¿Qué es la automatización robótica de procesos (RPA)?

La automatización robótica de procesos (RPA) es una tecnología que emplea robots de software, o "bots", para automatizar tareas repetitivas tradicionalmente realizadas por humanos. RPA ayuda a las organizaciones a ahorrar dinero y reducir el riesgo de error humano al automatizar estas tareas, lo que permite a los empleados concentrar en trabajos más complejos y de mayor valor.

RPAM vs PAM: ¿Cuál es la diferencia?

RPA e Inteligencia Artificial (IA) a menudo se discuten juntos, pero tienen diferentes propósitos. RPA automatiza las tareas basadas en reglas que siguen un conjunto claro de instrucciones. Su objetivo es imitar acciones repetitivas, como hacer clic en botones o completar formularios, en varios sistemas.

La IA, por otro lado, simula la cognición humana para analizar datos, tomar decisiones y aprender del contexto. La tecnología de IA incluye el aprendizaje automático y el procesamiento del lenguaje natural, que las organizaciones emplean para procesar datos sin procesar, reconocer patrones y realizar tareas que requieren razonamiento.

Mientras que la RPA opera en base a reglas estrictas, la IA puede adaptar al comportamiento aprendido. Cuando se usan juntos, se vuelven aún más poderosos. Por ejemplo, la IA puede interpretar los emails de los clientes y la RPA puede desencadenar la respuesta adecuada en función de ese análisis. Esta combinación de RPA e IA permite a las compañías automatizar flujos de trabajo más complejos que involucran datos estructurados y no estructurados.

Cómo funciona la automatización robótica de procesos

Los bots de RPA están configurados para imitar las acciones que tomaría un humano al interactuar con sistemas digitales. El proceso de automatización comienza identificando una tarea repetitiva y que requiere mucho tiempo, como ingresar datos del cliente o actualizar registros. Una vez asignada la tarea, un desarrollador crea un flujo de trabajo que indica al bot los pasos a seguir.

Luego, el bot RPA interactúa con las aplicaciones existentes, como CRM y ERP, haciendo clic, escribiendo y copiando datos sin alterar el código de software subyacente. A diferencia de la automatización tradicional, RPA no requiere una integración compleja del sistema porque opera a nivel de interfaz de usuario.

Dado que los bots no experimentan fatiga ni cometen errores humanos, RPA realiza tareas de manera consistente y precisa, lo que reduce los riesgos asociados con el trabajo manual.

Tipos de automatización robótica de procesos

Hay tres tipos principales de RPA: asistida, desatendida e híbrida. Cada tipo está diseñado para automatizar tareas de diferentes maneras, según el nivel de interacción humana requerido.

Asistió a RPA

Los bots de RPA atendidos se ejecutan en el dispositivo de un usuario y se activan por acciones humanas cuando es necesario. Estos bots son útiles en entornos de atención al público, como el servicio de atención al cliente y las ventas, donde un agente puede necesitar ayuda para recuperar información del cliente o completar una tarea durante una interacción en directo. Los bots de RPA atendidos mejoran la productividad humana al proporcionar soporte en tiempo real y simplificar las tareas rutinarias.

RPA desatendida

Los bots de RPA desatendidos operan en segundo plano sin intervención humana. Se activan automáticamente en función de horarios o reglas predefinidas. Los bots de RPA desatendidos son ideales para procesos administrativos como el procesamiento de facturas o la migración de datos. Debido a que funcionan de forma independiente, los bots de RPA desatendidos pueden funcionar las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo que ayuda a las compañías a escalar la automatización y reducir el esfuerzo manual.

RPA híbrida

La RPA híbrida combina modelos atendidos y desatendidos, lo que permite una colaboración fluida entre humanos y bots. Este modelo híbrido es especialmente valioso para flujos de trabajo complejos que abarcan operaciones de front-office y back-office. Por ejemplo, un bot atendido puede recopilar información con un agente de servicio al cliente, mientras que un bot desatendido continúa el proceso controlando las actualizaciones de back-end. La RPA híbrida es escalable y flexible para las organizaciones que buscan integrar completamente la automatización en sus operaciones.

Beneficios de la automatización robótica de procesos

RPA ofrece una variedad de beneficios, que incluyen una mayor eficiencia operativa, costos reducidos, precisión mejorada al minimizar el error humano y conformidad simplificada a través de procesos basados en reglas.

Aumenta la eficiencia

RPA aumenta significativamente la eficiencia operativa al automatizar tareas repetitivas y lentas que de otro modo requerirían esfuerzo manual. Los bots pueden trabajar sin descansos, retrasos o distracciones, lo que les permite completar tareas mucho más rápido que los humanos y manejar grandes volúmenes de trabajo en menos tiempo. RPA no solo acelera los procesos de rutina, sino que también permite a las organizaciones escalar sus operaciones sin aumentar su fuerza laboral.

Reduces costs

Al automatizar las tareas rutinarias, las organizaciones pueden reducir la necesidad de trabajo manual, minimizar los gastos de horas extras y reducir el riesgo de costosos errores humanos. Los bots de RPA pueden realizar el trabajo de varios empleados a una fracción del costo, sin los gastos continuos de contratar y capacitar personal adicional. Con el tiempo, RPA conduce a ahorros sustanciales de costos al tiempo que mantiene la calidad del servicio y la velocidad del proceso.

Mejora la precisión

RPA mejora la precisión al eliminar el error humano en las tareas basadas en reglas. A diferencia de las personas, los bots no se distraen ni cometen errores debido a la supervisión. Una vez configurados correctamente, los bots de RPA siguen los mismos pasos cada vez, lo que garantiza que los datos se introduzcan correctamente, los cálculos sean precisos y los procesos se completen según lo previsto. Esto conduce a una mejor integridad de los datos y una mayor confiabilidad en las operaciones comerciales, especialmente en áreas donde la precisión es esencial.

Simplifies compliance

Dado que los bots de RPA siguen reglas predefinidas, ayudan a garantizar que las tareas se realicen de acuerdo con los estándares regulatorios. Esto reduce el riesgo de error humano e incumplimiento que puede resultar de errores en el trabajo manual. RPA también mejora la auditabilidad porque cada acción que realiza un bot se puede registrar automáticamente, creando un registro de auditoría detallado de la actividad. Esta transparencia facilita a las organizaciones la realización de auditorías, la respuesta a consultas y la demostración de conformidad.

Riesgos de seguridad de RPA

Si bien RPA ofrece beneficios significativos, también presenta riesgos de seguridad que las organizaciones deben gestionar con cuidado. Los bots de RPA a menudo requieren acceso privilegiado para iniciar sesión en sistemas críticos o para completar tareas. Estas credenciales a menudo se almacenan en scripts, archivos de configuración o base de datos y, a veces, se comparten entre múltiples bots y procesos.

Si estas credenciales no se rotan de manera regular o no se gestionan de forma segura, pueden convertir en un punto débil para los ataques cibernéticos. El almacenamiento inadecuado de credenciales aumenta el riesgo de movimiento lateral dentro de las redes, lo que permite a los atacantes acceder a datos confidenciales. A medida que las organizaciones amplían las implementaciones de RPA, crece el impacto potencial de los bots comprometidos, lo que hace que la gestión y la gobernanza seguras de credenciales sean esenciales.

Casos de uso comunes para la automatización robótica de procesos

RPA se emplea en múltiples industrias, con casos de uso comunes en servicios financieros, atención médica, recursos humanos y fabricación para ayudar a optimizar las tareas repetitivas y mejorar la productividad general.

Servicios financieros

RPA ayuda a las organizaciones de la industria financiera a mejorar su eficiencia, precisión y conformidad de varias maneras. Los bots de RPA automatizan la recopilación y el procesamiento de facturas, lo que limita los errores humanos al introducir datos manualmente. Al introducir automáticamente los datos en los sistemas contables, RPA ayuda a los equipos financieros a ahorrar tiempo y evitar errores simples. Dado que la industria financiera se enfrenta a estrictas regulaciones de conformidad que requieren un monitoreo e reportes meticulosos, RPA puede recopilar automáticamente datos de múltiples sistemas, generar reportes de conformidad y señalar posibles problemas de seguridad.

Además, RPA acelera el procesamiento de préstamos desde la solicitud hasta la aprobación al manejar tareas rutinarias, incluida la verificación de la información personal de los clientes, la verificación de puntajes crediticios y la actualización de los registros de los clientes. Con RPA, las instituciones financieras pueden permitir aprobaciones de préstamos más rápidas, mejorar la satisfacción del cliente y aumentar la precisión, lo que permite al personal concentrar en tareas más complejas.

Sanidad

En la industria de la salud, RPA reduce las cargas administrativas, mejora la atención al paciente y fortalece la eficiencia. Los bots de RPA pueden gestionar los datos de los pacientes recopilando, organizando y actualizando automáticamente los registros en múltiples sistemas, lo que garantiza que los proveedores de atención médica tengan acceso a información precisa y actualizada sin necesidad de ingresar manualmente.

RPA también se emplea en el procesamiento de reclamos de seguros, con bots que extraen datos de formularios de reclamos, verifican los detalles de la cobertura y envían reclamos a las aseguradoras — lo que reduce significativamente los tiempos de procesamiento. Además, los bots de RPA pueden automatizar la programación de citas al hacer coincidir la disponibilidad del paciente con los calendarios de los proveedores. También pueden enviar recordatorios de citas, gestionar cancelaciones y reprogramar citas. Tener estos flujos de trabajo automatizados no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también contribuye a una mejor experiencia del paciente.

Recursos humanos

En recursos humanos, RPA está transformando la forma en que el personal de recursos humanos maneja tareas repetitivas. Durante la incorporación de empleados, los bots de RPA crean cartas de oferta, automatizan la creación de perfiles de empleados, configuran el acceso al sistema y almacenan toda la información necesaria. RPA también juega un papel crucial en la automatización de nóminas, extrayendo datos de múltiples sistemas, calculando el pago, aplicando las deducciones apropiadas y procesando pagos con una mínima intervención o error humano.

Además, la RPA puede optimizar la gestión de las bajas mediante el seguimiento de los saldos de bajas, la aprobación de solicitudes de permisos y la actualización de registros en todos los sistemas de recursos humanos. Al automatizar estas tareas básicas, el personal de recursos humanos puede concentrar más en el compromiso de los empleados mientras mejora la eficiencia y la conformidad en procesos repetitivos pero necesarios.

Manufacturas

RPA ayuda a las organizaciones dentro de la industria manufacturera a reducir el tiempo de inactividad y mejorar la toma de decisiones, especialmente en la gestión de la cadena de suministro. Los bots de RPA pueden automatizar tareas como el procesamiento de pedidos, el seguimiento del inventario y la comunicación entre proveedores y fabricantes. Esto permite a los fabricantes responder más rápidamente a los cambios en la demanda y evitar la escasez o el exceso de existencias. Las compañías manufactureras también pueden emplear RPA para el control de calidad mediante la recopilación y el análisis de datos de diferentes sistemas para detectar inconsistencias desde el principio, cerciorando que los productos cumplan con los estándares sin manejo manual de datos.

El RPA facilita la programación del mantenimiento mediante la supervisión del uso de los equipos y los datos de rendimiento, lo que permite activar inspecciones u órdenes de trabajo en función de umbrales específicos. RPA ayuda a reducir averías inesperadas y prolonga la vida útil del equipo, lo que permite a los fabricantes optimizar procesos complejos y mantener altos estándares de eficiencia y calidad del producto.