Wat is Robotic Process Automation (RPA)?

Robotic Process Automation (RPA) is een technologie die softwarerobots, of "bots", gebruikt om repetitieve taken te automatiseren die traditioneel door mensen worden uitgevoerd. RPA helpt organisaties geld te besparen en het risico op menselijke fouten te verminderen door deze taken te automatiseren, waardoor werknemers zich kunnen concentreren op complexere en waardevollere werkzaamheden.

RPA tegenover AI: wat is het verschil?

RPA en kunstmatige intelligentie (AI) worden vaak samen besproken, maar ze hebben verschillende doelen. RPA automatiseert regelgebaseerde taken die een duidelijke reeks instructies volgen. Het doel is om repetitieve handelingen, zoals op knoppen klikken of formulieren invullen, in verschillende systemen na te bootsen.

AI daarentegen simuleert menselijke cognitie om gegevens te analyseren, beslissingen te nemen en te leren van de context. AI-technologie omvat machinaal leren en natuurlijke taalverwerking, die organisaties gebruiken om ruwe gegevens te verwerken, patronen te herkennen en taken uit te voeren waarvoor redenering nodig is.

Terwijl RPA werkt op basis van strikte regels, kan AI zich aanpassen aan aangeleerd gedrag. Wanneer ze samen worden gebruikt, worden ze nog krachtiger. AI kan bijvoorbeeld e-mails van klanten interpreteren en RPA kan op basis van die analyse de juiste reactie activeren. Deze combinatie van RPA en AI stelt bedrijven in staat om complexere workflows te automatiseren waarbij zowel gestructureerde als ongestructureerde gegevens betrokken zijn.

Hoe robotprocesautomatisering werkt

RPA-bots worden geconfigureerd om de acties na te bootsen die een mens zou ondernemen bij interactie met digitale systemen. Het automatiseringsproces begint met het identificeren van een repetitieve, tijdrovende taak, zoals het invoeren van klantgegevens of het bijwerken van gegevens. Zodra de taak in kaart is gebracht, creëert een ontwikkelaar een workflow die de bot instrueert over de te volgen stappen.

De RPA-bot werkt vervolgens samen met bestaande applicaties, zoals CRM's en ERP's, door te klikken, te typen en gegevens te kopiëren zonder de onderliggende softwarecode te wijzigen. In tegenstelling tot traditionele automatisering vereist RPA geen complexe systeemintegratie omdat het op het niveau van het gebruikersinterface werkt.

Omdat bots geen last hebben van vermoeidheid en geen menselijke fouten maken, voert RPA taken consistent en nauwkeurig uit, waardoor de risico's die gepaard gaan met handmatig werk worden verminderd.

Typen robotische procesautomatisering

Er zijn drie hoofdtypen RPA: met toezicht, zonder toezicht en hybride. Elk type is ontworpen om taken op verschillende manieren te automatiseren, afhankelijk van de benodigde menselijke interactie.

RPA met toezicht

RPA-bots met toezicht draaien op het apparaat van een gebruiker en worden geactiveerd door menselijke acties wanneer dat nodig is. Deze bots zijn nuttig in frontoffice-omgevingen, zoals klantenservice en verkoop, waar een vertegenwoordiger hulp nodig kan hebben bij het ophalen van klantgegevens of het voltooien van een taak tijdens een live-interactie. RPA-bots met toezicht verhogen de menselijke productiviteit door real-time ondersteuning te bieden en routinetaken te vereenvoudigen.

RPA zonder toezicht

RPA-bots zonder toezicht werken op de achtergrond zonder menselijke tussenkomst. Ze worden automatisch geactiveerd op basis van schema's of vooraf gedefinieerde regels. RPA-bots zonder toezicht zijn ideaal voor backoffice-processen zoals factuurverwerking of gegevensmigratie. Omdat ze onafhankelijk werken, kunnen RPA-bots zonder toezicht 24 uur per dag draaien, waardoor bedrijven automatisering kunnen opschalen en handmatige inspanningen kunnen verminderen.

Hybride RPA

Hybride RPA combineert modellen met en zonder toezicht, waardoor naadloze samenwerking tussen mens en bot mogelijk wordt. Dit hybride model is vooral waardevol voor complexe workflows die zich uitstrekken over frontoffice- en backoffice-bedrijfsprocessen. Een bot met toezicht kan bijvoorbeeld informatie verzamelen bij een klantenservicemedewerker, terwijl een bot zonder toezicht het proces voortzet door backend-updates af te handelen. Hybride RPA is schaalbaar en flexibel voor organisaties die automatisering volledig willen integreren in hun operaties.

Voordelen van robotische procesautomatisering

RPA biedt een scala aan voordelen, waaronder verhoogde operationele efficiëntie, lagere kosten, verbeterde nauwkeurigheid door het minimaliseren van menselijke fouten en vereenvoudigde naleving via op regels gebaseerde processen.

Verhoogt de efficiëntie

RPA verhoogt de operationele efficiëntie aanzienlijk door repetitieve, tijdrovende taken te automatiseren die anders handmatig zouden moeten worden uitgevoerd. Bots kunnen werken zonder pauzes, vertragingen of afleidingen, waardoor ze taken veel sneller kunnen voltooien dan mensen en grote hoeveelheden werk in minder tijd kunnen voltooien. RPA versnelt niet alleen routineprocessen, maar stelt organisaties ook in staat om hun activiteiten op te schalen zonder hun personeelsbestand te vergroten.

Reduces costs

Door routinetaken te automatiseren, kunnen organisaties de behoefte aan handwerk verminderen, overuren beperken en het risico op kostbare menselijke fouten verkleinen. RPA-bots kunnen het werk van meerdere werknemers uitvoeren tegen een fractie van de kosten, zonder de voortdurende kosten van het aannemen en opleiden van extra personeel. Na verloop van tijd leidt RPA tot aanzienlijke kostenbesparingen, terwijl de kwaliteit van de dienstverlening en de snelheid van het proces behouden blijven.

Verbetert de nauwkeurigheid

RPA verbetert de nauwkeurigheid door menselijke fouten bij op regels gebaseerde taken te elimineren. In tegenstelling tot mensen worden bots niet afgeleid en maken ze geen fouten door onoplettendheid. Eenmaal correct geconfigureerd, volgen RPA-bots telkens dezelfde stappen, zodat gegevens correct worden ingevoerd, berekeningen nauwkeurig zijn en processen worden voltooid zoals bedoeld. Dit leidt tot een betere gegevensintegriteit en een grotere betrouwbaarheid in de bedrijfsvoering, vooral op gebieden waar nauwkeurigheid essentieel is.

Simplifies compliance

Aangezien RPA-bots vooraf gedefinieerde regels volgen, zorgen ze ervoor dat taken worden uitgevoerd in overeenstemming met de wettelijke normen. Dit vermindert het risico op menselijke fouten en non-conformiteit, die kunnen voortkomen uit fouten in handmatig werk. RPA verbetert ook de controleerbaarheid omdat elke actie die een bot onderneemt automatisch kan worden gelogd, waardoor een gedetailleerd auditspoor van activiteiten ontstaat. Deze transparantie maakt het voor organisaties gemakkelijker om audits uit te voeren, vragen te beantwoorden en naleving aan te tonen.

RPA-beveiligingsrisico's

Hoewel RPA aanzienlijke voordelen biedt, introduceert het ook beveiligingsrisico's die organisaties zorgvuldig moeten beheren. RPA-bots hebben vaak bevoorrechte toegang nodig om in te loggen op kritieke systemen of om taken te voltooien. Deze aanmeldingsgegevens worden vaak opgeslagen in scripts, configuratiebestanden of databases en worden soms gedeeld tussen meerdere bots en processen.

Als deze aanmeldingsgegevens niet regelmatig worden geroteerd of veilig worden beheerd, kunnen ze een zwak punt worden voor cyberaanvallen. Onjuiste opslag van aanmeldingsgegevens vergroot het risico op laterale beweging binnen netwerken, waardoor aanvallers toegang kunnen krijgen tot gevoelige gegevens. Naarmate organisaties hun RPA-implementaties opschalen, groeit de potentiële impact van gecompromitteerde bots, waardoor veilig beheer van aanmeldingsgegevens en governance essentieel worden.

Veelvoorkomende toepassingen voor robotische procesautomatisering

RPA wordt in meerdere sectoren gebruikt, met veelvoorkomende toepassingen in de financiële dienstverlening, gezondheidszorg, HR en de maakindustrie om repetitieve taken te stroomlijnen en de algehele productiviteit te verbeteren.

Financiële diensten

RPA helpt organisaties in de financiële sector hun efficiëntie, nauwkeurigheid en naleving op verschillende manieren te verbeteren. RPA-bots automatiseren het verzamelen en verwerken van facturen, waardoor menselijke fouten bij het handmatig invoeren van gegevens worden beperkt. Door gegevens automatisch in boekhoudsystemen in te voeren, helpt RPA financiële teams tijd te besparen en eenvoudige fouten te vermijden. Aangezien de financiële sector te maken heeft met strikte nalevingsvoorschriften die een nauwgezette controle en rapportage vereisen, kan RPA automatisch gegevens uit meerdere systemen verzamelen, nalevingsrapporten genereren en potentiële beveiligingsproblemen signaleren.

Daarnaast versnelt RPA de verwerking van leningen van aanvraag tot goedkeuring door routinetaken af te handelen, zoals het verifiëren van de persoonlijke gegevens van klanten, het controleren van kredietscores en het bijwerken van klantendossiers. Met RPA kunnen financiële instellingen leningen sneller goedkeuren, de klanttevredenheid verbeteren en de nauwkeurigheid verhogen, zodat het personeel zich op complexere taken kan richten.

Gezondheidszorg

In de gezondheidszorg vermindert RPA de administratieve lasten, verbetert het de zorg voor patiënten en verhoogt het de efficiëntie. RPA-bots kunnen patiëntgegevens beheren door automatisch gegevens in meerdere systemen te verzamelen, te organiseren en bij te werken, zodat zorgverleners toegang hebben tot nauwkeurige en actuele informatie zonder handmatige invoer.

RPA wordt ook gebruikt bij de verwerking van verzekeringsclaims, waarbij bots gegevens uit claimformulieren halen, dekkingsdetails verifiëren en claims indienen bij verzekeraars, waardoor de verwerkingstijden aanzienlijk worden verkort. Bovendien kunnen RPA-bots het plannen van afspraken automatiseren door de beschikbaarheid van patiënten te koppelen aan de agenda's van de zorgverleners. Ze kunnen ook afspraakherinneringen sturen, annuleringen beheren en afspraken verzetten. Het automatiseren van deze workflows verbetert niet alleen de operationele efficiëntie, maar draagt ook bij aan een betere patiëntervaring.

HR

RPA verandert de manier waarop HR-personeel repetitieve taken uitvoert. Tijdens het inwerken van werknemers maken RPA-bots aanbiedingsbrieven, automatiseren ze het aanmaken van werknemersprofielen, stellen ze systeemtoegang in en slaan ze alle benodigde informatie op. RPA speelt ook een cruciale rol bij loonautomatisering door gegevens uit meerdere systemen te halen, het loon te berekenen, de juiste inhoudingen toe te passen en betalingen te verwerken met minimale menselijke tussenkomst of fouten.

Bovendien kan RPA het verlofbeheer stroomlijnen door verlofsaldi bij te houden, verzoeken om verlof goed te keuren en gegevens in HR-systemen bij te werken. Door deze kerntaken te automatiseren, kan HR-personeel zich meer richten op werknemersbetrokkenheid en tegelijkertijd de efficiëntie en naleving verbeteren bij repetitieve maar noodzakelijke processen.

Productie

RPA helpt organisaties binnen de maakindustrie om stilstand te verminderen en de besluitvorming te verbeteren, vooral bij het beheer van de toeleveringsketen. RPA-bots kunnen taken automatiseren zoals orderverwerking, voorraadbeheer en communicatie tussen leveranciers en fabrikanten. Hierdoor kunnen fabrikanten sneller reageren op veranderingen in de vraag, en voorraadtekorten of juist te grote voorraden voorkomen. Productiebedrijven kunnen RPA ook gebruiken voor kwaliteitscontrole door gegevens uit verschillende systemen te verzamelen en te analyseren om inconsistenties vroegtijdig op te sporen, zodat producten aan de normen voldoen zonder handmatige gegevensverwerking.

RPA ondersteunt onderhoudsplanning door het gebruik van apparatuur en prestatiegegevens te monitoren, en inspecties of werkorders te activeren op basis van specifieke drempels. RPA helpt onverwachte storingen te verminderen en verlengt de levensduur van apparatuur, waardoor fabrikanten complexe processen kunnen stroomlijnen en hoge normen voor efficiëntie en productkwaliteit kunnen handhaven.