードウェアセキュリティキーです。

ただし、SMSが唯一の選択肢でなければ、この方法は避けるべきです。SIMスワッピングは、ソーシャルエンジニアリングを使用して携帯電話にアクセスする一般的なサイバー犯罪手法です。 ただしSMSによるMFAは、他の方法よりもアカウントが脆弱な状態になるとはいえ、MFA を全く持たないよりは良いと言えます。

2. 時間制限の共有

ファイルを共有する場合、受信者がアクセスできる時間を制限する必要があります。 セキュリティ保護されていないファイルが発見された場合、機密情報が侵害される可能性があるためです。制限時間を設定すると、侵害が発生したとしても、制限時間が過ぎれば誰もファイルにアクセスできなくなるため、ドキュメントのセキュリティが向上します。

たとえば、Keeperのワンタイム共有機能を使用すると、Keeperアカウントを持っていない場合でも、誰とでも安全に情報を共有できます。共有ファイルには制限時間を設定することができます。リンクが開かれたら、ファイルは開かれたデバイスでのみアクセスが可能になります。つまり、サイバー犯罪者が別のデバイスでリンクを開いてもアクセスできません。制限時間が過ぎると、共有は自動的に期限切れになります。また、共有記録をいつでも「解除」することもできます。 機密情報が完全に管理下の状態になります。

3. マルチユース

パスワードマネージャーでも可能なのにもかかわらず、なぜファイル共有用にアプリ全体をダウンロードするのでしょう？

Keeper Password Managerは、秘密文書、クレジットカード番号、銀行情報、もちろんパスワードなど、あらゆる種類の記録を保存し、安全に共有します。また、安全に保存したいあらゆる種類の情報に適合するよう、カスタムレコードを作成することもできます。

4. 使いやすいUIデザイン

ファイル共有プラットフォームも使いやすくなければなりません。 人間は利便性を追求するため、ファイル保護のためのハードルを飛び越えれば、多くの人に気にならないようになります。 多くのサイバーセキュリティシステムは人的要素を考慮していないため、失敗しています。ワークフローとシームレスに統合する簡単で直感的なプラットフォームが最良の選択です。理由は、まさに皆さんが実際に使用するからです。

文書管理システムでファイル共有時に潜む危険性

通常、私たちのファイルは日々のデジタル生活で十分に保護されていないため、機密情報を危険にさらすような過ちをたやすく犯してしまう可能性があります。保護された状態を維持するためにも、このような過ちを犯さないようにしましょう。

1. Eメールやテキストメッセージによるファイル送信

私たちは常にテキストメッセージやEメールでファイルや情報を送信しています。そのために自然なことのように思えますが、このような方法は安全ではありません。標準的なEメールやSMSテキストメッセージは暗号化されておらず、送信される情報は転送中も保管中も脆弱な状態になります。これらの方法は、侵害や中間者（MITM）攻撃によって頻繁に侵害されています。

Eメールで機密情報を送信すると、アカウントまたは受信者のアカウントの侵害によって情報が漏えいする可能性があります。 それだけでなく、受信者がEメールを永遠に削除しない場合は今後いつでもアカウントが侵害される可能性があるため、受信トレイに保存されている限りはドキュメントが侵害される可能性があります。 テキストメッセージでファイルを送信すると、同様のリスクが発生します。

2. ファイルプロセッサを用いた暗号化

一般的に、ファイルをただメール送信するよりも、別の通信手段により解除可能なコード付きのAdobe PDFなどのプロセッサでファイルを暗号化することが推奨されています。これが推奨事項である理由は理解できます。暗号化は効果的であり、ほとんどの人がこの方法を採用できるためです。 暗号化せずにEメールでファイルを送信するよりは良いものの、依然としてそれほど安全とは言えません。

この方法で使用される暗号化の種類と関連する既知の脆弱性があり、一部のバージョンではファイルの内容のみを暗号化し、ファイルサイズなどのファイルに関するその他の情報には適用されません。 また、サイバー犯罪者が一度に複数のアカウントをハッキングすることも一般的です。つまり、Eメールとテキストメッセージの両方にアクセスして、ファイルを復号させるために送信されたコードを見つけてしまう可能性があります。さらに、ファイルプロセッサは通常、暗号化つきの時間制限オプションを提供していません。

3. 公共WiFiでファイルを共有する

サイバー犯罪者は、公共WiFi経由で送信する個人情報を傍受し、盗む可能性があります。なぜなら彼らも公共ネットワークにもアクセスできるためです。公共WiFi経由で機密データを送信すると、サイバー攻撃の被害に遭うリスクが高まります。

まとめ：ゼロ知識暗号化による安全な文書管理システム

ゼロ知識暗号化は、機密情報を共有する際に安心感を提供します。Keeperのようなパスワードマネージャーを使用する場合、すべてのパスワードと個人情報だけでなく、企業の重要ファイルまで一元管理できます。

 ゼロ知識セキュリティアーキテクチャにより、Keeperの従業員でさえも、常に誰もそのストレージにアクセスできないよう保証されています。

ビジネス用のパスワードマネージャーを持つことの利点は、中小企業が管理する大切な情報を完全に可視化すること、安全なファイルの共有など、いくつかありますが、その他にも多様な機能があります。

安全な文書管理システムとして適しています。

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