Czym jest zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA)

Zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA) to technologia, która wykorzystuje roboty programowe, czyli „boty”, do automatyzacji powtarzalnych zadań tradycyjnie wykonywanych przez ludzi. Pomaga organizacjom oszczędzać pieniądze i zmniejszać ryzyko związane z błędem ludzkim poprzez automatyzację tych zadań, pozwalając tym samym pracownikom skupić się na bardziej złożonej i wartościowej pracy.

Czym różni się RPA od AI

RPA i sztuczna inteligencja (AI) są często omawiane razem, ale pełnią różne funkcje. RPA automatyzuje zadania oparte na regułach, które są wykonywane zgodnie z jasno określonym zestawem instrukcji. Celem tej technologii jest naśladowanie powtarzalnych czynności, takich jak klikanie przycisków czy wypełnianie formularzy, w różnych systemach.

Z kolei sztuczna inteligencja symuluje ludzkie poznanie, aby analizować dane, podejmować decyzje i uczyć się z kontekstu. Technologia AI obejmuje uczenie maszynowe i przetwarzanie języka naturalnego, które organizacje wykorzystują do przetwarzania surowych danych, rozpoznawania wzorców i wykonywania zadań wymagających rozumowania.

Podczas gdy RPA działa w oparciu o ścisłe zasady, AI może dostosować się do wyuczonych zachowań. Gdy technologie te są używane razem, stają się jeszcze potężniejsze. Na przykład, sztuczna inteligencja może interpretować e-maile klientów, a RPA może aktywować odpowiednią odpowiedź na podstawie tej analizy. To połączenie RPA i AI umożliwia firmom automatyzację bardziej złożonych procesów pracy, które obejmują zarówno dane ustrukturyzowane, jak i nieustrukturyzowane.

Jak działa zrobotyzowana automatyzacja procesów

Boty RPA są skonfigurowane tak, aby naśladowały działania, które człowiek wykonywałby podczas interakcji z systemami cyfrowymi. Proces automatyzacji rozpoczyna się od zidentyfikowania powtarzającego się, czasochłonnego zadania, takiego jak wprowadzanie danych klienta lub aktualizacja rekordów. Po zmapowaniu zadania deweloper tworzy proces pracy, który instruuje bota, jakie czynności ma wykonać.

Następnie bot RPA współdziała z istniejącymi aplikacjami, takimi jak CRM i ERP, klikając, wpisując i kopiując dane, bez zmiany podstawowego kodu oprogramowania. W przeciwieństwie do tradycyjnej automatyzacji, RPA nie wymaga złożonej integracji z systemem, ponieważ działa na poziomie interfejsu użytkownika.

Boty nie odczuwają zmęczenia ani nie popełniają błędów typowo ludzkich, więc RPA wykonuje zadania konsekwentnie i dokładnie, zmniejszając ryzyko związane z pracą ręczną.

Rodzaje zrobotyzowanej automatyzacji procesów

Istnieją trzy główne typy RPA: nadzorowana, nienadzorowana i hybrydowa. Każdy typ jest służy do automatyzacji zadań na różne sposoby, w zależności od wymaganego poziomu interakcji z człowiekiem.

Nadzorowana automatyzacja RPA

Boty RPA nadzorowanej działają na urządzeniu użytkownika i są aktywowane w razie potrzeby przez człowieka. Są przydatne w takich działach, jak obsługa klienta i sprzedaż, w których agent może potrzebować pomocy w pobieraniu informacji o kliencie lub wykonywaniu zadań podczas interakcji na żywo. Nadzorowane boty RPA zwiększają produktywność ludzi, zapewniając wsparcie w czasie rzeczywistym i upraszczając rutynowe zadania.

Nienadzorowana automatyzacja RPA

Nienadzorowane boty RPA działają w tle, bez ingerencji człowieka. Są uruchamiane automatycznie na podstawie harmonogramów lub wcześniej zdefiniowanych reguł. Nienadzorowane boty RPA idealnie sprawdzają się w działach wewnętrznych, takich jak dział przetwarzania faktur, czy w migracji danych. Ponieważ funkcjonują niezależnie, nienadzorowane boty RPA mogą działać bez przerwy, pomagając firmom skalować automatyzację i zmniejszać wysiłek manualny.

Hybrydowa automatyzacja RPA

Hybrydowa automatyzacja RPA łączy modele nadzorowane i nienadzorowane, umożliwiając bezproblemową współpracę ludzi z botami. Ten hybrydowy model jest szczególnie cenny dla złożonych procesów, które obejmują zarówno operacje zewnętrzne, jak i wewnętrzne w organizacji. Na przykład bot nadzorowany może zbierać informacje od agenta obsługi klienta, podczas gdy bot nienadzorowany kontynuuje proces, obsługując aktualizacje backendu. Hybrydowa automatyzacja RPA jest skalowalna i elastyczna, a wiec stanowi dobry wybór dla organizacji, które pragną w pełni zintegrować automatyzację ze swoimi procesami.

Zalety zrobotyzowanej automatyzacji procesów

RPA zapewnia szereg korzyści, w tym zwiększenie efektywności operacyjnej, obniżenie kosztów, zwiększenie dokładności poprzez minimalizację błędów ludzkich oraz uproszczenie łatwiejsze zapewniania zgodności z przepisami dzięki procesom opartym na regułach.

Większa efektywność

RPA znacznie zwiększa efektywność operacyjną poprzez automatyzację powtarzalnych, czasochłonnych zadań, które w przeciwnym razie wymagałyby ręcznego wysiłku. Boty mogą pracować bez przerw, opóźnień i rozpraszania uwagi, co pozwala im realizować zadania znacznie szybciej niż ludzie i wykonywać duże ilości pracy w krótszym czasie. RPA nie tylko przyspiesza rutynowe procesy, ale także pozwala organizacjom skalować operacje bez zwiększania liczby pracowników.

Reduces costs

Automatyzując rutynowe zadania, organizacje mogą zmniejszyć zapotrzebowanie na pracę ręczną, zminimalizować koszty nadgodzin i obniżyć ryzyko kosztownych błędów ludzkich. Boty RPA mogą wykonywać pracę wielu pracowników za ułamek kosztów, bez bieżących wydatków związanych z zatrudnianiem i szkoleniem dodatkowego personelu. Z biegiem czasu RPA prowadzi do znacznych oszczędności, przy jednoczesnym utrzymaniu jakości usług i szybkości procesów.

Poprawa dokładności

RPA zwiększa dokładność poprzez eliminację błędów ludzkich w zadaniach opartych na regułach. W przeciwieństwie do ludzi, boty nie rozpraszają się ani nie popełniają błędów z powodu nieuwagi. Po prawidłowym skonfigurowaniu boty RPA za każdym razem wykonują te same działania, zapewniając prawidłowe wprowadzanie danych, dokładność obliczeń i realizację procesów zgodnie z zamierzeniami. Prowadzi to do lepszej integralności danych i większej niezawodności w operacjach biznesowych, zwłaszcza w obszarach, w których dokładność ma kluczowe znaczenie.

Simplifies compliance

Dzięki temu, że boty RPA przestrzegają predefiniowanych reguł, pomagają zapewnić wykonywania zadań w zgodzie z normami regulacyjnymi. Zmniejsza to ryzyko błędów ludzkich i niezgodności, które mogą wynikać z pomyłek w pracy ręcznej. Ponadto RPA daje większe możliwości kontroli, ponieważ każda czynność wykonywana przez bota może być automatycznie rejestrowana, co pozwala na utworzenie szczegółowej dokumentacji działań. Taka przejrzystość ułatwia organizacjom przeprowadzanie audytów, udzielanie odpowiedzi na pytania i wykazywanie zgodności z przepisami.

Ryzyko związane z bezpieczeństwem RPA

Chociaż RPA ma wiele znaczących zalet, wprowadza również pewne zagrożenia dla bezpieczeństwa, którymi organizacje muszą starannie się zajmować. Boty RPA często wymagają uprzywilejowanego dostępu, aby zalogować się do krytycznych systemów lub wykonać zadania. Niezbędne poświadczenia są często przechowywane w skryptach, plikach konfiguracyjnych lub bazach danych i czasami są udostępniane wielu botom i procesom.

Jeśli poświadczenia nie są regularnie rotowane lub bezpiecznie obsługiwane, mogą stać się słabym punktem podatności na cyberataki. Niewłaściwe przechowywanie danych uwierzytelniających zwiększa ryzyko poziomej penetracji w sieciach, umożliwiając atakującym dostęp do danych wrażliwych. W miarę jak organizacje zwiększają skalę wdrażania RPA, potencjalne ryzyko ze strony botów rośnie, co sprawia, że bezpieczne zarządzanie poświadczeniami i nadzór nad nimi jest niezbędny.

Typowe przypadki użycia zrobotyzowanej automatyzacji procesów

RPA jest wykorzystywana w różnych branżach. Typowe zastosowania obejmują sektory usług finansowych, opieki zdrowotnej, zasobów ludzkich i produkcji, w których usprawniają powtarzalne zadania i zwiększają ogólną wydajność.

Usługi finansowe

RPA pomaga organizacjom z branży finansowej poprawić wydajność, dokładność i zgodność z przepisami na kilka sposobów. Boty RPA automatyzują zbieranie i przetwarzanie faktur, ograniczając błędy ludzkie przy ręcznym wprowadzaniu danych. Poprzez automatyczne wprowadzanie danych do systemów księgowych, RPA pomaga zespołom finansowym zaoszczędzić czas i uniknąć prostych błędów. Jako że w branży finansowej konieczne jest ścisłe przestrzeganie przepisów, które wymagają skrupulatnego monitorowania i raportowania, RPA może automatycznie zbierać dane z wielu systemów, tworzyć raporty na temat zgodności i sygnalizować potencjalne problemy z bezpieczeństwem.

Ponadto RPA skraca czas rozpatrywania wniosków kredytowych od momentu złożenia do zatwierdzenia, wykonując rutynowe zadania, takie jak weryfikacja danych osobowych klientów, sprawdzanie zdolności kredytowej, czy aktualizacja rekordów klientów. Dzięki RPA instytucje finansowe mogą przyspieszyć udzielanie pożyczek, zwiększyć satysfakcję klientów i zwiększyć dokładność, co pozwala pracownikom skupić się na bardziej złożonych zadaniach.

Opieka zdrowotna

W branży opieki zdrowotnej RPA zmniejsza obciążenia administracyjne, usprawnia opiekę nad pacjentami i zwiększa efektywność. Roboty RPA mogą zarządzać danymi pacjentów poprzez automatyczne zbieranie, organizowanie i aktualizowanie danych w wielu systemach, zapewniając placówkom opieki zdrowotnej dostęp do dokładnych i aktualnych informacji bez konieczności ręcznego wprowadzania danych.

RPA wykorzystuje są również wykorzystywane przez firmy ubezpieczeniowe do przetwarzania wniosków o odszkodowania. Boty wyodrębniają dane z formularzy wniosków, weryfikują dane ubezpieczenia i przesyłają roszczenia do ubezpieczycieli — znacznie skracając czas przetwarzania. Ponadto boty RPA mogą zautomatyzować planowanie wizyt, dopasowując dostępność pacjentów do kalendarzy dostawców usług medycznych. Mogą również wysyłać przypomnienia o wizytach, zarządzać anulowaniami wizyt i zmieniać terminy wizyt. Zautomatyzowanie tych procesów nie tylko poprawia efektywność operacyjną, ale także przyczynia się do zwiększenia komfortu pacjenta.

Zasoby ludzkie

W działach zasobów ludzkich RPA zmienia sposób wykonywania powtarzalnych zadań. Podczas wdrażania pracowników boty RPA tworzą listy ofertowe, automatyzują tworzenie profili pracowników, konfigurują dostęp do systemu oraz przechowują wszystkie niezbędne informacje. RPA odgrywa również kluczową rolę w automatyzacji płac, pobierając dane z wielu systemów, obliczając wynagrodzenia, stosując odpowiednie potrącenia i przetwarzając płatności przy minimalnej interwencji człowieka i minimalizując błędy.

Ponadto RPA może usprawnić zarządzanie urlopami poprzez monitorowanie ich dostępności, zatwierdzanie wniosków o urlop i aktualizację danych w systemach HR. Automatyzując te podstawowe zadania, pracownicy działu HR mogą bardziej skupić się na zaangażowaniu pracowników, jednocześnie poprawiając wydajność i zgodność z przepisami w powtarzalnych, ale niezbędnych procesach.

Produkcja

RPA pomaga organizacjom w przemyśle produkcyjnym skrócić przestoje i usprawnić podejmowanie decyzji, zwłaszcza w zarządzaniu łańcuchem dostaw. Boty RPA mogą automatyzować takie zadania, jak przetwarzanie zamówień, śledzenie zapasów oraz komunikacja między dostawcami a producentami. To umożliwia producentom szybsze reagowanie na zmiany popytu i unikanie niedoborów zapasów lub nadmiernego zaopatrzenia. Przedsiębiorstwa produkcyjne mogą również wykorzystywać RPA do kontroli jakości, zbierając i analizując dane z różnych systemów, aby wcześnie wykrywać niespójności i zapewniać zgodność produktów ze standardami bez ręcznego przetwarzania danych.

RPA wspiera ustalanie planów konserwacji poprzez monitorowanie użytkowania sprzętu i danych dotyczących wydajności, inicjując inspekcje lub zlecenia pracy na podstawie określonych progów. RPA pomaga zredukować nieoczekiwane awarie i wydłuża żywotność sprzętu, umożliwiając producentom optymalizację złożonych procesów oraz utrzymanie wysokich standardów efektywności i jakości produktów.