Wat is de veiligste manier om gevoelige documenten te verzenden?

Hoewel het risico’s met zich meebrengt, is het vaak niet te vermijden om gevoelige informatie via internet te verzenden. Mogelijk moet u een kopie van uw identiteitsbewijs opsturen voor de registratie van een nieuw arbeidscontract of misschien moet u uw belastingformulieren met uw burgerservicenummer erop naar uw accountant sturen. Hoe kunt u deze informatie verzenden zonder het risico te lopen dat cybercriminelen dit onderscheppen?

Het gebruik van een softwareplatform dat zero-knowledge encryptie gebruikt, is de veiligste manier om gevoelige informatie en bestanden uit te wisselen. Door een bestand te versleutelen wordt het onleesbaar voor cybercriminelen die uw internetverkeer onderscheppen of uw computer hacken, omdat zero-knowledge versleuteling de veiligste vorm van versleuteling is.

Welke soorten documenten worden als vertrouwelijk beschouwd?

Elk document dat persoonlijk identificeerbare informatie (PII) bevat, zoals uw huisadres, telefoonnummer, burgerservicenummer of informatie over uw gezin, wordt als vertrouwelijk beschouwd.

Voorbeelden van documenten die voldoen aan deze definitie zijn:

• Belastingformulieren, zoals belastingaangiften en diverse inkomstenverklaringen
• Identiteitskaart en rijbewijs
• Paspoort
• Documenten met uw burgerservicenummer
• Geboorteakte
• Contracten
• Bankgegevens, zoals afschriften
• Creditcardafschriften
• Leninggegevens
• Rekeningen
• Achtergrondcontroles
• Gezondheidsgegevens

De veiligste manier om gevoelige documenten te verzenden

Er worden vaak verschillende versleutelingsmethoden gebruikt om gevoelige informatie via internet te verzenden, maar de veiligste manier is zero-knowledge encryptie. Wat zero-knowledge het veiligst maakt, is dat het versleuteling van het hoogste niveau gebruikt en dat de gegevens altijd versleuteld zijn, ook in de cloud. Sommige wachtwoordmanagers, zoals Keeper Security, gebruiken zero-knowledge encryptie waarmee gebruikers wachtwoorden en documenten veilig kunnen opslaan en verzenden.

Een wachtwoordmanager is een geweldige alles-in-één-oplossing voor de gemiddelde persoon die cybersecurity niet alleen nodig heeft voor wachtwoordbeheer, maar ook voor andere zaken, zoals het veilig opslaan en delen van bestanden.

Wat zijn belangrijke kenmerken van een veilig platform om bestanden te delen?

Welk platform u ook kiest voor het verzenden van gevoelige documenten, dit is waar u op moet letten:

1. Multifactorauthenticatie (MFA)

Bij MFA zijn er behalve uw gebruikersnaam en wachtwoord, nog één of meer authenticatiemethoden vereist om in te loggen. Zo kunt u over een wachtwoord beschikken, maar ook nog een code ontvangen via sms. Deze code voert u onmiddellijk na uw gebruikersnaam en wachtwoord in wanneer u op uw account inlogt. Een andere veelvoorkomende methode is het gebruik van een hardwarebeveiligingssleutel.

Daarbij moet opgemerkt worden dat u het ontvangen van codes via een sms-bericht beter kunt vermijden, tenzij deze methode de enige optie voor u is. Sim-swapping is een veelvoorkomende techniek waarbij cybercriminelen via social engineering toegang krijgen tot uw telefoon, inclusief de codes die naar u worden verzonden. Hoewel MFA via sms kwetsbaarder is dan andere methoden, is het nog steeds beter dan helemaal geen MFA.

2. Tijdelijk delen

Wanneer u een bestand deelt, is het verstandig om de tijd dat de ontvanger toegang heeft te beperken. Een toekomstige inbreuk kan uw gevoelige informatie compromitteren als uw onbeveiligde bestand wordt ontdekt. Het instellen van een tijdslimiet betekent dat anderen na het verstrijken van de tijdslimiet geen toegang meer hebben tot uw bestand, zelfs niet in het geval van een inbreuk, waardoor het bestand beter beschermd is.

Met de functie Eenmalig delen van Keeper kunt u informatie veilig met anderen delen, zelfs als ze geen Keeper-account hebben. U kunt een aangepaste tijdslimiet voor het gedeelde bestand instellen en zodra de link wordt geopend, is het bestand alleen toegankelijk op het apparaat waarop het is geopend. Dit betekent dat een cybercrimineel die de link op een ander apparaat opent, nergens toegang toe heeft. Nadat de tijd om is, verloopt het delen automatisch. U kunt ook op elk moment stoppen met het delen van het bestand. U heeft volledige controle over uw gevoelige informatie.

3. Multifunctioneel

Waarom zou u een nog een andere app downloaden om gegevens te delen als een wachtwoordmanager dit ook voor u kan doen?

Keeper Password Manager bewaart en deelt elk soort gegevenstype, inclusief vertrouwelijke documenten, creditcardnummers, bankgegevens en natuurlijk wachtwoorden. U kunt ook aangepaste records aanmaken die beter afgestemd zijn op het soort informatie dat u veilig wilt opslaan.

4. Eenvoudig te gebruiken

Uw platform voor het delen van bestanden moet vooral eenvoudig te gebruiken zijn. Mensen zoeken gemak en als ze zich in bochten moeten wringen om een bestand te beveiligen, haken de meesten af. Veel cybersecurity-systemen zijn niet succesvol, omdat ze geen rekening houden met het menselijke element. Een eenvoudig, intuïtief platform dat naadloos met uw workflow integreert, is de beste keuze, omdat u het dan ook echt gaat gebruiken.

Fouten die mensen maken bij het delen van vertrouwelijke documenten

De meeste van de bestanden die we in ons dagelijkse digitale leven gebruiken worden niet goed beschermd, dus het is gemakkelijk om fouten te maken die uw gevoelige informatie in gevaar brengen. Voorkom deze fouten en blijf beschermd:

1. Bestanden versturen via e-mail of sms

Omdat we voortdurend bestanden en informatie per e-mail en sms versturen, lijkt dit heel normaal, maar deze methoden zijn niet veilig. Standaard e-mail- en sms-berichten zijn niet versleuteld, waardoor de verzonden gegevens kwetsbaar zijn, zowel tijdens het verzenden als bij aankomst. Deze methoden lopen vaak het risico op inbreuken en Man-in-the-Middle (MITM)-cyberaanvallen.

Als u gevoelige informatie via e-mail verzendt, kan deze worden blootgesteld door een inbreuk op uw account of op het account van de ontvanger. Dat is niet het enige, want als de ontvanger nooit e-mails verwijdert, kan uw document gestolen worden zolang het in de inbox van een ander staat, omdat hun account in de toekomst gehackt zou kunnen worden. Het verzenden van bestanden via sms brengt vergelijkbare risico’s met zich mee.

2. Versleuteling door bestandsverwerkers

Vaak wordt aanbevolen om een bestand met een verwerker zoals Adobe PDF te versleutelen en dan alleen het versleutelde bestand te mailen, terwijl je de code voor het ontcijferen op een andere manier verstrekt. We begrijpen waarom dit een aanbeveling is: versleuteling is effectief en de meeste mensen kunnen deze methode gebruiken. Hoewel het beter is dan het verzenden van een bestand via e-mail zonder versleuteling, is het nog steeds niet erg veilig.

Het type versleuteling dat bij deze methode gebruikt wordt, heeft een aantal bekende kwetsbaarheden. Sommige versies versleutelen alleen de inhoud van het bestand, maar geen andere bestandsgegevens, zoals de bestandsgrootte. Het komt ook regelmatig voor dat cybercriminelen meerdere accounts tegelijk hacken, wat betekent dat ze toegang kunnen hebben tot zowel uw e-mails als sms-berichten. Zo kunnen ze de code vinden die u hebt verzonden om het bestand te ontcijferen. Bovendien hebben bestandsverwerkers meestal geen optie voor het instellen van een tijdslimiet bij de versleuteling.

3. Bestanden delen op openbare wifi

Cybercriminelen kunnen uw verkeer onderscheppen en de privégegevens stelen die u via openbare wifi verzendt, omdat ze ook toegang hebben tot het openbare netwerk. Het verzenden van gevoelige gegevens via openbare wifi verhoogt het risico dat u het slachtoffer wordt van een cyberaanval.

Zero-knowledge encryptie is de veilige oplossing voor het delen van bestanden

Met zero-knowledge encryptie kunt u met een gerust hart uw gevoelige gegevens delen. Bij het gebruik van een wachtwoordmanager zoals Keeper worden al uw wachtwoorden en privégegevens op één handige, superveilige plek beheerd. De zero-knowledge beveiligingsarchitectuur zorgt ervoor dat niemand, zelfs de werknemers van Keeper niet, op geen enkel moment in uw kluis kan.
Als u klaar bent om Keeper te gaan gebruiken om uw documenten veilig op te slaan en te delen, start dan vandaag nog uw gratis 30-daagse proefversie.