Caso práctico Outside Communications protege a empresas y clientes con una gestión segura de contraseñas

Sobre las comunicaciones externas

Outside Communications es una agencia boutique de marketing y publicidad con sede en Portland, Oregón. La agencia ofrece servicios básicos de análisis, SEO, publicidad, creación de contenido, redes sociales, relaciones públicas, marketing por correo electrónico y desarrollo de marcas. Su cartera de clientes abarca sectores que van desde la tecnología y la fabricación hasta el turismo. Estas empresas se asocian con Outside Communications por su trayectoria en el suministro de soluciones empresariales respaldadas por conocimientos basados en datos y creatividad.

El reto

Como muchas agencias, proveedores y socios externos, Outside Communications gestiona una variedad de softwares especializados y datos confidenciales para colaborar en proyectos de clientes (incluidos aquellos hospedados en entornos dispares). Los clientes confían estos sistemas y datos a sus socios. Las relaciones con los clientes dependen de una colaboración fluida y segura.

La vulnerabilidad inherente de todas las redes frente a los ciberataques, algo exacerbado por la expansión de una red de TI para dar apoyo a los socios externos, es lo que motivó en primer lugar a Outside Communications para poner en marcha un gestor de contraseñas.

La agencia sabía que las contraseñas fuertes eran su primera línea de defensa contra los ciberataques. No obstante, rápidamente descubrieron que el gestor de contraseñas que tenían no era compatible con sus necesidades y con el crecimiento de la clientela.

Al trabajar con clientes y con su tecnología de marketing, la agencia gestiona datos y credenciales confidenciales. La interfaz de usuario administrativa de cualquier gestor de contraseñas debería facilitar a los equipos y a las organizaciones el control y gestión de credenciales, pero Outside Communications descubrió que los inicios de sesión y los registros estaban cada vez más desorganizados y eran poco manejables. La falta de funciones nuevas del primer gestor de contraseñas, como la imposibilidad de compartir de forma segura credenciales nuevas con clientes, señalaba una falta de atención a la seguridad por parte de su anterior gestor de contraseñas.

Una seguridad dudosa era algo que Outside Communications no se podía permitir. Para las pymes, la protección de los datos de los clientes y de la organización (así como los datos de los clientes de sus clientes) es una cuestión de viabilidad empresarial. La National Cybersecurity Alliance de EE. UU. descubrió que el 60 % de las pymes se arruinaba a los seis meses de sufrir una filtración. Un 12 % adicional cierra por completo en un plazo de dos años.

La solución de Keeper

Outside Communications evaluó varios gestores de contraseñas antes de elegir a Keeper para su empresa. Lo más importante en su lista de criterios para un nuevo gestor de contraseñas fue la seguridad subyacente de la solución y la usabilidad, teniendo en cuenta que incluso el sistema más sólido solo sería tan seguro como los empleados que lo adoptaran.

Para el equipo de Outside Communications, la sencilla IU de administración y usuario final de Keeper Business ha simplificado y hecho más efectiva la gestión de datos y credenciales de los clientes más delicados. En concreto, la extensión del navegador permite al equipo rellenar automáticamente y de forma eficaz los inicios de sesión en los sistemas de los clientes en las principales plataformas, dispositivos y aplicaciones. Además, ofrece la posibilidad de enmascarar las contraseñas, por lo que Outside Communications limita la exposición de los registros. Los usuarios finales no tienen conocimiento de las credenciales que necesitan para acceder, pero aun así pueden acceder a las plataformas con las que trabajan.

Además, la posibilidad de centralizar las políticas de conformidad, como requerir que el usuario cambie las contraseñas principales y habilite la autenticación de dos factores en otras cuentas, ofrece una protección adicional. Los empleados tienen que gestión de accesos e identidades (IAM).

Al mismo tiempo, cuando los miembros del equipo necesitan enviar registros o documentos fuera de su organización, la opción de compartir una sola vez les permite compartir de forma segura información sensible con contactos seleccionados de forma limitada en el tiempo. La opción de compartir una sola vez ofrece el premiado cifrado de Keeper sin necesidad de que el destinatario tenga una cuenta de Keeper. Esto permite a Outside Communications compartir de forma segura información confidencial con cualquiera de sus clientes sin tener que depender de medios no seguros como el correo electrónico o las aplicaciones de mensajería instantánea.

Lance Fisher, el socio director de la agencia, señaló que los ciberdelincuentes se fijan en las pymes por su potencial de penetración y buscan organizaciones que no estén preparadas o sean poco rigurosas a la hora de gestionar sistemas y datos valiosos. Ante la omnipresente amenaza de los ciberataques hoy en día, incluido el enorme riesgo que representan para la viabilidad de las pequeñas empresas, la mejor forma de proteger las cuentas vulnerables es con la ayuda de un gestor de contraseñas.