O que é Automação Robótica de Processos (RPA)?

Automação Robótica de Processos (RPA) é uma tecnologia que usa robôs de software, chamados de “bots”, para automatizar tarefas repetitivas feitas por humanos. O RPA ajuda organizações a economizar dinheiro e reduzir o risco de erros humanos ao automatizar essas tarefas, liberando os funcionários para focar em trabalhos mais complexos e que agregam mais valor.

RPA vs IA: qual é a diferença?

RPA e Inteligência Artificial (IA) são frequentemente discutidos juntos, mas têm propósitos diferentes. RPA automatiza tarefas baseadas em regras que seguem um conjunto claro de instruções. Seu objetivo é imitar ações repetitivas, como clicar em botões ou preencher formulários, em vários sistemas.

A IA, por outro lado, simula a cognição humana para analisar dados, tomar decisões e aprender com o contexto. A tecnologia de IA inclui aprendizado de máquina e processamento de linguagem natural, que as organizações usam para processar dados brutos, reconhecer padrões e realizar tarefas que exigem raciocínio.

Enquanto o RPA opera com base em regras rígidas, a IA pode se adaptar ao comportamento aprendido. Quando usados juntos, eles ficam ainda mais fortes. Por exemplo, a IA pode interpretar e-mails de clientes, e o RPA pode disparar a resposta adequada com base nessa análise. Essa combinação de RPA e IA permite que as empresas automatizem fluxos de trabalho complexos que envolvem dados estruturados e não estruturados.

Como funciona a automação robótica de processos

Os bots de RPA são configurados para imitar as ações que um humano faria ao interagir com sistemas digitais. O processo de automação começa com a identificação de uma tarefa repetitiva e que consome tempo, como inserir dados de clientes ou atualizar registros. Uma vez mapeada a tarefa, um desenvolvedor cria um fluxo de trabalho que instrui o bot sobre os passos a seguir.

O bot de RPA interage com aplicativos existentes, como CRMs e ERPs, clicando, digitando e copiando dados sem alterar o código do software subjacente. Ao contrário da automação tradicional, o RPA não requer integração complexa de sistemas porque opera no nível da interface do usuário.

Como os bots não se cansam nem cometem erros humanos, o RPA executa as tarefas de forma consistente e precisa, reduzindo os riscos ligados ao trabalho manual.

Tipos de Automação de Processos Robóticos

Existem três tipos principais de RPA: assistido, não assistido e híbrido. Cada tipo foi criado para automatizar tarefas de formas diferentes, dependendo do nível de interação humana.

RPA Assistido

Os bots de RPA assistidos são executados no dispositivo do usuário e acionados por ações humanas quando necessário. Esses bots são úteis em ambientes de atendimento ao cliente e vendas, onde o agente pode precisar de ajuda para recuperar informações do cliente ou concluir uma tarefa durante uma interação ao vivo. Os bots assistidos aumentam a produtividade humana ao oferecer suporte em tempo real e simplificar tarefas rotineiras.

RPA Não Assistido

Os bots de RPA não assistidos operam em segundo plano, sem intervenção humana. Eles são acionados automaticamente com base em horários ou regras pré-definidas. Bots de RPA não assistidos são ideais para processos de back-office, como processamento de faturas ou migração de dados. Como funcionam de forma independente, esses bots podem operar 24 horas por dia, ajudando as empresas a ampliar a automação e reduzir o esforço manual.

RPA Híbrido

O RPA híbrido combina os modelos assistido e não assistido, permitindo uma colaboração contínua entre humanos e bots. Esse modelo híbrido é especialmente valioso para fluxos de trabalho complexos que abrangem operações de front-office e back-office. Por exemplo, um bot assistido pode coletar informações junto a um agente de atendimento ao cliente, enquanto um bot não assistido continua o processo realizando atualizações internas. O RPA híbrido é escalável e flexível para organizações que buscam integrar totalmente a automação em suas operações.

Benefícios da automação de processos robóticos

O RPA oferece diversos benefícios, incluindo aumento da eficiência operacional, redução de custos, melhoria da precisão ao minimizar erros humanos e simplificação da conformidade por meio de processos baseados em regras.

Aumenta a eficiência

O RPA aumenta significativamente a eficiência operacional ao automatizar tarefas repetitivas e demoradas que, de outra forma, exigiriam esforço manual. Os bots podem trabalhar sem pausas, atrasos ou distrações, permitindo concluir tarefas muito mais rapidamente que humanos e lidar com grandes volumes de trabalho em menos tempo. O RPA não apenas acelera processos rotineiros, mas também permite que as organizações escalem suas operações sem aumentar sua força de trabalho.

Reduces costs

Ao automatizar tarefas rotineiras, as organizações podem reduzir a necessidade de trabalho manual, minimizar despesas com horas extras e diminuir o risco de erros humanos custosos. Os bots de RPA podem realizar o trabalho de vários funcionários por uma fração do custo, sem as despesas contínuas de contratação e treinamento de pessoal adicional. Com o tempo, o RPA leva a economias substanciais de custos, mantendo a qualidade do serviço e a velocidade dos processos.

Melhora a precisão

O RPA aumenta a precisão ao eliminar erros humanos em tarefas baseadas em regras. Ao contrário das pessoas, os bots não se distraem nem cometem erros por descuido.. Uma vez configurados corretamente, os bots de RPA seguem os mesmos passos todas as vezes, garantindo que os dados sejam inseridos adequadamente, os cálculos sejam precisos e os processos sejam concluídos conforme o previsto. Isso leva a uma melhor integridade dos dados e maior confiabilidade nas operações comerciais, especialmente em áreas em que a precisão é essencial.

Simplifies compliance

Como os bots de RPA seguem regras pré-definidas, eles ajudam a garantir que as tarefas sejam realizadas de acordo com os padrões regulatórios. Isso reduz o risco de erro humano e de não conformidade que podem resultar de falhas no trabalho manual. O RPA também melhora a auditabilidade porque toda ação que um bot realiza pode ser registrada automaticamente, criando um registro detalhado das atividades. Essa transparência facilita para as organizações realizarem auditorias, responderem a consultas e demonstrarem conformidade.

Riscos de segurança do RPA

Embora o RPA ofereça vantagens significativas, ele também introduz riscos de segurança que as organizações devem gerenciar cuidadosamente. Os bots de RPA frequentemente requerem acesso privilegiado para entrar em sistemas críticos ou completar tarefas. Essas credenciais são frequentemente armazenadas em scripts, arquivos de configuração ou bancos de dados e às vezes são compartilhadas entre vários bots e processos.

Se essas credenciais não forem rotacionadas regularmente ou gerenciadas de forma segura, elas podem se tornar um ponto fraco para ataques cibernéticos. O armazenamento inadequado de credenciais aumenta o risco de movimentação lateral dentro das redes, permitindo que invasores acessem dados sensíveis. À medida que as organizações ampliam suas implantações de RPA, o impacto potencial de bots comprometidos cresce, tornando essencial a gestão segura de credenciais e governança.

Casos de uso comuns para automação de processos robóticos

RPA é usada em diversos setores, com casos comuns em serviços financeiros, saúde, recursos humanos e manufatura para ajudar a simplificar tarefas repetitivas e aumentar a produtividade geral.

Serviços financeiros

O RPA ajuda organizações no setor financeiro a melhorar sua eficiência, precisão e conformidade de várias maneiras. Os bots de RPA automatizam a coleta e o processamento de faturas, limitando erros humanos na inserção manual dos dados. Ao inserir automaticamente os dados nos sistemas contábeis, o RPA ajuda as equipes financeiras a economizar tempo e evitar erros simples. Como o setor financeiro enfrenta rigorosas normas de conformidade que exigem monitoramento e relatórios detalhados, o RPA pode coletar dados automaticamente de múltiplos sistemas, gerar relatórios de conformidade e sinalizar potenciais problemas de segurança.

Além disso, o RPA acelera o processamento de empréstimos desde a solicitação até a aprovação, realizando tarefas rotineiras, como verificar as informações pessoais dos clientes, checar pontuações de crédito e atualizar os registros dos clientes. Com o RPA, instituições financeiras podem permitir aprovações de empréstimos mais rápidas, melhorar a satisfação do cliente e aumentar a precisão, permitindo que a equipe se concentre em tarefas mais complexas.

Saúde

Na setor da saúde, o RPA reduz encargos administrativos, melhora o cuidado ao paciente e fortalece a eficiência. Bots de RPA podem gerenciar dados de pacientes coletando, organizando e atualizando registros automaticamente em vários sistemas, garantindo que os prestadores de serviços de saúde tenham acesso a informações precisas e atualizadas sem necessidade de entrada manual.

O RPA também é usado no processamento de sinistros de seguros, com bots extraindo dados dos formulários de sinistros, verificando detalhes de cobertura e enviando as solicitações às seguradoras — reduzindo significativamente os tempos de processamento. Além disso, bots de RPA podem automatizar o agendamento de consultas, conciliando a disponibilidade do paciente com as agendas dos prestadores. Eles também podem enviar lembretes de consultas, gerenciar cancelamentos e reagendar consultas. Ter esses fluxos automatizados não só melhora a eficiência operacional, mas também contribui para uma melhor experiência do paciente.

Recursos humanos

Na área de recursos humanos, o RPA está transformando a maneira como os profissionais lidam com tarefas repetitivas. Durante a integração de funcionários, bots de RPA criam cartas de oferta, automatizam a criação de perfis de funcionários, configuram acessos ao sistema e armazenam todas as informações necessárias. O RPA também desempenha um papel crucial na automação de folha de pagamento, extraindo dados de múltiplos sistemas, calculando salários, aplicando deduções adequadas e processando pagamentos com intervenção humana ou erro mínimos.

Além disso, o RPA pode simplificar a gestão de férias, acompanhando saldos, aprovando pedidos de licença e atualizando registros nos sistemas de RH. Com a automação dessas tarefas básicas, a equipe de RH pode focar mais no engajamento dos funcionários, enquanto melhora a eficiência e conformidade em processos repetitivos mas necessários.

Fabricação

O RPA ajuda organizações na indústria de manufatura a reduzir o tempo de inatividade e melhorar a tomada de decisões, especialmente na gestão da cadeia de suprimentos. Bots de RPA podem automatizar tarefas como processamento de pedidos, controle de estoque e comunicação entre fornecedores e fabricantes. Isso permite que os fabricantes respondam rapidamente às mudanças na demanda e evitem falta ou excesso de estoque. Empresas de manufatura também podem usar RPA para controle de qualidade, coletando e analisando dados de diferentes sistemas para detectar inconsistências precocemente, garantindo que os produtos atendam aos padrões sem a manipulação manual de dados.

O RPA apoia o agendamento de manutenção ao monitorar o uso e desempenho dos equipamentos, acionando inspeções ou ordens de serviço com base em limites específicos. O RPA ajuda a reduzir quebras inesperadas e prolonga a vida útil dos equipamentos, permitindo que os fabricantes otimizem processos complexos e mantenham altos padrões de eficiência e qualidade do produto.