Che cos'è l'automazione robotica dei processi (RPA)?

L'automazione robotica dei processi (Robotic Process Automation, RPA) è una tecnologia che utilizza robot software, o “bot”, per automatizzare attività ripetitive tradizionalmente eseguite dagli esseri umani. L'RPA aiuta le organizzazioni a risparmiare denaro e ridurre il rischio di errore umano automatizzando questi compiti, consentendo ai dipendenti di concentrarsi su attività più complesse e di maggior valore.

RPA e IA: qual è la differenza?

RPA e intelligenza artificiale (IA) spesso se ne parla insieme, ma hanno scopi diversi. L'RPA automatizza le attività basate su regole che seguono istruzioni chiare. Il suo obiettivo è imitare azioni ripetitive, come fare clic su pulsanti o compilare moduli, su vari sistemi.

L'intelligenza artificiale, invece, simula la cognizione umana per analizzare i dati, prendere decisioni e apprendere dal contesto. La tecnologia IA include l'apprendimento automatico e l'elaborazione del linguaggio naturale, che le organizzazioni utilizzano per lavorare su dati non elaborati, riconoscere schemi ed eseguire compiti che richiedono un ragionamento.

Mentre l'RPA opera sulla base di regole rigide, l'IA può adattarsi al comportamento appreso. Se usati insieme, diventano ancora più potenti. Ad esempio, l'IA può interpretare le email dei clienti e l'RPA può attivare la risposta appropriata in base a tale analisi. Questa combinazione di RPA e IA consente alle aziende di automatizzare flussi di lavoro più complessi che coinvolgono sia dati strutturati sia non strutturati.

Come funziona l'automazione dei processi robotici

I bot RPA sono configurati per imitare le azioni che un essere umano compierebbe quando interagisce con i sistemi digitali. Il processo di automazione inizia individuando un compito ripetitivo e dispendioso in termini di tempo, come l'inserimento dei dati dei clienti o l'aggiornamento delle voci. Una volta mappata l'attività, uno sviluppatore crea un flusso di lavoro che istruisce il bot sui passaggi da seguire.

Il bot RPA interagisce quindi con le applicazioni esistenti, come i CRM e gli ERP, facendo clic, digitando e copiando i dati senza alterare il codice software sottostante. A differenza dell'automazione tradizionale, l'RPA non richiede un'integrazione complessa del sistema perché opera a livello di interfaccia utente.

Dal momento che i bot a differenza dell'uomo non si stancano e non commettono errori, l'RPA esegue le attività in modo coerente e accurato, riducendo i rischi associati al lavoro manuale.

Tipi di automazione robotica dei processi

Esistono tre tipi principali di RPA: presenziato, non presenziato e ibrido. Ciascun tipo è progettato per automatizzare le attività in modi diversi, a seconda del livello di interazione umana richiesto.

RPA presenziato

I bot RPA presenziati vengono eseguiti sul dispositivo di un utente e sono attivati da azioni umane quando necessario. Questi bot sono utili negli ambienti di front-office, come il servizio clienti e le vendite, dove un agente potrebbe aver bisogno di aiuto per recuperare informazioni sui clienti o completare un'attività durante un'interazione dal vivo. I bot RPA presenziati migliorano la produttività umana fornendo supporto in tempo reale e semplificando le attività di routine.

RPA non presenziato

I bot RPA non presenziati operano in background senza intervento umano. Vengono attivati automaticamente in base a pianificazioni o regole predefinite. I bot RPA non presenziati sono ideali per i processi di back-office come l'elaborazione delle fatture o la migrazione dei dati. Dal momento che funzionano in modo indipendente, i bot RPA non presenziati possono operare 24 ore su 24, 7 giorni su 7, aiutando le aziende a scalare l'automazione e ridurre gli sforzi manuali.

RPA ibrido

L'RPA ibrido combina modelli presenziati e non presenziati, consentendo una collaborazione senza soluzione di continuità tra umani e bot. Questo modello ibrido è particolarmente utile per flussi di lavoro complessi che coprono sia le operazioni di front-office sia quelle di back-office. Ad esempio, un bot presenziato può raccogliere informazioni con un agente del servizio clienti, mentre un bot non presenziato continua il processo gestendo gli aggiornamenti del backend. L'RPA ibrido è scalabile e flessibile per le organizzazioni che desiderano integrare completamente l'automazione in tutte le loro operazioni.

Vantaggi dell'automazione robotica dei processi

L'RPA offre una varietà di vantaggi, tra cui un aumento dell'efficienza operativa, una riduzione dei costi, un miglioramento della precisione riducendo al minimo l'errore umano e una conformità semplificata attraverso processi basati su regole.

Aumenta l'efficienza

L'RPA aumenta notevolmente l'efficienza operativa automatizzando compiti ripetitivi dispendiosi in termini di tempo, che altrimenti richiederebbero un intervento manuale. I bot possono lavorare senza pause, ritardi o distrazioni, e possono completare le attività molto più rapidamente degli esseri umani, nonché sono in grado di gestire grandi volumi di lavoro in meno tempo. L'RPA non solo accelera i processi di routine, ma consente inoltre alle organizzazioni di espandere le loro operazioni senza aumentare la forza lavoro.

Reduces costs

Automatizzando le attività di routine, le organizzazioni possono ridurre la necessità di lavoro manuale, minimizzare le spese per gli straordinari e abbassare il rischio di costosi errori umani. I bot RPA possono svolgere il lavoro di più dipendenti a una frazione del costo, senza le spese correnti per l'assunzione e la formazione di personale aggiuntivo. Nel tempo, l'RPA porta a risparmi significativi sui costi mantenendo la qualità del servizio e la velocità dei processi.

Migliora la precisione

L'RPA migliora la precisione eliminando l'errore umano nelle attività basate su regole. A differenza delle persone, i bot non si distraggono né commettono errori dovuti a sviste. Una volta configurati correttamente, i bot RPA seguono sempre gli stessi passaggi, garantendo che i dati siano inseriti correttamente, che i calcoli siano accurati e che i processi siano completati nel modo previsto. Questo porta a una migliore integrità dei dati e a una maggiore affidabilità nelle operazioni aziendali, specialmente nelle aree in cui la precisione è fondamentale.

Simplifies compliance

Dal momento che i bot RPA seguono regole predefinite, aiutano a garantire che le attività vengano eseguite in conformità con gli standard normativi. Questo riduce il rischio di errori umani e di mancata conformità che possono derivare da errori nel lavoro manuale. L'RPA migliora anche la verificabilità perché ogni azione intrapresa da un bot può essere registrata automaticamente, creando un audit trail dettagliato dell'attività. Questa trasparenza rende più facile per le organizzazioni condurre audit, rispondere alle richieste e dimostrare la conformità.

Rischi per la sicurezza RPA

Sebbene l'RPA offra vantaggi significativi, introduce anche rischi per la sicurezza che le organizzazioni devono gestire con attenzione. I bot RPA spesso richiedono un accesso privilegiato per accedere ai sistemi critici o per completare attività. Queste credenziali spesso sono memorizzate in script, file di configurazione o database e talvolta vengono condivise tra più bot e processi.

Se queste credenziali non vengono ruotate regolarmente o gestite in modo sicuro, possono diventare un punto debole per gli attacchi informatici. L'archiviazione impropria delle credenziali aumenta il rischio di spostamento laterale all'interno delle reti, consentendo agli aggressori di accedere ai dati sensibili. Man mano che le organizzazioni aumentano le implementazioni RPA, il potenziale impatto dei bot compromessi aumenta, rendendo fondamentale la gestione e la governance sicure delle credenziali.

Casi d'uso comuni per l'automazione robotica dei processi

L'RPA viene utilizzata in diversi settori, con casi d'uso comuni nei servizi finanziari, nella sanità, nelle risorse umane e nella produzione, per aiutare a snellire le attività ripetitive e migliorare la produttività complessiva.

Servizi finanziari

L'RPA aiuta le organizzazioni nel settore finanziario a migliorare la loro efficienza, precisione e conformità in diversi modi. I bot RPA automatizzano la raccolta e l'elaborazione delle fatture, riducendo l'errore umano durante l'inserimento manuale dei dati. Inserendo automaticamente i dati nei sistemi contabili, l'RPA aiuta i team finanziari a risparmiare tempo ed evitare errori semplici. Dal momento che il settore finanziario deve affrontare rigide normative di conformità che richiedono una reportistica e un monitoraggio meticolosi, l'RPA può raccogliere automaticamente i dati da più sistemi, generare report di conformità e segnalare potenziali problemi di sicurezza.

Inoltre, l'RPA accelera l'elaborazione dei prestiti dalla richiesta all'approvazione gestendo attività di routine, tra cui la verifica delle informazioni personali dei clienti, il controllo dei punteggi di credito e l'aggiornamento delle voci dei clienti. Con l'RPA, gli istituti finanziari possono consentire approvazioni di prestito più rapide, aumentare la soddisfazione dei clienti e la precisione, permettendo così al personale di concentrarsi su compiti più complessi.

Salute

Nel settore sanitario, l'RPA riduce gli oneri amministrativi, migliora l'assistenza ai pazienti e rafforza l'efficienza. I bot RPA possono gestire i dati dei pazienti raccogliendo, organizzando e aggiornando automaticamente le voci su più sistemi, garantendo che gli operatori sanitari abbiano accesso a informazioni accurate e aggiornate senza input manuale.

L'RPA viene utilizzata anche nell'elaborazione dei sinistri assicurativi, con i bot che estraggono dati dai moduli di reclamo, verificano i dettagli della copertura e inviano i sinistri agli assicuratori, riducendo significativamente i tempi di elaborazione. Inoltre, i bot RPA possono automatizzare la pianificazione degli appuntamenti abbinando la disponibilità dei pazienti ai calendari dei fornitori. Possono anche inviare promemoria per gli appuntamenti, gestire le cancellazioni e riprogrammare gli appuntamenti. L'automazione di questi flussi di lavoro non solo migliora l'efficienza operativa, ma contribuisce anche a migliorare l'esperienza del paziente.

Risorse umane

Nelle risorse umane, l'RPA sta trasformando il modo in cui il personale delle risorse umane gestisce le attività ripetitive. Durante l'onboarding dei dipendenti, i bot RPA creano lettere di offerta, automatizzano la creazione dei profili dei dipendenti, impostano l'accesso al sistema e memorizzano tutte le informazioni necessarie. L'RPA svolge anche un ruolo cruciale nell'automazione delle buste paga, estraendo dati da più sistemi, calcolando la retribuzione, applicando detrazioni appropriate ed elaborando i pagamenti con un errore o un intervento umano minimo.

Inoltre, l'RPA può semplificare la gestione delle ferie monitorando i saldi delle ferie, approvando le richieste di congedo e aggiornando le voci in tutti i sistemi HR. Automatizzando queste attività principali, il personale delle risorse umane può concentrarsi maggiormente sul coinvolgimento dei dipendenti, migliorando al contempo l'efficienza e la conformità nei processi ripetitivi ma necessari.

Industria manifatturiera

L'RPA aiuta le organizzazioni del settore manifatturiero a ridurre i tempi di inattività e a migliorare il processo decisionale, soprattutto nella gestione della catena di fornitura. I bot RPA possono automatizzare attività come l'elaborazione degli ordini, il monitoraggio dell'inventario e la comunicazione tra venditori e produttori. Questo consente ai produttori di rispondere più rapidamente ai cambiamenti della domanda ed evitare carenze di scorte o eccessi di scorte. Le aziende manifatturiere possono anche utilizzare l'RPA per il controllo della qualità, raccogliendo e analizzando i dati provenienti da diversi sistemi per rilevare tempestivamente le incongruenze, garantendo che i prodotti soddisfino gli standard senza la gestione manuale dei dati.

L'RPA supporta la programmazione della manutenzione monitorando l'utilizzo delle attrezzature e i dati sulle prestazioni, attivando ispezioni oppure ordini di lavoro in base a soglie specifiche. L'RPA aiuta a ridurre i guasti imprevisti e prolunga la durata delle attrezzature, consentendo ai produttori di semplificare i processi complessi e mantenere elevati standard di efficienza e qualità dei prodotti.