Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

Robotic Process Automation (Robotische Prozessautomatisierung) ist eine Technologie, die Software-Roboter oder „Bots“ einsetzt, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, die traditionell von Menschen ausgeführt werden. RPA hilft Unternehmen, Geld zu sparen und das Risiko menschlicher Fehler zu reduzieren, indem diese Aufgaben automatisiert werden. Dadurch können sich die Mitarbeiter auf komplexere und wertvollere Tätigkeiten konzentrieren.

RPA vs. KI: Was ist der Unterschied?

RPA und künstliche Intelligenz (KI) werden oft zusammen diskutiert, dienen aber unterschiedlichen Zwecken. Robotic Process Automation automatisiert regelbasierte Aufgaben, die einem klaren Satz von Anweisungen folgen. Ziel ist es, wiederkehrende Aktionen wie das Klicken auf Schaltflächen oder das Ausfüllen von Formularen in verschiedenen Systemen nachzuahmen.

Künstliche Intelligenz (KI) hingegen simuliert die menschliche Kognition, um Daten zu analysieren, Entscheidungen zu treffen und aus dem Kontext zu lernen. Die KI-Technologie umfasst maschinelles Lernen und die Verarbeitung natürlicher Sprache, die von Organisationen genutzt werden, um Rohdaten zu verarbeiten, Muster zu erkennen und Aufgaben auszuführen, die logisches Denken erfordern.

Während die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) auf der Grundlage strenger Regeln arbeitet, kann sich die KI an erlerntes Verhalten anpassen. In Kombination angewendet, entfalten sie eine noch größere Wirkung. KI kann beispielsweise Kunden-E-Mails interpretieren, und RPA kann auf Basis dieser Analyse die passende Antwort auslösen. Diese Kombination aus RPA und KI ermöglicht es Unternehmen, komplexere Arbeitsabläufe zu automatisieren, die sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten umfassen.

Wie die robotergestützte Prozessautomatisierung funktioniert

RPA-Bots sind so konfiguriert, dass sie die Aktionen nachahmen, die ein Mensch bei der Interaktion mit digitalen Systemen ausführen würde. Der Automatisierungsprozess beginnt mit der Identifizierung einer sich wiederholenden, zeitaufwändigen Aufgabe, wie z. B. der Eingabe oder Aktualisierung von Kundendaten. Sobald die Aufgabe abgebildet ist, erstellt ein Entwickler einen Workflow, der den Bot über die auszuführenden Schritte anweist.

Der RPA-Bot interagiert dann mit bestehenden Anwendungen wie CRM- und ERP-Systemen, indem er Daten anklickt, eingibt und kopiert, ohne den zugrunde liegenden Softwarecode zu verändern. Im Gegensatz zur traditionellen Automatisierung benötigt RPA keine komplexe Systemintegration, da sie auf der Ebene der Benutzerschnittstelle arbeitet.

Da Bots weder Müdigkeit erfahren noch menschliche Fehler machen, erledigt RPA Aufgaben konsistent und präzise, wodurch die mit manueller Arbeit verbundenen Risiken reduziert werden.

Arten der Robotic Process Automation

Es gibt drei Haupttypen von RPA: beaufsichtigte, unbeaufsichtigte und hybride. Jeder Typ ist darauf ausgelegt, Aufgaben auf unterschiedliche Weise zu automatisieren, je nachdem, wie viel menschliche Interaktion erforderlich ist.

Attended RPA

Attended RPA-Bots (überwachte robotergestützte Prozessautomatisierung) laufen auf dem Gerät des Benutzers und werden bei Bedarf durch menschliche Aktionen ausgelöst. Diese Bots sind hilfreich in Front-Office-Umgebungen wie Kundenservice und Vertrieb, wo ein Mitarbeiter möglicherweise Hilfe beim Abrufen von Kundeninformationen oder beim Erledigen einer Aufgabe während einer Live-Interaktion benötigt. Attended RPA-Bots steigern die menschliche Produktivität, indem sie Echtzeitunterstützung bieten und Routineaufgaben vereinfachen.

Unattended RPA

Unattended RPA-Bots (unüberwachte robotergestützte Prozessautomatisierung) arbeiten im Hintergrund ohne menschliches Eingreifen. Sie werden automatisch auf Basis von Zeitplänen oder vordefinierten Regeln ausgelöst. Unattended RPA-Bots eignen sich ideal für Backoffice-Prozesse wie die Rechnungsverarbeitung oder die Datenmigration. Da sie unabhängig funktionieren, können unbeaufsichtigte RPA-Bots rund um die Uhr laufen und Unternehmen so helfen, die Automatisierung zu skalieren und den manuellen Aufwand zu reduzieren.

Hybrid RPA

Hybrid RPA (hybride robotergestützte Prozessautomatisierung) kombiniert beaufsichtigte und unbeaufsichtigte Modelle und ermöglicht so eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Menschen und Bots. Dieses Hybridmodell ist besonders wertvoll für komplexe Arbeitsabläufe, die sich über Front-Office- und Back-Office-Bereiche erstrecken. Ein Attended Bot kann beispielsweise Informationen mit einem Kundendienstmitarbeiter einholen, während ein Unattended Bot den Prozess fortsetzt, indem er Backend-Aktualisierungen durchführt. Hybrid RPA ist skalierbar und flexibel für Organisationen, die die Automatisierung vollständig in ihre Betriebsabläufe integrieren möchten.

Vorteile von Robotic Process Automation

RPA bietet eine Vielzahl von Vorteilen, darunter eine gesteigerte betriebliche Effizienz, geringere Kosten, eine höhere Genauigkeit durch Minimierung menschlicher Fehler und eine vereinfachte Einhaltung der Vorschriften durch regelbasierte Prozesse.

Steigert die Effizienz

RPA steigert die betriebliche Effizienz erheblich, indem sie sich wiederholende, zeitaufwändige Aufgaben automatisiert, die andernfalls manuelle Arbeit erfordern würden. Bots können ohne Pausen, Verzögerungen oder Ablenkungen arbeiten, wodurch sie Aufgaben viel schneller als Menschen erledigen und große Arbeitsmengen in kürzerer Zeit bewältigen können. RPA beschleunigt nicht nur Routineprozesse, sondern ermöglicht es Unternehmen auch, ihre Geschäftstätigkeit auszuweiten, ohne ihre Belegschaft zu vergrößern.

Reduces costs

Durch die Automatisierung von Routineaufgaben können Unternehmen den Bedarf an manueller Arbeit verringern, Überstundenkosten minimieren und das Risiko kostspieliger menschlicher Fehler senken. RPA-Bots können die Arbeit mehrerer Mitarbeiter zu einem Bruchteil der Kosten erledigen, ohne dass laufende Kosten für die Einstellung und Schulung von zusätzlichem Personal anfallen. Im Laufe der Zeit führt RPA zu erheblichen Kosteneinsparungen bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung der Servicequalität und der Prozessgeschwindigkeit.

Verbessert die Genauigkeit

RPA erhöht die Genauigkeit, indem sie menschliche Fehler bei regelbasierten Aufgaben eliminiert. Im Gegensatz zu Menschen lassen sich Bots nicht ablenken und machen keine Fehler aufgrund von Nachlässigkeit. Nach korrekter Konfiguration folgen RPA-Bots jedes Mal denselben Schritten, wodurch sichergestellt wird, dass Daten korrekt eingegeben werden, Berechnungen genau sind und Prozesse wie vorgesehen abgeschlossen werden. Dies führt zu einer besseren Datenintegrität und einer höheren Zuverlässigkeit im Geschäftsbetrieb, insbesondere in Bereichen, in denen Genauigkeit unerlässlich ist.

Simplifies compliance

Da RPA-Bots vordefinierten Regeln folgen, tragen sie dazu bei, dass Aufgaben gemäß den regulatorischen Standards ausgeführt werden. Dadurch wird das Risiko menschlicher Fehler und Nichteinhaltung von Vorschriften verringert, die durch Fehler bei manuellen Arbeiten entstehen können. RPA verbessert auch die Nachvollziehbarkeit, da jede Aktion eines Bots automatisch protokolliert werden kann, wodurch ein detaillierter Prüfpfad der Aktivitäten entsteht. Diese Transparenz erleichtert es Organisationen, Audits durchzuführen, auf Anfragen zu reagieren und die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen.

Sicherheitsrisiken von RPA

RPA bietet zwar erhebliche Vorteile, birgt aber auch Sicherheitsrisiken, die von Unternehmen sorgfältig gemanagt werden müssen. Für RPA benötigen Bots häufig privilegierte Zugriffsrechte, um sich bei kritischen Systemen anzumelden oder Aufgaben zu erledigen. Diese Zugangsdaten werden oft in Skripten, Konfigurationsdateien oder Datenbanken gespeichert und manchmal von mehreren Bots und Prozessen gemeinsam genutzt.

Werden diese Zugangsdaten nicht regelmäßig aktualisiert oder sicher verwaltet, können sie zu einer Schwachstelle für Cyberangriffe werden. Eine unsachgemäße Speicherung von Anmeldedaten erhöht das Risiko der lateralen Ausbreitung innerhalb von Netzwerken und ermöglicht Angreifern den Zugriff auf sensible Daten. Mit der Ausweitung der Implementierung von Robotic Process Automation (RPA) in Unternehmen wächst auch das Potenzial für die Auswirkungen kompromittierter Bots, wodurch eine sichere Zugangsdatenverwaltung und Governance unerlässlich werden.

Gängige Anwendungsfälle für RPA

RPA wird in zahlreichen Branchen eingesetzt, wobei typische Anwendungsfälle im Finanzdienstleistungssektor, im Gesundheitswesen, im Personalwesen und in der Fertigung dazu beitragen, sich wiederholende Aufgaben zu optimieren und die Gesamtproduktivität zu steigern.

Finanzdienstleistungen

RPA hilft Organisationen im Finanzsektor auf vielfältige Weise dabei, ihre Effizienz, Genauigkeit und Compliance zu verbessern. RPA-Bots automatisieren die Erfassung und Verarbeitung von Rechnungen und begrenzen so menschliche Fehler bei der manuellen Dateneingabe. Durch die automatische Dateneingabe in Buchhaltungssysteme hilft RPA Finanzteams, Zeit zu sparen und einfache Fehler zu vermeiden. Da die Finanzbranche strengen Compliance-Vorschriften unterliegt, die eine sorgfältige Überwachung und Berichterstattung erfordern, kann RPA automatisch Daten aus verschiedenen Systemen sammeln, Konformitätsberichte generieren und potenzielle Sicherheitsprobleme kennzeichnen.

Darüber hinaus beschleunigt RPA die Kreditbearbeitung von der Antragstellung bis zur Genehmigung, indem sie Routineaufgaben übernimmt, wie z. B. die Überprüfung der persönlichen Daten der Kunden, die Prüfung der Kreditwürdigkeit und die Aktualisierung der Kundendaten. Mithilfe von RPA können Finanzinstitute schnellere Kreditgenehmigungen ermöglichen, die Kundenzufriedenheit verbessern und die Genauigkeit erhöhen, sodass sich die Mitarbeiter auf komplexere Aufgaben konzentrieren können.

Gesundheitswesen

Im Gesundheitswesen reduziert RPA den Verwaltungsaufwand, verbessert die Patientenversorgung und steigert die Effizienz. RPA-Bots können Patientendaten verwalten, indem sie diese automatisch sammeln, organisieren und aktualisieren über mehrere Systeme hinweg, wodurch sichergestellt wird, dass Gesundheitsdienstleister ohne manuelle Eingabe Zugriff auf genaue und aktuelle Informationen haben.

RPA wird auch bei der Bearbeitung von Versicherungsansprüchen eingesetzt. Dabei extrahieren Bots Daten aus Schadensformularen, überprüfen die Deckungsdetails und übermitteln die Ansprüche an die Versicherer – wodurch die Bearbeitungszeiten erheblich verkürzt werden. Darüber hinaus können RPA-Bots die Terminplanung automatisieren, indem sie die Verfügbarkeit der Patienten mit den Kalendern der Leistungserbringer abgleichen. Sie können außerdem Terminerinnerungen versenden, Stornierungen verwalten und Termine verschieben. Die Automatisierung dieser Arbeitsabläufe verbessert nicht nur die betriebliche Effizienz, sondern trägt auch zu einem besseren Patientenerlebnis bei.

Personalwesen

Im Personalwesen verändert RPA die Art und Weise, wie Personalmitarbeiter wiederkehrende Aufgaben bewältigen. Während des Onboardings neuer Mitarbeiter erstellen RPA-Bots Angebotsbriefe, automatisieren die Erstellung von Mitarbeiterprofilen, richten den Systemzugriff ein und speichern alle notwendigen Informationen. RPA spielt auch bei der Automatisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung eine entscheidende Rolle, indem sie Daten aus verschiedenen Systemen abruft, das Gehalt berechnet, entsprechende Abzüge vornimmt und Zahlungen mit minimalem menschlichen Eingriff oder Fehlern verarbeitet.

Darüber hinaus kann RPA die Urlaubsverwaltung optimieren, indem sie Urlaubsguthaben verfolgt, Urlaubsanträge genehmigt und in den HR-Systemen aktualisiert. Durch die Automatisierung dieser Kernaufgaben können sich die HR-Mitarbeiter stärker auf die Mitarbeiterbindung konzentrieren und gleichzeitig die Effizienz und die Einhaltung von Vorschriften bei sich wiederholenden, aber notwendigen Prozessen verbessern.

Produktion

RPA hilft Unternehmen in der Fertigungsindustrie, Ausfallzeiten zu reduzieren und die Entscheidungsfindung zu verbessern, insbesondere im Bereich des Lieferkettenmanagements. RPA-Bots können Aufgaben wie Auftragsbearbeitung, Bestandsverfolgung und die Kommunikation zwischen Lieferanten und Herstellern automatisieren. Dadurch können die Hersteller schneller auf Nachfrageänderungen reagieren und Lagerengpässe oder Überbestände vermeiden. Auch produzierende Unternehmen können RPA zur Qualitätskontrolle nutzen, indem sie Daten aus verschiedenen Systemen sammeln und analysieren, um Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen und so sicherzustellen, dass die Produkte den Standards entsprechen, ohne dass eine manuelle Datenverarbeitung erforderlich ist.

RPA unterstützt die Wartungsplanung durch die Überwachung der Gerätenutzung und Leistungsdaten und löst Inspektionen oder Arbeitsaufträge auf Basis bestimmter Schwellenwerte aus. RPA trägt dazu bei, unerwartete Ausfälle zu reduzieren und die Lebensdauer der Anlagen zu verlängern. Dadurch können Hersteller komplexe Prozesse optimieren und hohe Standards bei Effizienz und Produktqualität aufrechterhalten.