Veilige bestandsoverdracht met Keeper®

Organisaties vertrouwen op Keeper Security om meer dan alleen wachtwoorden, passkeys en andere inloggegevens op te slaan. Met de oplossing voor veilige bestandsopslag, Secure File Storage van Keeper kunnen gebruikers bestanden, foto’s, documenten en meer veilig opslaan en uitwisselen.

Vanuit de Keeper Admin Console kunnen beheerders het accountoverdrachtbeleid configureren, waardoor de inhoud van de kluis van de ene gebruiker kan worden overgedragen naar de kluis van een andere gebruiker in het geval van uitdiensttreding of beëindiging van een arbeidscontract. Deze functie zorgt ervoor dat de wachtwoorden, inloggegevens, foto’s, video’s en alle andere bestanden (inclusief bijlagen) die in de kluis van een werknemer zijn opgeslagen, niet verloren gaan wanneer die werknemer de organisatie verlaat.

Over Secure File Storage

Cloudopslag is alomtegenwoordig in organisaties van elke omvang. Populaire cloudopslagoplossingen zoals Dropbox en Google Drive zijn echter voornamelijk organisatorische tools die niet specifiek ontworpen zijn voor het beveiligen van zeer gevoelige gegevens.

Bij cloud-gebaseerde oplossingen wordt versleuteling over het algemeen gedaan op serviceniveau, niet op het individuele bestandsniveau. Dit betekent dat de encryptiesleutels door de serviceprovider worden beheerd en niet voor elk bestand uniek zijn. Bovendien bieden cloud-gebaseerde opslagproviders geen volledig zero-knowledge aan, omdat ze de encryptiesleutels beheren en gegevens voor verschillende doeleinden moeten kunnen ontcijferen, zoals het indexeren van zoek- of preview-bestanden voor het inzien van bestanden.

Secure File Storage van Keeper versleutelt alle bestanden op recordniveau, waarbij het zero-knowledge encryptie gebruikt om ervoor te zorgen dat alleen de gebruiker en degenen met deelmachtigingen toegang hebben tot opgeslagen bestanden en deze kunnen ontcijferen. Met Keeper worden AES-256-bit-encryptiesleutels lokaal op apparaatniveau gegenereerd. De gebruikersinterface (UI) van Keeper is intuïtief en geschikt voor niet-technische gebruikers. Gebruikers kunnen eenvoudig bestanden toevoegen door ze naar de webkluis of desktop-app te slepen. Op iOS en Android kunnen gebruikers inhoud rechtstreeks vanaf hun lokale apparaten laden.

Keeper biedt ook veilig delen van kluis naar kluis met andere Keeper-gebruikers en zelfs eenmalig delen van records met niet-Keeper-gebruikers, met Public Key Infrastructure (PKI)-encryptie die ervoor zorgt dat alleen de beoogde ontvangers de gedeelde bestanden kunnen ontcijferen.

Use cases voor Secure File Storage

Organisaties kunnen de toonaangevende encryptietechnologie en -architectuur van Keeper gebruiken om gevoelige gegevens en materialen veilig op te slaan en uit te wisselen, zoals:

• Bankgegevens
• Gevoelige foto’s en video’s
• Vertrouwelijke pdf-bestandsbijlagen
• Persoonlijk identificeerbare gegevens (PII), zoals foto’s van rijbewijzen of ziektekostenverzekeringsdocumenten
• Veilige notities

Secure File Storage biedt een robuuste oplossing voor organisaties die hun gevoelige documenten en bestanden willen beschermen. Door geavanceerde encryptietechnologie en granulaire Role-Based Access Control (RBAC) te gebruiken, zorgt Keeper ervoor dat alle opgeslagen gegevens tegen onbevoegde toegang worden afgeschermd. De Keeper Vault biedt een gebruiksvriendelijke interface en een intuïtieve zoekfunctie waarmee u de opgeslagen gegevens kunt stroomlijnen en ophalen.

Met de functie voor veilig delen van Keeper kunnen gebruikers hun gevoelige bestanden met vertrouwde partijen delen zonder ze bloot te stellen aan de risico’s van traditionele methoden voor het delen van bestanden. Deze combinatie van gebruiksgemak, strenge beveiliging en controle maakt Keeper een ideale keuze voor organisaties van elke omvang die prioriteit geven aan de integriteit en vertrouwelijkheid van hun digitale assets.

Over Account Transfer

Het Account Transfer Policy van Keeper verbetert de waarde van veilige bestandsopslag door organisaties de mogelijkheid te bieden om de kluis van een gebruiker over te dragen in het geval van uitdiensttreding of beëindiging van een arbeidscontract. Accountoverdracht is een optionele mogelijkheid die beschikbaar is voor alle zakelijke klanten.

De Account Transfer Policy-optie geeft beheerders de mogelijkheid om de gehele kluis van een gebruiker te migreren naar een andere gebruiker, maar verleent de beheerder geen toegang tot de inhoud van de overgedragen kluis, waardoor zero-knowledge wordt gegarandeerd.

Het uitvoeren van een accountoverdracht is eenvoudig.

1. Een werknemer verlaat de organisatie.
2. Een beheerder met Account Transfer-privileges sluit het account van de gebruiker uit het configuratiepaneel in de beheerdersconsole onder ‘Gebruikersacties’.
3. Selecteer in hetzelfde configuratiescherm ‘Account overzetten’. Er verschijnt een venster met een lijst met gebruikers.

4. Selecteer de gebruiker die de overdracht moet ontvangen en selecteer ‘Overdracht’.

5. De records, mappen en submappen in het account van de eerste gebruiker worden vervolgens overgebracht naar de kluis van de ontvanger en worden vervolgens opgeslagen in één map. Het account van de oorspronkelijke eigenaar wordt permanent verwijderd.

Voorbeeld van een use case – Bijlagen overzetten van kluis naar kluis

Achtergrond: een recruiter voor Human Resources (HR) bij een bedrijf voert de eerste screening-interviews uit met mogelijke kandidaten. Als onderdeel van het due diligence-proces van het bedrijf moet de recruiter persoonlijke identiteitsdocumenten verzamelen, zoals rijbewijsfoto’s om de identiteit van elke kandidaat te verifiëren.

Uitdaging: de recruiter heeft een aanzienlijk aantal gevoelige documenten verzameld en opgeslagen in hun Keeper Vault. Deze documenten bevatten persoonlijk identificeerbare informatie (PII), die onderworpen is aan strikte voorschriften inzake gegevensbescherming. De recruiter treedt onverwacht uit dienst waardoor deze gevoelige bestanden dringend moeten worden overgedragen aan de betreffende leidinggevende of een ander HR-teamlid zonder dat de beveiliging en vertrouwelijkheid van de opgeslagen gegevens van de kandidaat in gevaar komen.

Oplossing: het bedrijf gebruikt Secure File Storage van Keeper Security om deze uitdaging aan te gaan. Het proces is als volgt:

• Veilige upload en opslag: de HR-recruiter uploadt de rijbewijsfoto’s tijdens het sollicitatieproces rechtstreeks naar hun veilige Keeper Vault, waardoor de PII versleuteld is en beschermd tegen onbevoegde toegang.
• Rolgebaseerde toegangscontrole (Role-Based Acces Control, RBAC): toegang tot gevoelige bestanden wordt geregeld door het RBAC-beleid. De recruiter heeft exclusieve toegang tot deze kluis, waarbij de Keeper-beheerders overkoepelende toegangsrechten hebben ingesteld voor de HR-manager.
• In geval van uitdienstreding: na het vertrek van de recruiter worden de beheerders van Keeper geïnformeerd om het protocol voor veilige overdracht te starten.
• Veilige overdracht van bestanden: de Keeper-beheerders gebruiken de functie voor veilige overdracht van Keeper om het eigendom van de kluis van de recruiter over te dragen aan de supervisor. Dit proces is end-to-end versleuteld, zodat er geen PII wordt blootgesteld of tijdens de overdracht wordt gecompromitteerd. Zelfs de Keeper-beheerder heeft geen toegang tot de inhoud van de overgedragen kluis.
• Supervisor-toegang: de supervisor krijgt toegang tot de overgedragen bestanden en kan nu het wervingsproces voortzetten zonder verlies van gegevens of schending van de vertrouwelijkheid.
• Audit en naleving: de activiteitenlogboeken van Keeper registreren de overdracht van bestanden, bieden een audittrail voor nalevingsdoeleinden en zorgen ervoor dat alle acties die met de PII worden ondernomen gedocumenteerd en traceerbaar zijn.

Uitkomst: de supervisor ontvangt veilig alle rijbewijsfoto’s van de kandidaat zonder onderbreking van het wervingsproces. De integriteit en vertrouwelijkheid van de PII van de kandidaat worden gedurende de overgang gehandhaafd, wat de toewijding van het bedrijf aan gegevensbeveiliging en naleving van de wetten inzake gegevensbescherming aantoont.

Gestroomlijnd offboarden van werknemers

Er zijn tijden geweest waarin het naleven van regels en het overnemen van activiteiten een frustrerend proces was op het moment dat werknemers vertrokken. Accountoverdracht vereenvoudigt die overgang.

De Transfer Account van Keeper biedt tal van voordelen, waaronder:

Beveiliging: de encryptie van Keeper zorgt ervoor dat gevoelige documenten altijd worden beschermd.

Naleving: het gebruik van RBAC en audittrails helpen om naleving van de voorschriften inzake gegevensbescherming te handhaven.

Continuïteit: dagelijkse processen blijven doorlopen, ondanks personele veranderingen binnen het bedrijf.

Efficiëntie: de functie voor veilige overdracht minimaliseert de tijd en moeite die nodig zijn om digitale assets te beheren in het geval van personeelswijziging.

Vertrouwen: door informatie te beschermen, behouden organisaties hun reputatie als betrouwbare werkgever.

Plan vandaag nog een demo voor meer informatie over Keeper.