Qu'est-ce que l'automatisation robotisée des processus (RPA) ?

L'automatisation robotisée des processus (RPA) est une technologie qui utilise des robots logiciels, ou « bots », pour automatiser des tâches répétitives traditionnellement effectuées par des humains. La RPA aide les organisations à économiser de l'argent et à réduire le risque d'erreur humaine en automatisant ces tâches, ce qui permet aux employés de se concentrer sur des travaux plus complexes et à plus forte valeur ajoutée.

RPA vs AI : Quelle est la différence ?

La RPA et l'intelligence artificielle (IA) sont souvent évoquées ensemble, mais elles répondent à des objectifs différents. La RPA automatise les tâches basées sur des règles qui suivent un ensemble clair d'instructions. Son objectif est d'imiter des actions répétitives, comme cliquer sur des boutons ou remplir des formulaires, dans différents systèmes.

L'IA, quant à elle, simule la cognition humaine pour analyser les données, prendre des décisions et apprendre à partir du contexte. La technologie de l'IA comprend l'apprentissage automatique et le traitement du langage naturel, que les organisations utilisent pour traiter des données brutes, reconnaître des modèles et effectuer des tâches qui nécessitent un raisonnement.

Alors que la RPA fonctionne sur la base de règles strictes, l'IA peut s'adapter à des comportements appris. Lorsqu'ils sont utilisés ensemble, ils deviennent encore plus puissants. Par exemple, l'IA peut interpréter les courriels des clients, et la RPA peut déclencher la réponse appropriée sur la base de cette analyse. Cette combinaison de RPA et d'IA permet aux entreprises d'automatiser des flux de travail plus complexes qui impliquent des données structurées et non structurées.

Comment fonctionne l'automatisation robotisée des processus

Les robots RPA sont configurés pour imiter les actions qu'un humain entreprendrait lorsqu'il interagit avec des systèmes numériques. Le processus d'automatisation commence par l'identification d'une tâche répétitive et fastidieuse, telle que la saisie des données des clients ou la mise à jour des entrées. Une fois la tâche cartographiée, un développeur crée un flux de travail qui indique au robot les étapes à suivre.

Le robot RPA interagit alors avec les applications existantes, telles que les CRM et les ERP, en cliquant, tapant et copiant des données sans modifier le code logiciel sous-jacent. Contrairement à l'automatisation traditionnelle, la RPA ne nécessite pas l'intégration de systèmes complexes, car elle opère au niveau de l'interface utilisateur.

Comme les robots n'éprouvent pas de fatigue et ne commettent pas d'erreurs humaines, la RPA exécute les tâches de manière cohérente et précise, réduisant ainsi les risques associés au travail manuel.

Types d'automatisation robotisée des processus

Il existe trois types principaux de RPA : assistée, non assistée et hybride. Chaque type est conçu pour automatiser les tâches de différentes manières, en fonction du niveau d'interaction humaine requis.

RPA assistée

Les robots RPA assistés fonctionnent sur l'appareil de l'utilisateur et sont déclenchés par des actions humaines en cas de besoin. Ces robots sont utiles dans les environnements de front-office, comme le service client et les ventes, où un agent peut avoir besoin d'aide pour récupérer des informations sur un client ou effectuer une tâche au cours d'une interaction en direct. Les robots RPA améliorent la productivité humaine en fournissant une assistance en temps réel et en simplifiant les tâches routinières.

RPA non assistée

Les robots RPA non assistés fonctionnent en arrière-plan sans intervention humaine. Ils sont déclenchés automatiquement en fonction de calendriers ou de règles prédéfinies. Les robots RPA non assistés sont idéaux pour les processus de back-office tels que le traitement des factures ou la migration des données. Parce qu'ils fonctionnent de manière indépendante, les robots RPA non assistés peuvent fonctionner 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, ce qui aide les entreprises à étendre l'automatisation et à réduire les tâches manuelles.

RPA hybride

La RPA hybride combine des modèles assistés et non assistés, ce qui permet une collaboration transparente entre les humains et les robots. Ce modèle hybride est particulièrement utile pour les flux de travail complexes qui s'étendent sur les opérations de front-office et de back-office. Par exemple, un robot assisté peut recueillir des informations auprès d'un agent du service client, tandis qu'un robot non assisté poursuit le processus en gérant les mises à jour du backend. La RPA hybride est évolutive et flexible pour les organisations qui cherchent à intégrer complètement l'automatisation dans leurs opérations.

Avantages de l'automatisation robotisée des processus

La RPA offre toute une série d'avantages, notamment une efficacité opérationnelle accrue, une réduction des coûts, une précision améliorée en minimisant les erreurs humaines et une conformité simplifiée grâce à des processus fondés sur des règles.

Augmentation de l'efficacité

La RPA améliore considérablement l'efficacité opérationnelle en automatisant les tâches répétitives et fastidieuses qui nécessiteraient autrement un effort manuel. Les robots peuvent travailler sans pause, sans délai et sans distraction, ce qui leur permet d'accomplir des tâches beaucoup plus rapidement que les humains et de traiter de gros volumes de travail en moins de temps. La RPA permet non seulement d'accélérer les processus de routine, mais aussi aux organisations d'étendre leurs activités sans augmenter leurs effectifs.

Reduces costs

En automatisant les tâches routinières, les organisations peuvent réduire le besoin de travail manuel, minimiser les dépenses liées aux heures supplémentaires et diminuer le risque d'erreurs humaines coûteuses. Les robots RPA peuvent effectuer le travail de plusieurs employés à une fraction du coût, sans les dépenses permanentes liées à l'embauche et à la formation de personnel supplémentaire. Au fil du temps, la RPA permet de réaliser des économies substantielles tout en maintenant la qualité du service et la rapidité des processus.

Amélioration de la précision

La RPA améliore la précision en éliminant l'erreur humaine dans les tâches basées sur des règles. Contrairement aux personnes, les robots ne se laissent pas distraire et ne commettent pas d'erreurs par inadvertance. Une fois configurée correctement, les robots RPA suivent les mêmes étapes à chaque fois, garantissant que les données sont saisies correctement, que les calculs sont exacts et que les processus se déroulent comme prévu. Il en résulte une meilleure intégrité des données et une plus grande fiabilité des opérations commerciales, en particulier dans les domaines où la précision est essentielle.

Simplifies compliance

Les robots RPA suivent des règles prédéfinies, ce qui permet de s'assurer que les tâches sont exécutées conformément aux normes réglementaires. Cela réduit le risque d'erreur humaine et de non-conformité qui peut résulter d'erreurs dans le travail manuel. La RPA améliore également l'auditabilité, car chaque action d'un robot peut être enregistrée automatiquement, créant ainsi une piste d'audit détaillée de l'activité. Cette transparence permet aux organisations de mener plus facilement des audits, de répondre aux demandes de renseignements et de démontrer leur conformité.

Risques de sécurité liés à la RPA

Si la RPA offre des avantages significatifs, elle introduit également des risques de sécurité que les organisations doivent gérer avec soin. Les robots RPA ont souvent besoin d'un accès privilégié pour se connecter à des systèmes critiques ou pour accomplir des tâches. Ces identifiants sont souvent stockés dans des scripts, des fichiers de configuration ou des bases de données et sont parfois partagés par plusieurs robots et processus.

Si ces identifiants ne font pas l'objet d'une rotation régulière ou d'une gestion sécurisée, ils peuvent devenir un point faible pour les cyberattaques. Un mauvais stockage des identifiants de connexion augmente le risque de mouvement latéral au sein des réseaux, permettant aux attaquants d'accéder à des données sensibles. Au fur et à mesure que les organisations étendent leurs déploiements de RPA, l'impact potentiel des robots compromis augmente, ce qui rend la gestion sécurisée des identifiants et la gouvernance essentielles.

Cas d'utilisation communs pour l'automatisation robotisée des processus

La RPA est utilisée dans de nombreux secteurs, notamment dans les services financiers, les soins de santé, les ressources humaines et l'industrie manufacturière, afin de rationaliser les tâches répétitives et d'améliorer la productivité globale.

Services financiers

La RPA aide les organisations du secteur financier à améliorer leur efficacité, leur précision et leur conformité de plusieurs façons. Les robots RPA automatisent le collection et le traitement des factures, limitant ainsi les erreurs humaines lors de la saisie manuelle des données. En saisissant automatiquement les données dans les systèmes comptables, la RPA permet aux équipes financières de gagner du temps et d'éviter les erreurs simples. Le secteur financier étant soumis à des règles de conformité strictes qui exigent un suivi et un reporting méticuleux, la RPA permet de collecter automatiquement des données à partir de plusieurs systèmes, de générer des rapports de conformité et de signaler les problèmes de sécurité potentiels.

De plus, la RPA accélère le traitement des prêts, de la demande à l'approbation, en prenant en charge les tâches de routine, notamment la vérification des données personnelles des clients, la vérification des scores de crédit et la mise à jour des entrées des clients. Grâce à l'automatisation robotisée des processus, les institutions financières peuvent accélérer l'approbation des prêts, améliorer la satisfaction des clients et accroître la précision, ce qui permet au personnel de se concentrer sur des tâches plus complexes.

Médical

Dans le secteur de la santé, la RPA réduit les charges administratives, améliore les soins aux patients et renforce l'efficacité. Les robots RPA peuvent gérer les données des patients en collectant, organisant et mettant à jour automatiquement les entrées dans plusieurs systèmes, garantissant ainsi aux prestataires de soins de santé l'accès à des informations exactes et à jour sans saisie manuelle.

La RPA est également utilisée dans le traitement des demandes d'indemnisation, les robots extrayant les données des formulaires de demande d'indemnisation, vérifiant les détails de la couverture et soumettant les demandes d'indemnisation aux assureurs, ce qui réduit considérablement les délais de traitement. En outre, les robots RPA peut automatiser la prise de rendez-vous en faisant correspondre les disponibilités des patients avec les calendriers des prestataires. Ils peuvent également envoyer des rappels de rendez-vous, gérer les annulations et reprogrammer les rendez-vous. L'automatisation de ces flux de travail permet non seulement d'améliorer l'efficacité opérationnelle, mais contribue également à améliorer l'expérience des patients.

Ressources humaines

Dans le domaine des ressources humaines, la RPA transforme la manière dont le personnel des ressources humaines gère les tâches répétitives. Lors de l'intégration des employés, les robots RPA créent les lettres d'offre, automatisent la création des profils des employés, configurent l'accès au système et stockent toutes les informations nécessaires. La RPA joue également un rôle crucial dans l'automatisation de la paie, en extrayant les données de plusieurs systèmes, en calculant les salaires, en appliquant les déductions appropriées et en traitant les paiements avec un minimum d'intervention humaine ou d'erreur.

En outre, la RPA peut rationaliser la gestion des congés en assurant le suivi des soldes de congés, en approuvant les demandes de congés et en mettant à jour les entrées dans les systèmes de ressources humaines. En automatisant ces tâches essentielles, le personnel des RH peut se concentrer davantage sur l'engagement des employés tout en améliorant l'efficacité et la conformité des processus répétitifs mais nécessaires.

Fabrication

La RPA aide les organisations de l'industrie manufacturière à réduire les temps d'arrêt et à améliorer la prise de décision, en particulier dans la gestion de la chaîne d'approvisionnement. Les robots RPA peuvent automatiser des tâches telles que le traitement des commandes, le suivi des stocks et la communication entre les fournisseurs et les fabricants. Cela permet aux fabricants de répondre plus rapidement aux variations de la demande et d'éviter les ruptures de stock ou les surstocks. Les entreprises manufacturières peuvent également utiliser la RPA pour le contrôle de la qualité en collectant et en analysant des données provenant de différents systèmes afin de détecter rapidement les incohérences et de s'assurer que les produits répondent aux normes sans avoir à manipuler manuellement les données.

La RPA facilite la planification de la maintenance en surveillant les données relatives à l'utilisation et aux performances des équipements et en déclenchant des inspections ou des ordres de travail en fonction de seuils spécifiques. La RPA contribue à réduire les pannes imprévues et à prolonger la durée de vie des équipements, ce qui permet aux fabricants de rationaliser des processus complexes et de maintenir des normes élevées en matière d'efficacité et de qualité des produits.