
Schatten-IT nimmt der IT die Transparenz
Wenn zugelassene Tools unpraktisch sind, nutzen Mitarbeiter alles, was funktioniert. Persönliche Dropbox-Konten, Gmail-Anhänge und Dateifreigabelinks für Privatnutzer sind gängige Workarounds, die die IT weder überwachen noch kontrollieren oder prüfen kann.

Geteilte Dateien laufen nicht von selbst ab
Eine per E-Mail oder über einen öffentlichen Link gesendete Datei bleibt unbegrenzt zugänglich. Wenn ein Auftragnehmer ein Projekt abschließt oder ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, gibt es keine Möglichkeit, den Zugriff auf Dateien zu widerrufen, die bereits über Tools für Endverbraucher geteilt wurden.

Prüfer fordern Dateizugriffsprotokolle
HIPAA, CMMC und DSGVO erfordern einen dokumentierten Nachweis darüber, wer wann auf sensible Dateien zugegriffen hat. Die meisten Tools zur Dateifreigabe erstellen keine Prüfpfade, die den Anforderungen der Aufsichtsbehörden entsprechen, und keines bietet die Zero-Knowledge-Architektur, die regulierte Umgebungen erfordern.