ما المقصود بأتمتة العمليات الآلية (RPA)؟

• مصطلحات إدارة الهوية والوصول
• ما المقصود بأتمتة العمليات الآلية (RPA)؟

أتمتة العمليات الآلية (RPA) هي تقنية تستخدم الروبوتات البرمجية، أو "البوتات"، لأتمتة المهام المتكررة التي يُجريها البشر عادةً. تساعد تقنية RPA المؤسسات على توفير المال وتقليل مخاطر الخطأ البشري من خلال أتمتة هذه المهام، ما يسمح للموظفين بالتركيز على الأعمال الأكثر تعقيدًا والأعلى قيمة.

أتمتة العمليات الآلية (RPA) والذكاء الاصطناعي (AI): ما الفرق؟

غالبًا ما تتم مناقشة كلٍّ من أتمتة العمليات الآلية (RPA)والذكاء الاصطناعي(AI) معًا، لكنهما يخدمان أغراضًا مختلفة. تعمل RPA على أتمتة المهام القائمة على القواعد والتي تتَّبِع مجموعة واضحة من التعليمات. وتهدف إلى تقليد الإجراءات المتكررة، مثل النقر على الأزرار أو ملء النماذج، عبر أنظمة متعددة.

من ناحية أخرى، يحاكي الذكاء الاصطناعي الإدراك البشري لتحليل البيانات واتخاذ القرارات والتعلم من السياق. تشمل تقنيات الذكاء الاصطناعي التعلم الآلي ومعالجة اللغة الطبيعية، التي تستخدمها المؤسسات لمعالجة البيانات غير المنسقة، والتعرُّف على الأنماط، وأداء المهام التي تتطلب التفكير والتحليل.

بينما تعمل أتمتة العمليات الآلية (RPA) وفق قواعد صارمة، يستطيع الذكاء الاصطناعي التكيف مع السلوك المكتسب. عند استخدامهما معًا، يصبحان أكثر قوة. على سبيل المثال، يمكن للذكاء الاصطناعي تفسير رسائل البريد الإلكتروني للعملاء، ويمكن أن تعمل تقنية RPA على تفعيل الاستجابة المناسبة بناءً على ذلك التحليل. يُتيح هذا المزيج من تقنية RPA والذكاء الاصطناعي للشركات أتمتة مهام سير العمل الأكثر تعقيدًا التي تتضمن بيانات منظمة وغير منظمة.

كيف تعمل أتمتة العمليات الآلية؟

تم تكوين روبوتات RPA لمحاكاة الإجراءات التي ينفِّذها الإنسان عند التفاعل مع الأنظمة الرقمية. تبدأ عملية الأتمتة بتحديد مهمة متكررة ومستهلكة للوقت، مثل إدخال بيانات العملاء أو تحديث السجلات. بمجرد تعيين المهمة، يعمل المطوِّر على إنشاء سير عمل يوجِّه الروبوت إلى الخطوات التي يجب اتباعها.

يتفاعل روبوت RPA بعد ذلك مع التطبيقات الموجودة، مثل أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) وأنظمة تخطيط موارد المؤسسة (ERP)، من خلال النقر والطباعة ونسخ البيانات دون تعديل التعليمات البرمجية الأساسية للتطبيقات. على عكس الأتمتة التقليدية، لا تتطلب RPA تكاملًا معقدًا للنظام؛ لأنها تعمل على مستوى واجهة المستخدم.

نظرًا لأن الروبوتات لا تعاني من التعب أو ترتكب أخطاء بشرية، فإن تقنية RPA تنفِّذ المهام باستمرار وبدقة، ما يقلل من المخاطر المرتبطة بالعمل اليدوي.

أنواع أتمتة العمليات الآلية (RPA)

هناك ثلاثة أنواع رئيسية من RPA: الخاضعة للإشراف، وغير الخاضعة للإشراف، والهجينة. تم تصميم كل نوع لأتمتة المهام بطرق مختلفة، بناءً على مستوى التفاعل البشري المطلوب.

أتمتة العمليات الآلية الخاضعة للإشراف

تعمل روبوتات أتمتة العمليات الآلية الخاضعة للإشراف على جهاز المستخدم ويتم تفعيلها بواسطة إجراءات بشرية عند الحاجة. تكون هذه الروبوتات مفيدة في بيئات الواجهة الأمامية، مثل خدمة العملاء والمبيعات، حيث قد يحتاج الموظف إلى مساعدة في استرجاع معلومات العملاء أو إتمام مهمة أثناء التفاعل المباشر. تساعد روبوتات RPA الخاضعة للإشراف على تعزيز إنتاجية البشر من خلال تقديم الدعم الفوري وتبسيط المهام الروتينية.

أتمتة العمليات الآلية غير الخاضعة للإشراف

تعمل روبوتات RPA غير الخاضعة للإشراف في الخلفية دون تدخل بشري. يتم تفعيلها تلقائيًا بناءً على الجداول الزمنية أو القواعد المحددة مسبقًا. تُعَد روبوتات RPA غير الخاضعة للإشراف مثالية لعمليات المكتب الخلفي مثل معالجة الفواتير أو ترحيل البيانات. نظرًا لأنها تعمل بشكل مستقل، يمكن لروبوتات RPA غير الخاضعة للإشراف أن تعمل على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، ما يساعد الشركات على توسيع نطاق الأتمتة وتقليل الجهد اليدوي.

أتمتة العمليات الآلية الهجينة

تجمع تقنية RPA الهجينة بين النماذج الخاضعة للإشراف وغير الخاضعة للإشراف، ما يُتيح التعاون السلس بين البشر والروبوتات. يُعَد هذا النموذج الهجين ذا قيمة خاصة لسير العمل المعقد الذي يشمل عمليات المكتب الأمامي والمكتب الخلفي. على سبيل المثال، قد يجمع الروبوت الخاضع للإشراف المعلومات مع وكيل خدمة العملاء، بينما يواصل الروبوت غير الخاضع للإشراف العملية من خلال معالجة التحديثات الخلفية. تتميز تقنية RPA الهجينة بأنها قابلة للتوسع ومرنة وهي مناسبة للمؤسسات التي تسعى إلى دمج الأتمتة بشكل كامل عبر عملياتها.

فوائد أتمتة العمليات الآلية (RPA)

تقدِّم تقنية RPA مجموعة متنوعة من الفوائد، بما في ذلك زيادة الكفاءة التشغيلية، وخفض التكاليف، وتحسين الدقة من خلال تقليل الأخطاء البشرية، وتبسيط الامتثال من خلال العمليات القائمة على القواعد.

زيادة الكفاءة

تعزز تقنية RPA الكفاءة التشغيلية بشكل كبير من خلال أتمتة المهام المتكررة والمستهلكة للوقت والتي كانت ستتطلب جهدًا يدويًا. يمكن للروبوتات العمل دون فترات راحة أو تأخير أو تشتُّت، ما يُتيح لها إتمام المهام بسرعة أكبر بكثير من البشر والتعامل مع كميات كبيرة من العمل في وقت أقل. لا تسرِّع تقنية RPA العمليات الروتينية فحسب، بل تُتيح أيضًا للمؤسسات توسيع نطاق عملياتها دون زيادة عدد الموظفين.

Reduces costs

من خلال أتمتة المهام الروتينية، يمكن للمؤسسات تقليل الحاجة إلى العمل اليدوي، وتقليل نفقات العمل الإضافي، وخفض مخاطر الأخطاء البشرية المكلِّفة. يمكن لروبوتات RPA أن تؤدي عمل عدة موظفين بتكلفة أقل بكثير، دون الحاجة إلى النفقات المستمرة لتوظيف وتدريب موظفين إضافيين. بمرور الوقت، تؤدي تقنية RPA إلى تحقيق وفورات كبيرة في التكاليف مع الحفاظ على جودة الخدمة وسرعة العمليات.

تحسين الدقة

تعزز تقنية RPA الدقة من خلال إزالة الأخطاء البشرية في المهام القائمة على القواعد. على عكس البشر، لا يتشتت انتباه الروبوتات ولا ترتكب أخطاءً بسبب السهو. بمجرد تكوينها بشكل صحيح، تتَّبِع روبوتات RPA الخطوات نفسها في كل مرة، ما يضمن إدخال البيانات بشكل صحيح، ودقة العمليات الحسابية، وإتمام العمليات على النحو المقصود. ويؤدي هذا إلى تحسين سلامة البيانات وزيادة موثوقية عمليات الأعمال، خاصةً في المجالات التي تتطلب دقة عالية.

Simplifies compliance

نظرًا لأن روبوتات RPA تتَّبِع قواعد محددة مسبقًا، فإنها تساعد على ضمان تنفيذ المهام وفقًا للمعايير التنظيمية. وهذا يقلل من مخاطر الخطأ البشري وعدم الامتثال الذي يمكن أن ينتج عن الأخطاء في العمل اليدوي. تعمل تقنية RPA أيضًا على تحسين قابلية التدقيق لأن كل إجراء يتخذه الروبوت يمكن تسجيله تلقائيًا، ما يؤدي إلى إنشاء مسار تدقيق مفصَّل للنشاط. تجعل هذه الشفافية من السهل على المؤسسات إجراء عمليات التدقيق، والاستجابة للاستفسارات، وإثبات الامتثال.

المخاطر الأمنية لأتمتة العمليات الآلية (RPA)

رغم أن تقنية RPA توفِّر مزايا كبيرة، فإنها تقدِّم أيضًا مخاطر أمنية يجب على المؤسسات إدارتها بعناية. غالبًا ما تتطلب روبوتات RPA وصولًا مميزًا لتسجيل الدخول إلى الأنظمة الحرجة أو لإتمام المهام. غالبًا ما يتم تخزين بيانات الاعتماد هذه في البرامج النصية أو ملفات التكوين أو قواعد البيانات، وأحيانًا تتم مشاركتها عبر العديد من الروبوتات والعمليات.

وإذا لم يتم تدوير بيانات الاعتماد هذه بانتظام أو إدارتها بشكل آمن، فقد تصبح نقطة ضعف للهجمات الإلكترونية. ويؤدي التخزين غير الصحيح لبيانات الاعتماد إلى زيادة خطر الحركة الجانبية داخل الشبكات، ما يُتيح للمهاجمين الوصول إلى البيانات الحساسة. مع توسُّع المؤسسات في نشر تقنية RPA، يزداد التأثير المحتمل للروبوتات المخترقة، ما يجعل إدارة بيانات الاعتماد الآمنة وحوكمتها أمرًا ضروريًا.

حالات الاستخدام الشائعة لأتمتة العمليات الآلية

تُستخدم أتمتة العمليات الآلية (RPA) في عدة صناعات، حيث تشمل حالات الاستخدام الشائعة في الخدمات المالية والرعاية الصحية والموارد البشرية والتصنيع، بهدف تبسيط المهام المتكررة وتحسين الإنتاجية العامة.

الخدمات المالية

تساعد تقنية RPA المؤسسات في قطاع الخدمات المالية على تحسين كفاءتها ودقتها وامتثالها بطرق متعددة. تعمل روبوتات RPA على أتمتة جمع الفواتير ومعالجتها، ما يقلل من الأخطاء البشرية عند إدخال البيانات يدويًا. من خلال إدخال البيانات تلقائيًا في أنظمة المحاسبة، تساعد تقنية RPA الفرق المالية على توفير الوقت وتجنُّب الأخطاء البسيطة. نظرًا لأن الصناعة المالية تواجه لوائح امتثال صارمة تتطلب مراقبة دقيقة وإعداد تقارير، يمكن لأتمتة العمليات الآلية (RPA) جمع البيانات تلقائيًا من أنظمة متعددة، وإنشاء تقارير امتثال، وتحديد مشكلات الأمان المحتملة.

بالإضافة إلى ذلك، تسرِّع أتمتة العمليات الآلية (RPA) معالجة القروض من التقديم إلى الموافقة عن طريق التعامل مع المهام الروتينية، بما في ذلك التحقق من بيانات العملاء الشخصية، وفحص درجات الائتمان، وتحديث سجلات العملاء. باستخدام تقنية RPA، يمكن للمؤسسات المالية تسريع الموافقات على القروض، وتحسين رضا العملاء، وزيادة الدقة، ما يسمح للموظفين بالتركيز على المهام الأكثر تعقيدًا.

الرعاية الصحية

في قطاع الرعاية الصحية، تقلِّل تقنية RPA من الأعباء الإدارية، وتحسِّن رعاية المرضى، وتعزز الكفاءة. يمكن لروبوتات RPA إدارة بيانات المرضى عن طريق جمع السجلات وتنظيمها وتحديثها تلقائيًا عبر أنظمة متعددة، ما يضمن وصول مقدِّمي الرعاية الصحية إلى معلومات دقيقة ومحدَّثة دون إدخال يدوي.

تُستخدم RPA أيضًا في معالجة مطالبات التأمين، حيث تعمل الروبوتات على استخراج البيانات من نماذج المطالبات، والتحقق من تفاصيل التغطية وتقديم المطالبات إلى شركات التأمين - ما يقلل بشكل كبير من أوقات المعالجة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لروبوتات RPA أتمتة جدولة المواعيد عن طريق مطابقة توفُّر المرضى مع جداول مقدِّمي الرعاية. يمكنهم أيضًا إرسال تذكيرات بالمواعيد، وإدارة الإلغاءات وإعادة جدولة المواعيد. إن أتمتة مهام سير العمل هذه لا تحسِّن الكفاءة التشغيلية فحسب، بل تُسهم أيضًا في تحسين تجربة المرضى.

الموارد البشرية

في مجال الموارد البشرية، تُحدِث تقنية RPA تحولًا في كيفية تعامل موظفي الموارد البشرية مع المهام المتكررة. أثناء تأهيل الموظفين، تعمل روبوتات RPA على إنشاء خطابات العرض، وأتمتة إنشاء ملفات تعريف الموظفين، وإعداد الوصول إلى النظام، وتخزين جميع المعلومات الضرورية. تؤدي تقنية RPA أيضًا دورًا حيويًا في أتمتة كشوف المرتبات، حيث تعمل على سحب البيانات من الأنظمة المتعددة، وحساب الرواتب، وتطبيق الخصومات المناسبة ومعالجة المدفوعات بأقل تدخل بشري أو خطأ.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن لتقنية RPA تبسيط إدارة الإجازات من خلال تتبُّع أرصدة الإجازات، والموافقة على طلبات الإجازات، وتحديث السجلات عبر أنظمة الموارد البشرية. ومن خلال أتمتة هذه المهام الأساسية، يمكن لموظفي الموارد البشرية التركيز بشكل أكبر على تفاعل الموظفين مع تحسين الكفاءة والامتثال في العمليات المتكررة والضرورية.

تصنيع

تساعد تقنية RPA المؤسسات في قطاع الصناعات التحويلية على تقليل فترات التعطل وتحسين اتخاذ القرارات، خاصةً في إدارة سلسلة التوريد. يمكن لروبوتات RPA أتمتة المهام مثل معالجة الطلبات، وتتبُّع المخزون، والتواصل بين البائعين والمصنِّعين. يُتيح ذلك للمصنِّعين الاستجابة بسرعة أكبر لتغيرات الطلب وتجنُّب نقص المخزون أو الإفراط في التخزين. يمكن للشركات المصنِّعة أيضًا استخدام تقنية RPA لضبط الجودة عن طريق جمع وتحليل البيانات من أنظمة مختلفة لاكتشاف التناقضات مبكرًا، ما يضمن تلبية المنتجات للمعايير دون الحاجة إلى معالجة البيانات يدويًا.

تدعم RPA جدولة الصيانة من خلال مراقبة استخدام المعدات وبيانات الأداء، ما يؤدي إلى تفعيل عمليات التفتيش أو أوامر العمل بناءً على عتبات محددة. تساعد RPA على تقليل الأعطال غير المتوقعة وإطالة عمر المعدات، ما يمكِّن الشركات المصنِّعة من تبسيط العمليات المعقدة والحفاظ على معايير عالية من الكفاءة وجودة المنتج.