Jak najbezpieczniej wysyłać poufne dokumenty?

Pomimo ryzyka wysyłanie poufnych informacji przez Internet jest często konieczne. Może być potrzebne przesłanie kopii paszportu w celu potwierdzenia statusu zatrudnienia w nowej pracy lub przesłanie księgowemu formularzy podatkowych z numerem ubezpieczenia społecznego. Jak wysłać te informacje bez narażania ich na ataki cyberprzestępców?

Korzystanie z platformy oprogramowania wykorzystującej szyfrowanie zero-knowledge jest najbezpieczniejszym sposobem udostępniania poufnych informacji i plików. Szyfrowanie pliku sprawia, że jest on niemożliwy do odczytania przez cyberprzestępców w przypadku przechwycenia Twojego ruchu internetowego lub włamania na Twój komputer, a zero-knowledge jest najbezpieczniejszym rodzajem szyfrowania.

Jakie rodzaje dokumentów są uważane za poufne?

Wszelkie dokumenty zawierające dane osobowe, w tym adres domowy, numer telefonu, numer ubezpieczenia społecznego lub informacje o rodzinie są uważane za poufne.

Przykłady dokumentów spełniających tę definicję to:

• Formularze podatkowe
• Dowód osobisty lub prawo jazdy
• Paszport
• Karta ubezpieczenia społecznego
• Akt urodzenia
• Umowy
• Informacje o koncie bankowym, takie jak wyciągi bankowe
• Wyciągi z karty kredytowej
• Dane pożyczki
• Rachunki
• Weryfikacja życiorysu
• Dokumentacja medyczna

Najbezpieczniejszy sposób wysyłania poufnych dokumentów

Różne metody szyfrowania są powszechnie stosowane do wysyłania poufnych informacji przez Internet, ale najbezpieczniejszym rodzajem jest szyfrowanie zero-knowledge. Szyfrowanie zero-knowledge jest najbezpieczniejsze, ponieważ wykorzystuje najwyższy poziom szyfrowania, a dane są szyfrowane przez cały czas, w tym w chmurze. Niektóre menedżery haseł, takie jak Keeper Security, wykorzystują szyfrowanie zero-knowledge, aby umożliwić użytkownikom bezpieczne przechowywanie i wysyłanie haseł oraz dokumentów.

Menedżer haseł to świetne rozwiązanie typu „wszystko w jednym” dla przeciętnej osoby mającej różne potrzeby w zakresie cyberbezpieczeństwa, oprócz zarządzania hasłami, takie jak bezpieczne przechowywanie i udostępnianie plików.

Na co zwrócić uwagę w przypadku bezpiecznej platformy do udostępniania plików

Niezależnie od wybranej platformy do wysyłania poufnych dokumentów, oto, na co należy zwrócić uwagę:

1. Uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA)

MFA ma miejsce, gdy do zalogowania się wymagane są co najmniej dwie metody uwierzytelniania, w tym nazwa użytkownika i hasło. Na przykład możesz mieć zarówno hasło, jak i otrzymać kod za pośrednictwem wiadomości SMS. Kod jest wprowadzany wraz z nazwą użytkownika i hasłem podczas logowania się na konto. Inną popularną metodą jest używanie sprzętowego klucza bezpieczeństwa.

Warto zauważyć, że o ile SMS nie jest jedyną opcją, należy unikać tej metody. Przejęcie karty SIM jest powszechną techniką cyberprzestępców, w której wykorzystują oni socjotechnikę do uzyskania dostępu do telefonu – w tym wysyłanych do Ciebie kodów. Chociaż MFA oparte na wiadomości SMS sprawia, że konta są bardziej podatne na ataki niż przy użyciu innych metod, nadal jest to lepsze niż brak MFA.

2. Udostępnianie ograniczone czasowo

Udostępniając plik, należy ograniczyć czas, w którym odbiorca może uzyskać do niego dostęp. W którymś momencie w przypadku wykrycia Twojego niezabezpieczonego pliku może nastąpić naruszenie i wyciek poufnych informacji. Ustalenie limitu czasu oznacza, że nikt nie będzie mógł uzyskać dostępu do pliku po upływie tego czasu, nawet w przypadku naruszenia, co zwiększa bezpieczeństwo dokumentu.

Na przykład funkcja One-Time Share usługi Keeper umożliwia bezpieczne udostępnianie informacji każdemu, nawet jeśli odbiorca nie ma konta Keeper. Możesz ustawić dowolny limit czasu dla udostępnionego pliku, a po otwarciu linku plik jest dostępny tylko na urządzeniu, na którym został otwarty – co oznacza, że jeśli cyberprzestępca otworzy link na innym urządzeniu, nie będzie mógł uzyskać dostępu do Twojego dokumentu. Po upływie tego czasu udostępnienie wygaśnie automatycznie. Możesz również „wyłączyć udostępnianie” w dowolnym momencie. Twoje poufne informacje są całkowicie pod Twoją kontrolą.

3. Wielofunkcyjność

Po co pobierać całą aplikację do udostępniania plików, jeśli menedżer haseł może zająć się również tym?

Keeper Password Manager przechowuje i bezpiecznie udostępnia wszelkiego rodzaju dane, w tym poufne dokumenty, numery kart kredytowych, informacje bankowe i oczywiście hasła. Możesz również tworzyć niestandardowe wpisy, aby dostosować je do dowolnego rodzaju informacji, które chcesz bezpiecznie przechowywać.

4. Łatwość użycia

Platforma do udostępniania plików powinna być również łatwa w użyciu. Ludzie chcą wygody, a konieczność pokonywania różnych przeszkód w celu zabezpieczenia pliku powoduje, że wiele osób woli nie zawracać sobie tym głowy. Wiele systemów cyberbezpieczeństwa zawodzi, ponieważ nie biorą pod uwagę elementu ludzkiego. Łatwa, intuicyjna platforma, która płynnie integruje się z Twoim procesem pracy, jest najlepszym wyborem – ponieważ będziesz z niej rzeczywiście korzystać.

Błędy, które popełniają użytkownicy podczas udostępniania poufnych dokumentów

Zazwyczaj nasze pliki nie są dobrze chronione podczas codziennej cyfrowej aktywności, dlatego łatwo jest popełnić błędy, które narażą Twoje poufne informacje na ryzyko. Aby zapewnić sobie ochronę, unikaj popełniania tych błędów:

1. Wysyłanie plików za pośrednictwem poczty e-mail lub wiadomości tekstowej

Ciągle wysyłamy pliki i informacje za pośrednictwem wiadomości tekstowych i poczty e-mail, więc wydaje się to naturalne, ale te metody nie są bezpieczne. Standardowe wiadomości e-mail i SMS nie są szyfrowane, co sprawia, że informacje wysyłane za ich pośrednictwem są podatne na ataki, zarówno gdy są zapisane na trwałym nośniku, jak i podczas ich przesyłania. Metody te są często przedmiotem naruszeń i cyberataków typu man-in-the-middle (MITM).

Jeśli wysyłasz poufne informacje za pośrednictwem poczty e-mail, mogą zostać one ujawnione w wyniku naruszenia na Twoim koncie lub koncie odbiorcy. Ponadto, jeśli odbiorca nigdy nie usuwa swoich wiadomości e-mail, Twój dokument jest narażony na atak tak długo, jak znajduje się w jego skrzynce odbiorczej, ponieważ jego konto może zostać naruszone w dowolnym momencie w przyszłości. Wysyłanie plików za pośrednictwem wiadomości tekstowej wiąże się z podobnym ryzykiem.

2. Szyfrowanie przy użyciu programów do przetwarzania plików

Powszechnie zaleca się zaszyfrowanie pliku za pomocą programu, takiego jak Adobe PDF, a następnie przesłanie pliku pocztą e-mail i przesłanie kodu do odszyfrowania za pomocą innej metody komunikacji. To zalecenie jest zrozumiałe – szyfrowanie jest skuteczne i większość osób ma dostęp do tej metody. Chociaż jest to lepsze niż wysyłanie pliku za pośrednictwem poczty e-mail bez szyfrowania, nadal nie jest to zbyt bezpieczne.

Istnieją znane luki w zabezpieczeniach związane z rodzajem szyfrowania używanym w tej metodzie, a niektóre wersje szyfrują tylko zawartość pliku, a nie inne informacje o pliku, takie jak jego rozmiar. Cyberprzestępcy często włamują się również na wiele kont jednocześnie – co oznacza, że mogą mieć dostęp zarówno do Twoich wiadomości e-mail, jak i wiadomości tekstowych, gdzie mogą znaleźć kod do odszyfrowania pliku. Ponadto programy do przetwarzania plików zazwyczaj nie oferują opcji szyfrowania z ograniczeniem czasowym.

3. Udostępnianie plików za pomocą publicznej sieci Wi-Fi

Cyberprzestępcy mogą przechwycić ruch i wykraść prywatne informacje wysyłane za pośrednictwem publicznej sieci Wi-Fi, ponieważ również mają do niej dostęp. Wysyłanie danych poufnych za pośrednictwem publicznej sieci Wi-Fi zwiększa ryzyko cyberataku.

Szyfrowanie zero-knowledge jest bezpiecznym rozwiązaniem do udostępniania plików

Szyfrowanie zero-knowledge zapewni Ci spokój ducha podczas udostępniania poufnych informacji. Podczas korzystania z menedżera haseł, takiego jak Keeper, wszystkie hasła i prywatne informacje są zarządzane w jednym, wygodnym, bardzo bezpiecznym miejscu. Architektura zabezpieczeń zero-knowledge gwarantuje, że nikt – nawet pracownicy Keeper – nie może uzyskać dostępu do Twojego magazynu w żadnym momencie.
Jeśli chcesz wypróbować Keeper do bezpiecznego przechowywania i udostępniania dokumentów, już dziś rozpocznij korzystanie z 30-dniowej bezpłatnej wersji próbnej.