Что такое роботизированная автоматизация процессов (РАП)?

Роботизированная автоматизация процессов (РАП) — это технология, которая использует программных роботов или «ботов» для автоматизации повторяющихся задач, которые традиционно выполняются людьми. РАП помогает организациям сэкономить деньги и снизить риск человеческой ошибки, автоматизируя эти задачи, позволяя сотрудникам сосредоточиться на более сложной и ценной работе.

РАП и ИИ: в чем разница?

РАП и искусственный интеллект (ИИ) часто обсуждаются вместе, но они преследуют разные цели. РАП автоматизирует задачи, основанные на правилах, которые выполняются в соответствии с четким набором инструкций. Его цель — имитировать повторяющиеся действия, такие как нажатие кнопок или заполнение форм, в различных системах.

С другой стороны, ИИ моделирует человеческое мышление для анализа данных, принятия решений и обучения в контексте. Технология искусственного интеллекта включает машинное обучение и обработку естественного языка, которые организации используют для обработки необработанных данных, распознавания шаблонов и выполнения задач, требующих рассуждения.

Хотя РАП работает на основе строгих правил, ИИ может адаптироваться к изученному поведению. Когда они используются вместе, они становятся еще более мощными. Например, ИИ может интерпретировать электронные письма клиентов, а РАП может инициировать соответствующий ответ на основе этого анализа. Это сочетание РАП и ИИ позволяет компаниям автоматизировать более сложные рабочие процессы, которые включают как структурированные, так и неструктурированные данные.

Как работает роботизированная автоматизация процессов

Боты РАП настроены на имитацию действий, которые человек выполнял бы при взаимодействии с цифровыми системами. Процесс автоматизации начинается с выявления повторяющейся, трудоемкой задачи, такой как ввод данных клиента или обновление записей. После того как задача определена, разработчик создает рабочий процесс, который инструктирует бота о шагах, которые ему следует выполнить.

Затем бот РАП взаимодействует с существующими приложениями, такими как CRM и ERP, щелкая мышью, вводя и копируя данные, не изменяя базовый программный код. В отличие от традиционной автоматизации, РАП не требует сложной системной интеграции, поскольку работает на уровне пользовательского интерфейса.

Поскольку боты не испытывают усталости и не допускают человеческих ошибок, РАП выполняет задачи последовательно и точно, снижая риски, связанные с ручной работой.

Типы роботизированной автоматизации процессов

Существует три основных типа РАП: с участием человека, без участия человека и гибридный тип. Каждый тип предназначен для автоматизации задач различными способами, в зависимости от уровня необходимого взаимодействия с человеком.

РАП с участием человека

РАП-боты, работающие с участием человека, запускаются на устройстве пользователя и при необходимости активируются человеческими действиями. Эти боты полезны в фронт-офисных средах, таких как обслуживание клиентов и продажи, где агенту может понадобиться помощь в получении информации о клиенте или выполнении задачи во время живого взаимодействия. РАП-боты, работающие с участием человека, повышают производительность труда, предоставляя поддержку в режиме реального времени и упрощая выполнение рутинных задач.

РАП без участия человека

РАП-боты, работающие без участия человека, функционируют в фоновом режиме без вмешательства человека. Они запускаются автоматически на основе расписаний или заранее определенных правил. РАП-боты без участия человека идеально подходят для бэк-офисных процессов, таких как обработка счетов или миграция данных. Поскольку они функционируют независимо, такие РАП-боты могут работать круглосуточно, помогая компаниям масштабировать автоматизацию и снижать трудозатраты.

Гибридные РАП

Гибридные РАП объединяют модели с участием и без участия человека, обеспечивая бесшовное взаимодействие между людьми и ботами. Эта гибридная модель особенно ценна для сложных рабочих процессов, охватывающих фронт-офисные и бэк-офисные операции. Например, бот с участием человека может собирать информацию вместе с агентом службы поддержки клиентов, в то время как бот без участия человека продолжает процесс, обрабатывая обновления серверной части. Гибридный РАП является масштабируемым и гибким решением для организаций, стремящихся полностью интегрировать автоматизацию в свои операции.

Преимущества роботизированной автоматизации процессов

РАП предлагает множество преимуществ, включая повышение операционной эффективности, снижение затрат, улучшение точности за счет минимизации человеческих ошибок и упрощение соблюдения требований благодаря процессам, основанным на правилах.

Повышает эффективность

РАП значительно повышает операционную эффективность, автоматизируя повторяющиеся и трудоемкие задачи, которые в противном случае потребовали бы ручного труда. Боты могут работать без перерывов, задержек или отвлечений, что позволяет им выполнять задачи значительно быстрее, чем люди, и справляться с большими объемами работы за меньшее время. РАП не только ускоряет рутинные процессы, но и позволяет организациям масштабировать свои операции без увеличения численности сотрудников.

Reduces costs

Автоматизируя рутинные задачи, организации могут сократить потребность в ручном труде, минимизировать расходы на сверхурочную работу и снизить риск дорогостоящих ошибок, вызванных человеческим фактором. РАП-боты могут выполнять работу нескольких сотрудников за небольшую часть стоимости, без постоянных расходов на найм и обучение дополнительного персонала. Со временем РАП обеспечивает значительную экономию средств, сохраняя при этом качество обслуживания и скорость выполнения процессов.

Улучшает точность

РАП повышает точность, устраняя человеческие ошибки в задачах, основанных на правилах. В отличие от людей, боты не отвлекаются и не совершают ошибок из-за недосмотра. После правильной настройки РАП-боты каждый раз выполняют одни и те же действия, обеспечивая правильный ввод данных, точные расчеты и завершение процессов в соответствии с намерениями. Это приводит к улучшению целостности данных и повышению надежности в бизнес-операциях, особенно в тех областях, где точность имеет решающее значение.

Simplifies compliance

Поскольку РАП-боты следуют заранее установленным правилам, они помогают гарантировать выполнение задач в соответствии с нормативными стандартами. Это снижает риск человеческих ошибок и несоответствий, которые могут возникнуть из-за ошибок в ручной работе. РАП также улучшает возможность аудита, поскольку каждое действие бота может быть автоматически зарегистрировано, создавая подробный журнал аудита. Эта прозрачность облегчает организациям проведение аудитов, ответы на запросы и демонстрацию соответствия.

Риски безопасности РАП

Хотя РАП обеспечивает значительные преимущества, она также создает риски безопасности, которыми организациям необходимо тщательно управлять. РАП-ботам часто требуется привилегированный доступ для входа в критически важные системы или для выполнения задач. Эти учетные данные часто хранятся в скриптах, конфигурационных файлах или базах данных и иногда совместно используются несколькими ботами и процессами.

Если эти учетные данные не ротируются регулярно или не управляются безопасно, они могут стать слабым местом для кибератак. Неправильное хранение учетных данных увеличивает риск бокового перемещения внутри сетей, что позволяет злоумышленникам получить доступ к конфиденциальным данным. По мере того, как организации увеличивают масштабы внедрения РАП, потенциальное влияние скомпрометированных ботов возрастает, что делает безопасное управление учетными данными и управление очень важными.

Наиболее распространенные случаи использования роботизированной автоматизации процессов

РАП используется в различных отраслях, включая финансовые услуги, здравоохранение, управление персоналом и производство, чтобы оптимизировать повторяющиеся задачи и повысить общую производительность.

Финансовые услуги

РАП помогает организациям в финансовой отрасли улучшить их эффективность, точность и соответствие требованиям различными способами. Боты РАП автоматизируют сбор и обработку счетов-фактур, снижая вероятность человеческих ошибок при ручном вводе данных. Автоматически вводя данные в бухгалтерские системы, РАП помогает финансовым командам экономить время и избегать простых ошибок. Поскольку финансовая отрасль сталкивается с жесткими нормативными требованиями, требующими тщательного мониторинга и отчетности, РАП может автоматически собирать данные из нескольких систем, генерировать отчеты о соответствии и выявлять потенциальные проблемы безопасности.

Кроме того, РАП ускоряет процесс обработки займов от подачи заявки до ее утверждения, выполняя рутинные задачи, такие как проверка личной информации клиентов, проверка кредитных рейтингов и обновление клиентских записей. С помощью РАП финансовые учреждения могут ускорить одобрение кредитов, повысить удовлетворенность клиентов и увеличить точность, что позволяет сотрудникам сосредоточиться на более сложных задачах.

Здравоохранение

В сфере здравоохранения РАП снижает административные нагрузки, улучшает уход за пациентами и повышает эффективность. РАП-боты могут управлять данными пациентов, автоматически собирая, организуя и обновляя записи в различных системах, обеспечивая медицинским работникам доступ к точной и актуальной информации без ручного ввода.

РАП также используется при обработке страховых заявок: боты извлекают данные из форм заявок, проверяют детали страхового покрытия и подают заявки страховщикам, что значительно сокращает время обработки. Кроме того, боты РАП могут автоматизировать расписание встреч, сопоставляя доступность пациентов с календарями врачей. Они также могут отправлять напоминания о встречах, управлять отменами и переносить встречи. Автоматизация этих рабочих процессов не только повышает операционную эффективность, но и способствует улучшению опыта пациентов.

Управление персоналом

В области управления персоналом РАП трансформирует подходы HR-специалистов к выполнению повторяющихся задач. Во время адаптации сотрудников боты РАП создают письма с предложениями о работе, автоматизируют создание профилей сотрудников, настраивают доступ к системе и сохраняют всю необходимую информацию. РАП также играет ключевую роль в автоматизации расчета заработной платы, извлекая данные из нескольких систем, рассчитывая оплату, применяя соответствующие вычеты и обрабатывая платежи с минимальным человеческим вмешательством или ошибками.

Кроме того, РАП может оптимизировать управление отпусками, отслеживая остатки отпусков, утверждая запросы на отгулы и обновляя записи в HR-системах. Автоматизировав эти основные задачи, сотрудники отдела кадров смогут больше внимания уделять вовлеченности сотрудников, повышая эффективность и соблюдение требований в повторяющихся, но необходимых процессах.

Производство

РАП помогает организациям в обрабатывающей промышленности сокращать время простоя и улучшать процесс принятия решений, особенно в управлении цепочками поставок. РАП-боты могут автоматизировать задачи, такие как обработка заказов, отслеживание запасов и взаимодействие между поставщиками и производителями. Это позволяет производителям быстрее реагировать на изменения спроса и избегать нехватки запасов или избыточных запасов. Производственные предприятия также могут использовать РАП для контроля качества, собирая и анализируя данные из различных систем, чтобы рано выявлять несоответствия и гарантировать, что продукция соответствует стандартам без ручной обработки данных.

РАП поддерживает планирование технического обслуживания, отслеживая использование оборудования и данные о его производительности, инициируя проверки или рабочие заказы на основе определенных пороговых значений. РАП помогает уменьшить количество неожиданных поломок и продлить срок службы оборудования, что позволяет производителям упрощать сложные процессы и поддерживать высокие стандарты эффективности и качества продукции.